Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Iskalnik po odločbah IP o dostopu do informacij javnega značaja

+ -
Datum: 18.03.2016
Naslov: Prosilec - Uprava RS za izvrševanje kazenskih sankcij
Številka: 090-11/2016
Kategorija: Kršitev postopka
Status: Vrnjeno v ponovno odločanje


POVZETEK:

Prosilec je zahteval zapisnike oddelčnih strokovnih skupin, ki se tedensko izvajajo pri direktorju zavoda. Organ je zahtevo prosilca zavrnil, ker z zahtevanimi zapisniki ne razpolaga. V pritožbenem postopku je IP ugotovil, da je organ zahtevo prosilca obravnaval zelo ozko, pri čemer ni upošteval dejstva, da prosilec želi t.i. tretmanske zapisnike, s katerimi organ razpolaga, zato je pritožbi prosilca ugodil in zahtevo vrnil organu v ponovno odločanje.

 

ODLOČBA:

 

 

Številka: 090-11/2016/12

Datum: 17. 3. 2016

 

Informacijski pooblaščenec po informacijski pooblaščenki Mojci Prelesnik (v nadaljevanju IP), na podlagi 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Ur. l. RS, št. 113/05 in 51/07-ZUstS-A, v nad. ZInfP), 3. in 4. odstavka 27. člena Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (Ur. l. RS, št. 51/06-UPB2, 117/2006–ZDavP-2, 23/2014-ZDIJZ-C, 50/2014-ZDIJZ-D, 19/2015–odl. US in 102/2015-ZDIJZ-E; v nad. ZDIJZ) in 1. ter 3. odstavka 251. člena Zakona o splošnem upravnem postopku (Ur. l. RS, št. 24/06 – UPB, 105/2006–ZUS-1, 126/2007-ZUP-E, 65/2008-ZUP-F in 8/2010-ZUP-G in 82/2013-ZUP-H; v nad. ZUP), o pritožbi (v nadaljevanju prosilec), zoper odločbo Uprave RS za izvrševanje kazenskih sankcij, Jesenkova ulica 3, 1000 Ljubljana (v nadaljevanju organ), št. 090-1/2015-233 z dne 12. 11. 2015, v zadevi dostopa do informacij javnega značaja izdaja naslednjo

 

 

O D L O Č B O

 

  1. Pritožbi prosilca se ugodi in se odločba Uprave RS za izvrševanje kazenskih sankcij, št. 090-1/2015-233 z dne 12. 11. 2015, odpravi ter se zadeva vrne organu v ponovno odločanje. Organ mora o zahtevi prosilca odločiti brez odlašanja, najpozneje pa v tridesetih (30) dneh od vročitve te odločbe.

 

2.     V postopku reševanja te pritožbe niso nastali posebni stroški.

 

 

OBRAZLOŽITEV:

 

 

Prosilec je dne 25. 6. 2015 na Zavod za prestajanje kazni zapora Dob (v nadaljevanju zavod) naslovil zahtevo za posredovanje zapisnikov sestankov oddelčnih strokovnih skupnosti, ki se izvajajo tedensko pri direktorju zavoda. Na podlagi poziva zavoda je prosilec dne 8. 7. 2015 vlogo z dne 25. 6. 2015 dopolnil, in sicer je navedel, da se zahtevani dokumenti navezujejo na obdobje od leta 2006 dalje.

 

Organ je o zahtevi prosilca odločil z odločbo št. 090-1/2015-233 z dne 12. 11. 2015, s katero je zahtevo zavrnil. Organ v izpodbijani odločbi navaja, da se enkrat tedensko na sestanku oddelčne strokovne skupine sestanejo vodja oddelka, operativni vodja, psiholog, socialni delavec, pedagogi ter drugi strokovni delavci zavoda. Na omenjenih sestankih se obravnavajo posamezne vloge obsojencev (npr. glede zunajzavodnih ugodnosti), osebni načrti posameznih obsojencev, preveri se namestitve po 98.a oz. po 206. členu Zakona o izvrševanju kazenskih sankcij (Ur. l. RS, št. 110/06 – UPB, 76/08, 40/09, 9/11 – ZP-1G, 96/12 – ZPIZ-2, 109/12 in 54/15, v nad. ZIKS-1), prav tako se obravnavajo druga udejstvovanja obsojencev (delo, delovna terapija, prostoročne dejavnosti ipd.). O poteku sestanka se ne vodi zapisnik, temveč se sprejete odločitve strokovne skupine zapiše v poseben dokument, ki pa je sicer označen kot »zapisnik«, čeprav to po svoji vsebini ni. Gre namreč za interni dokument, iz katerega ni razvidna vsebina in potek sestanka, temveč so na njem zavedene zgolj sprejete odločitve oz. predlogi oddelčne strokovne skupine in je namenjen temu, da se obsojenci z njimi čim prej seznanijo – zapisnik se objavi na oglasni deski v objektih, kjer bivajo obsojenci. Na zapisniku ni objavljenih imen obsojencev, posamezni obsojenec se prepozna po matični številki, pod katero je voden kot obsojenec v zavodu. Dokument oddelčne strokovne skupine, ki je sicer označen kot »zapisnik« se po navedbah organa uporablja le kot neke vrste interni pripomoček, da so obsojenci čim prej seznanjeni z odločitvami oz. obravnavami njihovih vlog oz. primerov. Vsak obsojenec nato o odločitvi o svoji vlogi prejme zapis v osebni načrt oz. mu je vročena odločba.

 

Zoper odločbo organa je prosilec dne 25. 11. 2015 vložil pritožbo, v kateri oporeka odločitvi organa. V pritožbi prosilec navaja, da že iz same odločbe organa izhaja, da organ razpolaga z zahtevanimi dokumenti. Dodatno prosilec še navaja, da sicer iz izpodbijane odločbe izhaja, da se sestankov udeležijo le operativni vodja, en psiholog itd., kar pa ni točno, saj so na teh sestankih prisotni vsi ti ljudje – v množini, sestanek pa se izvaja pri direktorju zavoda. Zapisniki so po mnenju prosilca zelo velikega pomena, saj vsi odgovorni v zavodu stalno poudarjajo, da se odločitve sprejemajo ravno na teh sestankih, in sicer v prostorih pri samem direktorju zavoda. Prosilec še dodaja, da je zahtevo naslovil na zavod in ne na organ, zato mu ni jasno, zakaj je o njej odločal organ.

 

IP je dne 18. 1. 2016 prejel dopis organa št. 090-1/2015/297 z dne 14. 1. 2016, s katerim mu je ta, na podlagi 245. člena ZUP, odstopil pritožbo, kot dovoljeno, pravočasno in vloženo s strani upravičene osebe. V dopisu je organ navedel, da je pri zavodu ponovno preveril obstoj zahtevanih dokumentov in ugotovil, da je kreiranje in shranjevanje takšnega dokumenta prepuščeno vodji posameznega oddelka. Dopisu je organ priložil vse razpoložljive dokumente, ki se po njegovem mnenju nanašajo na zahtevo prosilca in s katerimi organ razpolaga, in sicer zapisnike o sestanku oddelčnih strokovnih skupin 2. oddelka, za obdobje od 3. 12. 2014 do 8. 7. 2015.

 

Dne 5. 2. 2016 je organ v elektronskem sporočilu dodatno pojasnil, da skladno z določbo 21. člena ZDIJZ o vseh zahtevah za posredovanje informacij javnega značaja, ki jih prejme organ, odloča predstojnik, torej generalni direktor oz. v času njegove odsotnosti (po pooblastilu) vodja Sektorja za splošne, pravne in ekonomske zadeve. Posamezni zavodi za prestajanje kazni zapora, ki torej neposredno prejmejo zahtevo prosilcev po ZDIJZ, slednjo nemudoma odstopijo Generalnemu uradu organa v pristojno reševanje. Organ še dodaja, da na svoji spletni strani še nima objavljenega kataloga informacij javnega značaja, za kar pa bo poskrbel v kratkem.

 

Za namen razjasnitve dejanskega stanja je IP dne 24. 2. 2016 pri organu opravil ogled in camera. V pritožbenem postopku je IP ugotovil, da pri organu nastajajo tudi t.i. tretmanski zapisniki, zato je IP organ na ogledu in camera pozval k razjasnitvi, kakšna je razlika med zapisniki tretmanskega kolegija in zapisniki strokovnih oddelčnih skupin. Organ je pojasnil, da strokovna skupina posameznega oddelka, kjer so prisotni vodja dotičnega oddelka, operativni vodja, psiholog, socialni delavec, pedagogi in drugi strokovni delavci zavoda, tedensko obravnava posamezne vloge obsojencev, preveri se namestitve v posebej varovane oddelke (98.a oz. 206. člen ZIKS), kršitve hišnega reda ipd., o čemer običajno izda t.i. zapisnik, ni pa nujno. Te zapisnike je organ IP že posredoval. Odločitve strokovne skupine niso vedno dokončne – odvisno od že obstoječe prakse organa. O določenih predlogih strokovne skupine posameznega oddelka, za katere je zakonsko določeno, da o njih odloči direktor zavoda oz. o kompleksnih in bolj pomembnih odločitvah, se odloči na tedenskem t.i. tretmanskem kolegiju, kjer je, poleg vodij vseh oddelkov, poveljnika ter vodje vzgojne službe, prisoten tudi direktor zavoda. Dokončne odločitve so tako sprejete na tedenskem tretmanskem kolegiju in se zavedejo v zapisnik. Glede samega obstoja zapisnikov tretmanskega kolegija je organ pojasnil, da z gotovostjo ne more trditi, s koliko zapisniki tretmanskega kolegija razpolaga oz. ali omenjeni zapisniki obstajajo vse od leta 2006, saj bi to moral preveriti pri zavodu samem. Katere odločitve strokovne skupine se obravnavajo na tretmanskem kolegiju, je razvidno iz samega zapisnika sestanka strokovne skupine, v kolikor seveda ta nastane. Direktor zavoda je prisoten in sprejme dokončno odločitev le na tretmanskem kolegiju – na sestankih posameznih oddelčnih skupin ni prisoten. Organ je še pojasnil, da interni pravilnik oz. notranji akt, ki bi narekoval, kako se morajo takšni sestanki voditi in kaj mora v okviru takšnega sestanka nastati, v smislu zapisnika ipd., pri organu ne obstaja.

 

Pritožba je utemeljena.

 

IP uvodoma pojasnjuje, da je kot organ druge stopnje, v skladu z 247. členom ZUP, dolžan preizkusiti odločbo v delu, v katerem jo pritožnik oz. prosilec izpodbija. Odločbo preizkusi v mejah pritožbenih navedb, po uradni dolžnosti pa preizkusi, ali ni prišlo v postopku na prvi stopnji do bistvenih kršitev postopka in ali ni prekršen materialni zakon.

 

Definicija informacije javnega značaja je določena v 1. odstavku 4. člena ZDIJZ, po katerem je informacija javnega značaja  informacija, ki izvira iz delovnega področja organa, nahaja pa se v obliki dokumenta, zadeve, dosjeja, registra, evidence ali drugega dokumentarnega gradiva (zakon za vse oblike uporablja izraz dokument, op. IP), ki ga je organ izdelal sam, v sodelovanju z drugim organom, ali pridobil od drugih oseb. Iz navedene določbe izhajajo trije osnovni pogoji, ki morajo biti kumulativno izpolnjeni, da lahko govorimo o obstoju informacije javnega značaja, in sicer:

  1. informacija mora  izvirati iz delovnega področja organa,
  2. organ mora z njo razpolagati in
  3. nahajati se mora v materializirani obliki.


V obravnavanem primeru ni sporno, da organ sodi med organe, zavezane po ZDIJZ, zahtevane informacije pa izvirajo iz njegovega delovnega področja.

 

IP je v pritožbenem postopku ugotovil, da se na tedenskih sestankih oddelčnih strokovnih skupin sestanejo vodja posameznega oddelka, operativni vodja, psiholog, socialni delavec, pedagogi ter drugi strokovni delavci zavoda, na katerem obravnavajo različne vloge obsojencev. Sestanki se odvijajo ločeno, glede na posamezne oddelke zavoda. Na omenjenih sestankih se sprejema odločitve, ki izhajajo iz splošne prakse zavoda, v drugih primerih, torej o odločitvah višjega pomena, pa se na sestanku oblikuje le predlog, ki gre v nadaljnjo obravnavo na t.i. tretmanski kolegij, ki se prav tako izvaja tedensko. Na tretmanskem kolegiju se sestanejo direktor zavoda, vodje vseh oddelkov zavoda, poveljnik ter vodja vzgojne službe. Končno odločitev vedno sprejme direktor zavoda. Kot je pojasnil organ, na sestankih oddelčnih strokovnih skupin ni nujno, da vedno nastane t.i. zapisnik, pa tudi če nastane, se ga običajno po določenem času izbriše. Na sestankih oddelčnih strokovnih skupin se namreč večinoma sestavi le predloge, o njih pa se dokončno odloči na tretmanskem kolegiju, kjer pa običajno tudi nastane zapisnik.

 

Glede na to, da je prosilec v zahtevi jasno navedel, da želi pridobiti zapisnike sestankov oddelčnih strokovnih skupin pri direktorju zavoda, prav tako pa je v pritožbi izpodbijal navedbe organa v odločbi, da je na sestanku prisoten le en vodja oddelkov in navedel, da so na sestankih prisotni vodje vseh oddelkov zavoda ter da se na sestanku sprejemajo pomembne – končne odločitve, gre zahtevo prosilca z dne 25. 6. 2015, dopolnjeno dne 8. 7. 2015, smatrati kot zahtevo po zapisnikih tretmanskega kolegija. Kot je v pritožbenem postopku ugotovil IP, so edino na omenjenem kolegiju prisotni vodje vseh oddelkov zavoda ter direktor zavoda oz. se kolegij izvaja pri direktorju zavoda, odloča pa se o predlogih, podanih na sestankih oddelčnih strokovnih skupin. Prav tako organ na ogledu in camera ni oporekal obstoju tretmanskih zapisnikov, organ je le navedel, da mora pri zavodu samem preveriti, v kakšnem obsegu razpolaga s predmetnimi zapisniki, glede na to, da se zahteva prosilca nanaša na obdobje od leta 2006 dalje.

 

IP je v pritožbenem postopku tako ugotovil, da je organ zahtevo prosilca obravnaval nepravilno, in sicer na način, kot da je prosilec zahteval zapisnike sestankov posameznih oddelčnih strokovnih skupin. Pri tem organ ni upošteval dejstva, da je prosilec v zahtevi jasno navedel, da se sestanki izvajajo pri direktorju zavoda oz. je na omenjenih sestankih prisoten direktor zavoda, kar pomeni, da so predmet zahteve zapisniki t.i. tretmanskih kolegijev in ne zapisniki sestankov posameznih oddelčnih strokovnih skupin, kjer direktor zavoda ni prisoten, prav tako niso prisotni vodje vseh oddelčnih strokovnih skupin, ampak le vodja posameznega oddelka.

 

Organ bi moral prosilca, če je bil v dilemi, zapisniki katerih sestankov, torej sestankov oddelčnih strokovnih skupin ali sestankov tretmanskih kolegijev so predmet njegove zahteve, pred odločitvijo pozvati na dopolnitev oz. na izjasnitev o zahtevi in mu skladno z 2. odstavkom 18. člena ZDIJZ in 7. členom ZUP nuditi ustrezno pomoč, ki bi lahko pripomogla k določnejši oz. pravilni opredelitvi prosilčeve zahteve, katere zapisnike sestankov želi.

 

Organ torej skladno z ZUP ni opravil ugotovitvenega postopka, v katerem bi popolno ugotovil resnično dejansko stanje in v ta namen ugotovil vsa dejstva, ki so pomembna za zakonito in pravilno odločbo (načelo materialne resnice). 1. odstavek 138. člena ZUP določa, da je pred izdajo odločbe treba ugotoviti vsa dejstva in okoliščine, ki so pomembne za odločitev, in strankam omogočiti, da uveljavijo in zavarujejo svoje pravice in pravne koristi.

 

Po oceni IP je organ v konkretnem primeru zato zagrešil bistvene kršitve pravil postopka, zato je IP izpodbijano odločbo, na podlagi 1. ostavka 251. člena ZUP, odpravil in vrnil zadevo organu v ponovno odločanje.

 

Vrnitev zadeve v ponovno odločanje IP utemeljuje tudi z razlogi ekonomičnosti postopka. Poseben vidik načela ekonomičnosti iz 14. člena ZUP je tudi načelo učinkovitosti, ki od organov zahteva, da se preskrbi vse, kar je potrebno za pravilno ugotovitev dejanskega stanja in za zavarovanje pravic strank ter javnih koristi. To pa bo najlažje dosegel prav prvostopenjski organ, ker se zahteva prosilca nanaša na dokumente, ki so del dokumentarnega gradiva organa, zato organ razpolaga z vso dokumentacijo, ki je z zahtevanimi dokumenti povezana, hkrati pa tudi, glede na to, da organ pozna širši vidik zadeve, povezane z zahtevanimi dokumenti, najlažje ugotovi, kateri dokumenti so predmet zahteve in v katerem delu predstavljajo prosto dostopne informacije javnega značaja.

 

V ponovljenem postopku je organ dolžan jasno opredeliti, kateri dokumenti, ki jih zahteva prosilec, so predmet presoje, torej konkretno za vsak dokument, do katerega prosilec zahteva dostop. Če bo organ ugotovil, da zahtevana dokumentacija vsebuje kakšno od izjem iz 5.a in 6. člena ZDIJZ, se bo moral konkretno opredeliti, za katero zakonsko izjemo od prostega dostopa gre in to tudi podrobno utemeljiti. V tem primeru bo moral organ presojati tudi, ali je mogoče uporabiti institut delnega dostopa (7. člen ZDIJZ) ter natančno in določno opredeliti, v katerem delu se posamezni dokumenti prekrijejo in na podlagi katere konkretne izjeme od prostega dostopa. Na podlagi tako izvedenega ugotovitvenega postopka, bo organ lahko določno opredelil izrek odločbe. V izreku odločbe morajo biti jasno navedeni vsi dokumenti, ki so predmet presoje in v katerem delu se prekrijejo informacije, ki predstavljajo izjemo od prostega dostopa po ZDIJZ (npr. prvi odstavek ali od prve do tretje vrstice ipd.). Takšen izrek omogoča določljivost in izvršljivost, ki zadosti zakonskim normam in pravni varnosti, do katere je prosilec upravičen.

 

V tem delu IP še dodaja, da je v okviru pritožbenega postopka št. 090-64/2015 že odločal o dostopnosti tretmanskih zapisnikov organa, zato organ poziva, da naj v ponovljenem postopku, pri presoji dostopa do tretmanskih zapisnikov, sledi že sprejetemu stališču IP, katere informacije, ki jih vsebuje tretmanski zapisnik so prosto dostopne in katere ne. Odločba IP je dostopna na spletni strani IP oz. na sledeči povezavi: http://url.sio.si/mMg.

 

Glede navedbe prosilca, da je zahtevo za dostop do informacij javnega značaja vložil na Zavod za prestajanje kazni zapora Dob in ne na organ, ki je o njegovi zahtevi dejansko odločal, pa IP pojasnjuje, da je organ ravnal pravilno, ko je odločal o zahtevi prosilca, vloženi na podlagi določb ZDIJZ, saj so zavodi za prestajanje kazni zapora, kamor sodi tudi Zavod za prestajanje kazni zapora Dob, notranje organizacijske enote organa, ki sicer opravljajo zadeve in pristojnosti organa, ne pa tudi odločajo o zahtevah vloženih na podlagi določb ZDIJZ. Kot je pojasnil organ v elektronskem sporočilu z dne 5. 2. 2016, o vseh prejetih zahtevah za posredovanje informacij javnega značaja odloča njen predstojnik, torej generalni direktor oz. v primeru njegove odsotnosti vodja Sektorja za splošne, pravne in ekonomske zadeve, kot je bilo to tudi v konkretnem primeru. V kolikor torej prosilec svojo zahtevo po ZDIJZ vloži na katero koli notranjo organizacijski enota organa, morajo predstavniki teh enot zahtevo prosilca po ZDIJZ nemudoma posredovati v pristojno odločanje Generalnemu uradu organa. Procesno postopanje z zahtevo prosilca v konkretnem primeru torej ni bilo sporno oz. je Zavod za prestajanje kazni zapora Dob ravnal pravilno, ko je zahtevo prosilca po ZDIJZ odstopil organu v pristojno reševanje.

 

Na podlagi ugotovljenega v pritožbenem postopku je IP pritožbi prosilca ugodil in izpodbijano odločbo, v skladu s 1. in 3. odstavkom 251. člena ZUP, odpravil ter zadevo vrnil organu v ponovno odločanje. Organ mora o zahtevi prosilca odločiti brez odlašanja, najpozneje v roku 30 (trideset) dni od prejema te odločbe.

 

Posebni stroški v tem postopku niso nastali.

 

Ta odločba je v skladu s 30. točko 28. člena Zakona o upravnih taksah (Ur. l. RS, št. 106/10 - UPB5, s spr. in dop.) oproščena plačila upravne takse.

 

 

Pouk o pravnem sredstvu:

Zoper to odločbo ni dovoljena pritožba, niti upravni spor.

 

 

 

 

Postopek vodila:

Tanja Švab, dipl.upr.ved.,

raziskovalka IP

 

 

Informacijski pooblaščenec:

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,

informacijska pooblaščenka