Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG
dekorativna slika

Iskalnik po odločbah IP o dostopu do informacij javnega značaja

+ -
Datum: 03.09.2020
Naslov: prosilec - Univerza v Ljubljani
Številka: 090-171/2020
Kategorija: Ali dokument obstaja?, Dokument v izdelavi, Notranje delovanje organa, Osebni podatek
Status: Delno odobreno


POVZETEK:

Organ je z odločbo zavrnil prosilcu dostop do zapisnika 29. seje Senata UL, ki je bila 16. 6. 2020, in pripadajočega gradiva, primarno na podlagi izjeme po 9. točki prvega odstavka 6. člena ZDIJZ, pa tudi na podlagi 3. in 11. točke prvega odstavka 6. člena ZDIJZ. IP je v ugotovitvenem postopku, upoštevaje zožitev zahteve prosilca v pritožbenem postopku, sledil navedbam organa, da predstavlja zahtevani zapisnik dokument v nastajanju, torej da so izpolnjeni pogoji za izjemo po 9. točki prvega odstavka 6. člena ZDIJZ, zato je IP pritožbo prosilca v tem delu zavrnil. Glede pripadajočega gradiva je IP ugotovil, da je večina le-tega objavljena na spletnih straneh organa, kamor je organ napotil prosilca, v skladu z določbo petega odstavka 6. člena ZDIJZ. IP je tako pritožbo prosilca organa zavrnil tudi v tem delu, pa tudi glede 12. točke dnevnega reda, ker pri točki »Razno« gradiva ni bilo oziroma ni nastalo. Je pa IP ugodil pritožbi prosilca v delu, ki se nanaša na točki 2. in 7. dnevnega reda zapisnika 28. seje Senata UL, ki je bila 26. 5. 2020. Ta zapisnik je bil namreč del gradiva za 29. sejo Senata UL.

 

ODLOČBA:

 

Številka: 090-171/2020/4
Datum: 3. 9. 2020


Informacijski pooblaščenec po informacijski pooblaščenki Mojci Prelesnik (v nadaljevanju: IP), izdaja na podlagi 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 - ZUstS-A; v nadaljevanju ZInfP), tretjega in četrtega odstavka 27. člena Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (Uradni list RS, št. 51/06 – uradno prečiščeno besedilo, 117/06 – ZDavP2, 23/14, 50/14, 19/15 – odl. US, 102/15, 32/16 in 7/18; v nadaljevanju: ZDIJZ), prvega in tretjega odstavka 248. člena ter prvega odstavka 252. člena Zakona o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, št. 24/06 – uradno prečiščeno besedilo, 105/06 – ZUS-1, 126/07, 65/08, 8/10 in 82/13; v nadaljevanju: ZUP), o pritožbi … (v nadaljevanju: prosilec), z dne 24. 7. 2020, zoper odločbo UNIVERZE V LJUBLJANI, Kongresni trg 12, 1000 Ljubljana (v nadaljevanju: organ), št. 074-1/2020-25 z dne 21. 7. 2020, v zadevi dostopa do informacije javnega značaja naslednjo

                                                                                                     ODLOČBO:

1.    Pritožbi prosilca z dne 24. 7. 2020 se delno ugodi in se odločba UNIVERZE V LJUBLJANI, št. 074-1/2020-25 z dne 21. 7. 2020, delno odpravi ter se odloči:
»Organ je dolžan v roku enaintridesetih (31) dni od vročitve te odločbe posredovati prosilcu v elektronski obliki:
-    Zapisnik 28. seje Senata UL, ki je potekala 26. 5. 2020, na način, da mu posreduje besedilo pri točki Ad 2.) in Ad 7.).«.

2.    V preostalem delu se pritožba prosilca zavrne.

3.    V postopku reševanja te pritožbe niso nastali posebni stroški.


Obrazložitev:

Prosilec je dne 7. 7. 2020 zahteval, da mu organ v elektronski obliki (v obliki PDF) na njegov elektronski naslov posreduje zapisnik in celotno pripadajoče gradivo 29. seje Senata Univerze v Ljubljani z dne 16. 6. 2020. Navedel je, da je na spletnih straneh objavljen le izvleček dokumenta, zato želi celoten zapisnik in pripadajočo dokumentacijo, in če so v določenih delih navedeni osebni podatki, pričakuje ustrezno anonimizacijo.

Organ je z elektronskim dopisom z dne 8. 7. 2020 prosilca obvestil, da je vabilo na 29. sejo Senata Univerze v Ljubljani in gradivo v točkam, ki so bile odprte za javnost (in ne vsebujejo osebnih podatkov) objavljeno na njegovih spletnih straneh (z navedbo spletne povezave). Za javnost niso bili objavljeni samo deli, ki vsebujejo osebne podatke. Navedel je tudi, da v kolikor vztraja, bo organ posredoval prosilcu zapisnik in gradivo v anonimizirani obliki, vendar šele po potrditvi zapisnika 29. seje Senata Univerze v Ljubljani z dne 16. 6. 2020. Pojasnil je tudi, da med izvlečki zapisnikov sej Senata Univerze v Ljubljani (v nadaljevanju: Senat UL) še ni objavljenega izvlečka zapisnika 29. seje Senata UL, ker ta še ni bil potrjen.

Prosilec je nato odgovoril organu, da po njegovem vedenju ZDIJZ dovoljuje dostop do dokumentov, s katerimi razpolaga organ. Zapisnik je po njegovem mnenju zaključen in ni več v postopku izdelave, potrditev le-tega pa ni ena izmed izjem. Organ je tako zaprosil, da mu v roku 20 delovnih dni posreduje zahtevane informacije ali izda odločbo o zavrnitvi, na katero se lahko pritoži.

Organ je nato o zahtevi prosilca odločil z odločbo št. 074-1/2020-25 z dne 21. 7. 2020 (v nadaljevanju: izpodbijana odločba), s katero je zahtevo prosilca zavrnil v celoti. Uvodoma je organ v obrazložitvi izpodbijane odločbe navedel določbe prvega odstavka 1. in 4. člena ZDIJZ, na podlagi katerih je ugotovil, da razpolaga z zahtevanimi informacijami, torej z vabilom na 29. sejo Senata UL z dne 9. 6. 2020, s pripadajočo dokumentacijo, in osnutkom zapisnika te seje z dne 16. 6. 2020, ki je še v fazi izdelave. Ugotovil je tudi, da zahtevani dokumenti vsebujejo številne osebne podatke, ki se nanašajo tako na tretje osebe kot tudi na člane Senata UL. Senat UL in njegove komisije se ravnajo po Zakonu o visokem šolstvu, Statutu Univerze v Ljubljani, Etičnem kodeksu Univerze v Ljubljani in po lastnih poslovnikih. Univerza v Ljubljani je avtonomni izobraževalni, znanstvenoraziskovalni in umetniški visokošolski zavod s posebnim položajem. Organ je v nadaljevanju preveril, ali je dostop do zahtevanih podatkov potrebno zavrniti na podlagi katerega izmed zakonsko določenih razlogov. Ugotovil je, da je zahtevani zapisnik s pripadajočo dokumentacijo še v fazi izdelave (osnutka). Poslovnik za delo Senata UL z dne 21. 3. 2017, s spremembami z dne 29. 5. 2018 in z dne 26. 5. 2020 (v nadaljevanju: Poslovnik) v tretjem odstavku 15. člena določa, da člani senata najprej pregledajo zapisnik prejšnje seje, četrti odstavek pa nadalje določa, da člani senata potrdijo zapisnik, če nanj ni imel nihče pripomb ali pa če so bile pripombe sprejete. V skladu z navedenim bo osnutek zahtevanega zapisnika postal dokončen dokument predvidoma šele na 30. seji Senata UL 22. 9. 2020, ko ga potrdijo člani Senata UL. Skladno z 9. točko prvega odstavka 6. člena ZDIJZ organ zavrne prosilcu dostop do zahtevane informacije, če se zahteva nanaša na podatek iz dokumenta, ki je v postopku izdelave, in je še predmet posvetovanja v organu, njegovo razkritje pa bi povzročilo napačno razumevanje njegove vsebine. Podrobnejše kriterije za določitev dokumentov, ki so še v postopku izdelave, določa Uredba o posredovanju in ponovni uporabi informacij javnega značaja. Ta določa, da se za podatke iz dokumenta, ki je v postopku izdelave in ga vodi organ, štejejo podatki, ki se nahajajo v dokumentu, ki ga še ni podpisala in odposlala ali kako drugače zaključila uradna oseba organa, ki je z veljavnimi predpisi pooblaščena za odločanje. Dokumenti, ki so še v fazi izdelave, lahko vsebujejo nepopolno vsebino, ki je še nepreverjena in neusklajena ter zato (lahko) tudi napačna. Napačni podatki pa vsekakor lahko povzročijo napačno razumevanje, če se javnost nanje zanese. Pri tem je organ sledil stališču Upravnega sodišča v sodbi št. I U 392/2009-11 z dne 10. 6. 2010, da se za obstoj izjeme po 9. točki prvega odstavka 6. člena ZDIJZ ne zahteva obstoj oziroma izkaz nastanka škode, ampak je z vidika tega določila bistveno, ali bi razkritje povzročilo napačno razumevanje zahtevanega dokumenta. Podobno tudi IP v odločbi št. 090-22/2020/5 z dne 24. 3. 2020. Na zgoraj navedeno obrazložitev iz Uredbe in stališča Upravnega sodišča se je skliceval tudi organ. Meni, da je treba zahtevo zavrniti na tej podlagi, zgolj iz previdnosti pa je navedel še druge razloge, ki po njegovem stališču utemeljujejo preprečitev posredovanja nedokončanega dokumenta prosilcu. Organ je nadalje ugotovil, da so bili zahtevani dokumenti, ki so še v fazi izdelave, sestavljeni v zvezi z notranjim delovanjem oziroma dejavnostjo Senata UL, razkritje teh dokumentov oziroma v njih navedenih podatkov v tej fazi pa bi lahko povzročilo motnje pri delovanju oziroma dejavnosti Senata UL in njegovih delovnih teles, upoštevaje določbo 11. točke prvega odstavka 6. člena ZDIJZ. Pri zahtevanih dokumentih, ki so še v fazi izdelave, gre za dokumente za notranjo rabo organa, iz katerih izhaja postopek oziroma način dela organa, kot tudi njegova notranja politika oziroma razmišljanje. Z zavrnitvijo se tako varuje notranje razmišljanje organa,s čimer se omogoča odkrito in odprto razmišljanje organa, ki pa bi bilo ovirano, če bi bilo v tem trenutku povsem odprto za javnost. Namen zakonske izjeme je tudi preprečiti škodo, ki bi zaradi razkritja takih dokumentov (posebej še zato, ker so ti še v fazi osnutka) lahko nastala pri kakovosti odločanja organa. Če bi organ razkril prosilcu dokumente že v tej fazi, bi pri odločanju organa naslednjič prišlo do »nepristne« oziroma manj kakovostne razprave, saj bi organ dobil vtis, da je njegovo notranje razmišljanje oziroma razmišljanje njegovih članov že v tej fazi, ko gre samo za razmišljanje ali stališča članov ali morda za neko idejo, ki je nepotrjena, tako pomembno, da ima neko težo oziroma pomen, ki lahko povzroči zmedo in nejasnosti v javnosti kljub temu, da gre zgolj za razmišljanje in stališče in sploh ne za dokončno odločitev. Takšno razkritje nedokončne dokumentacije organa oziroma osnutkov dokumentov organa bi tako v prihodnosti lahko zelo vplivalo na način, kakovost in smer razmišljanja organa ter izražanje stališč njegovih članov. Organ je poudaril tudi, da razumno varovanje procesa »notranjega razmišljanja« organa ni nujno v neskladju z načelom odprtosti uprave. Glede pripadajočega gradiva pod točkami 2, 10 in 11, ki ni in ne bo postalo javno, saj gre za točke, ki so bile za javnost zaprte, pa je pojasnil, da je skladno s 7. členom Poslovnika določeno, da:
»(3) Seja ali del seje poteka brez navzočnosti javnosti, če senat obravnava gradivo, ki vsebuje osebne podatke.
(4) Senat lahko na predlog predsedujočega sklene, da bo seja ali del seje potekal brez navzočnosti javnosti, tudi če ne obravnava gradiva, ki vsebujejo podatke iz tretjega odstavka tega člena, če je utemeljeno pričakovati, da bodo v razpravi lahko sprožena vprašanja v zvezi s temi podatki ali če bi obveščanje javnosti škodovalo interesom univerze. Sklep o tem sprejme senat na seji brez navzočnosti javnosti.«.
Nadalje je navedel še prvi odstavek 8. člena Poslovnika, ki določa: »Vpogled v del zapisnika oziroma možnost poslušanja magnetograma, ki se vodi o delu na seji, ki poteka brez navzočnosti javnosti, imajo samo člani senata in drugi sodelujoči na takem delu seje.«. Javnost je bila vnaprej obveščena, da bodo določene točke dnevnega reda 29. seje Senata UL zaprte za javnost, in sicer točke 2, 10 in 11. Slednje izhaja iz vabila na 29. sejo Senata UL, ki je objavljeno na spletnih straneh organa, kot je tudi sklep o zaprtosti seje za javnost. Če bi organ razkril zahtevane dokumente, bi to škodilo komisijam Senata UL, še posebej Habilitacijski komisiji UL ter Komisiji za podeljevanje častnih nazivov in nagrad. Če bi dovolili dostop do tovrstnih dokumentov na podlagi ZDIJZ, bi tudi izničili namen avtonomne ureditve tovrstnih postopkov znotraj UL, saj bi s tem vsebina sej obeh navedenih komisij dejansko postala javna, pri čemer te seje potekajo zaprte za javnost. Poenostavljeno povedano, bi zaradi tega nastale motnje pri odločanju organa, odločanje bi bilo nekakovostno, saj bi lahko za člane organa to predstavljalo zadržke pri izražanju svojega stališča. To bi povsem spremenilo tudi način dela Senata UL in delovnih teles Senata UL (komisij) ter hkrati bistveno spremenilo vsebino in vlogo organa. To bi pomenilo tudi poseg v integriteto organa s strani drugih univerz, ne zgolj v Republiki Sloveniji,temveč v vsej Evropski uniji kot po svetu. Vse univerze, s katerimi sodeluje organ, imajo namreč na povsem primerljiv način urejene tovrstne postopke. Skladno z navedenim razprava pod točkami dnevnega reda 2, 10 in 11, ki ni in ne bo dostopna javnosti, predstavlja notranje razmišljanje organa, s čimer se omogoči odkrito in odprto razmišljanje organa, ki bi bilo ovirano, če bi bilo (že v tej fazi) povsem odprto za javnost. Razprava iz osnutka in pripadajoče gradivo pod točkami 2, 10 in 11 je potekalo v zaupnem duhu oziroma celo v duhu tajnosti podatkov, zato bi razkritje lahko povzročilo motnje pri delovanju oziroma dejavnosti organa. Ob tem je organ dodal, da prosilec pri svoji zahtevi ne zatrjuje niti obstoja morebitnega prevladujočega javnega interesa, le-ta pa po mnenju organa v konkretnem primeru niti ne obstaja. Prosilec namreč v nobenem stavku ni pojasnil, kakšen javni interes zasleduje pri svoji zahtevi, prav tako ni zatrjeval niti, da bi razkritje teh dokumentov v tej fazi kakorkoli pripomoglo k širši razpravi in razumevanju nečesa pomembnega za širšo javnost. Organ pa se je opredelil tudi do varstva osebnih podatkov. Šesti člen ZDIJZ med izjeme, na podlagi katerih lahko organ zavrne dostop, uvršča podatke, katerih razkritje bi bilo v nasprotju z varstvom osebnih podatkov po Zakonu o varstvu osebnih podatkov (v nadaljevanju: ZVOP-1) . V nadaljevanju je organ navedel določbe prve in tretje točke 6. člena ZVOP-1, na podlagi katerih je ugotovil, da dokumenti pod točkami 2, 10 in 11 osnutka zapisnika 29. seje Senata UL, s pripadajočo dokumentacijo, vsebujejo številne osebne podatke, ki se nanašajo na tretje osebe, udeležence postopkov in člane senata. V zvezi z delni dostopom do teh dokumentov je navedel, da ni mogoč, saj iz dokumentacije ni mogoče izločiti ali prekriti vsebine podatkov ne da bi se pri tem ogrozila njihova zaupnost. Dejstvo namreč je, da je prosilec zahteval dokumente, ki se nanašajo na točno določene osebe, zato tudi morebitno prekritje npr. imena in priimka ali drugih osebnih podatkov ne more prikriti prepoznavnosti osebe, na katero se zahtevani dokumenti dejansko nanašajo. Anonimizacija v tej meri ni mogoča, da bi osebe postale neprepoznavne oziroma nedoločljive, delni dostop pa bi popolnoma izgubil svoj namen. Svojo odločitev je utemeljil tudi s sodno prakso Upravnega sodišča, pri čemer je izpostavil sodbi št. I U 1588/2012-20 z dne 19. 2. 2014 in št. I U 684/2014-24 z dne 27. 8. 2014. Organ je ugotovil tudi, da že potrditev obstoja dokumenta predstavlja varovano informacijo (osebni podatek), zato se organu do zahtevanih dokumentov ne bi bilo treba opredeliti. Skladno z navedenim je organ ugotovil, da nima zakonske podlage za posredovanje zahtevanih informacij kot informacij javnega značaja, upoštevaje 3. točko prvega odstavka 6. člena ZDIJZ. Ob tem je še dodal, da 7. člen Poslovnika določa, da seja ali del seje senata UL potekajo brez navzočnosti javnosti, če senat obravnava gradivo, ki vsebuje osebne podatke.

Prosilec je zoper odločbo organa vložil pritožbo z dne 24. 7. 2020. Na odločbo se je pritožil v celoti. Mnenja je, da bi moral dobiti zapisnik ter tudi gradivo, ki po njegovem mnenju ni dokument v nastajanju. Organ ne more biti podvržen temu, čeprav je avtonomen. Ne verjame, da zahtevane informacije ne bi bile informacije javnega značaja ter želi, da mu organ posreduje dokumente, ki so predmet zahteve.

Organ po prejemu pritožbe izpodbijane odločbe ni nadomestil z novo ter je pritožbo prosilca, kot dovoljeno, pravočasno in vloženo s strani upravičene osebe, z dopisom št. 074-1/2020-28 z dne 20. 8. 2020, poslal v pristojno odločanje IP. IP je omogočil dostop do dokumentov, ki so predmet zahteve prosilca, preko spletnega portala SharePoint.

Prosilec je nato 24. 8. 2020 obvestil IP, da vztraja pri posredovanju zapisnika 29. seje Senata UL, ki je potekala 16. 6. 2020, ter gradiva k točkam 1 – 4, 6 – 8 in 12 dnevnega reda tega zapisnika. Ostalih zadev ne potrebuje, zato se zaradi njih ne pritožuje.

Pritožba je delno utemeljena.

IP kot organ druge stopnje je v skladu z 247. členom ZUP dolžan preizkusiti odločbo v delu, v katerem jo pritožnik izpodbija, prvostopenjsko odločbo preizkusi v mejah pritožbenih navedb, po uradni dolžnosti pa preizkusi, ali ni prišlo v postopku na prvi stopnji do bistvenih kršitev postopka in ali ni bil prekršen materialni zakon.

IP uvodoma ugotavlja, da prosilec izpodbija odločba organa v delu, v katerem mu je bil zavrnjen dostop do osnutka zapisnika 29. seje Senata UL z dne 16. 6. 2020 in gradiva k točkam 1 – 4, 6 – 8 in 12.

Nadalje IP ugotavlja, da v obravnavanem primeru ni sporno, da je organ zavezanec po ZDIJZ. Organ je namreč javni zavod, katerega ustanoviteljica je Republika Slovenija, kar izhaja iz Poslovnega registra Slovenije  in Statuta Univerze v Ljubljani . Iz  Registra zavezancev za dostop do informacij javnega značaja pa izhaja, da je organ zavezan po ZDIJZ kot druga oseba javnega prava, torej po prvem odstavku 1. člena ZDIJZ.

Ugotoviti je mogoče tudi, da organ z večjim delom zahtevanih dokumentov razpolaga v materializirani obliki, kar pomeni, da so v tem delu izpolnjeni pogoji za informacijo javnega značaja (informacija izvira iz delovnega področja organa, organ z njo razpolaga in nahaja se v materializirani obliki). IP je namreč v predmetne dokumente vpogledal. Organ v materializirani obliki ne razpolaga le z zahtevanim gradivom k točki 12. K točki »Ad 12) Razno« namreč ni bilo priloženo nobeno gradivo, niti ni nastalo na sami 29. seji Senata UL. Slednje pomeni, da pogoji za informacijo javnega značaja v tem delu zahteve prosilca niso izpolnjeni, zato je treba pritožbo v tem delu zavrniti.

Sporno v obravnavanem primeru tako ostaja, ali so zahtevani dokumenti (osnutek zapisnika 29. seje Senata UL ter gradivo k točkam 1 - 4 in 6 - 8), s katerimi organ razpolaga v materializirani obliki, prosto dostopni.

Predmet presoje IP so torej osnutek zapisnika 29. seje Senata UL, ki je potekala 16. 6. 2020 ter gradiva k točkam 1 – 4 in 6 – 8 dnevnega reda tega zapisnika. Ker je organ dostop do zahtevane dokumentacije primarno zavrnil zaradi izjeme dokumenta v izdelavi, se IP v nadaljevanju opredeljuje najprej do te izjeme.

Osnutek zapisnika 29. seje Senata UL, ki je potekala 16. 6. 2020

Na podlagi 9. točke prvega odstavka 6. člena ZDIJZ lahko organ prosilcu zavrne dostop do zahtevane informacije, če se zahteva nanaša na podatek iz dokumenta, ki je v postopku izdelave in je še predmet posvetovanja v organu, njegovo razkritje pa bi povzročilo napačno razumevanje njegove vsebine. Takšna opredelitev ima tri elemente, ki morajo biti podani kumulativno:
1. dokument mora biti še v postopku izdelave,
2. dokument mora biti še predmet posvetovanja v organu,
3. specifični škodni test (razkritje dokumenta bi povzročilo napačno razumevanje njegove vsebine).

Podrobnejši kriteriji za opredelitev te izjeme so navedeni v Uredbi o posredovanju in ponovni uporabi informacij javnega značaja (v nadaljevanju: Uredba) , ki v prvem odstavku 4. člena določa, da se za podatke iz dokumenta, ki je v postopku izdelave in je še predmet posvetovanja v organu, štejejo podatki v dokumentu, ki ga še ni podpisala in odposlala ali kako drugače zaključila uradna oseba organa, ki je v skladu z veljavnimi predpisi pooblaščena za odločanje.

V obravnavanem primeru sta pri zahtevanem zapisniku nedvomno izpolnjena prva dva pogoja za obstoj zatrjevane izjeme. Pravilno je namreč stališče organa, da je dokument še v postopku izdelave in je še predmet posvetovanja v organu, kot to določa Uredba v 4. členu. Prosilec zahteva zapisnik 29. seje Senata UL z dne 16. 6. 2020, ki pa še ni zaključen, in je temu ustrezno tudi označen kot »osnutek«. Kot je izpostavil že organ, Poslovnik v drugem odstavku 15. člena določa, da člani senata najprej pregledajo zapisnik prejšnje seje, tretji odstavek 15. člena pa nadalje določa, da člani senata potrdijo zapisnik, če nanj nihče ni imel pripomb ali pa, če so bile pripombe sprejete. Iz tretjega odstavka 20. člena Poslovnika pa nadalje izhaja, da mora biti zapisnik redne seje senata napisan do naslednje redne seje, pri čemer zapisnik podpišeta rektor in glavni tajnik. Zapisnik se torej vsebinsko zaključi z njegovo potrditvijo, pred tem pa imajo člani senata, ki so za potrditev zapisnika in njegov sprejem pristojni, na predlog zapisnika še možnost podati pripombe. Zapisnik je torej pred potrditvijo (ki se praviloma izvede na naslednji seji) mogoče opredeliti kot dokument v postopku nastajanja, ki je še predmet posvetovanja in vsebinsko še ni zaključen, saj ga niso podpisale oziroma zaključile osebe, ki so za njegov sprejem pristojne. IP tako zaključuje, da gre pri zahtevanem osnutku zapisnika 29. seje Senata UL za dokument, ki je še v postopku nastajanja, in ki je še predmet posvetovanja v organu.
 
IP nadalje ugotavlja, da je izpolnjen tudi tretji pogoj za obstoj izjeme po 9. točki prvega odstavka 6. člena ZDIJZ. Predlog zapisnika namreč povzema izjave posameznih članov Senata UL in drugih udeležencev seje, pri čemer ta vsebina ni nujno zaključena in se bo lahko še spreminjala. Člani Senata UL imajo namreč pred potrditvijo vsebine zapisnika še možnost podati pripombe na njegovo vsebino in predlagati oziroma zahtevati dopolnitve in popravke v zvezi z zapisanim. Pri zapisu vsebine zapisnika, npr. izjav posameznih članov Senata UL, lahko namreč pride tudi do napačnih oziroma pomanjkljivih zapisov (ker se izjave prisotnih ne beležijo dobesedno, ampak v obliki povzemanja) in člani Senata UL imajo pred potrditvijo zapisnika pravico, da se glede tega izjasnijo in s tem vplivajo na dokončno vsebino zapisnika, tudi glede samega glasovanja in prisotnosti na seji. Ker se v obravnavanem primeru člani Senata UL še niso imeli možnosti seznaniti z osnutkom zapisnika 29. seje Senata UL in ker zapisnik še ni potrjen v smislu, da je njegova vsebina zaključena, bi po oceni IP z njegovim javnim razkritjem v tej fazi nedvomno lahko prišlo do napačnega razumevanja njegove vsebine. Javnost bi iz vsebine takšnega, nezaključenega, zapisnika namreč lahko sklepala na določena dejstva, npr. na vsebino izjav, ki pa še ni nujno dokončna (kot že navedeno, vsebina zapisnika se lahko še spreminja). Izhajajoč iz navedenega je IP ocenil, da je v obravnavanem primeru izpolnjen tudi tretji pogoj za obstoj izjeme po 9. točki prvega odstavka 6. člena ZDIJZ. Povedano drugače, IP je sledil navedbam organa, da lahko zahtevani osnutek zapisnika 29. seje Senata UL, ki je bila 16. 6. 2020, vsebuje nepopolno vsebino, ker je ta še nepreverjena in neusklajena ter zato (lahko) tudi napačna ter da lahko napačni podatki povzročijo napačno razumevanje.

Upoštevaje navedeno je IP ugotovil, da je pri osnutku zapisnika 29. seje Senata UL, ki je potekala 16. 6. 2020, podana izjema po 9. točki prvega odstavka 6. člena ZDIJZ, zato pritožba prosilca v tem delu ni utemeljena. Ker je IP ugotovil, da je pri navedenem osnutku podana izjema dokumenta v izdelavi, se do drugih izjem, ki jih je uveljavljal organ pri osnutku predmetnega zapisnika, ni posebej opredeljeval.

Gradiva k točkam 1 – 4 in 6 – 8 dnevnega reda 29. seje Senata UL, ki je potekala 16. 6. 2020

IP se v nadaljevanju opredeljuje še do zahtevanih gradiv k točkam 1 – 4 in 6 – 8 dnevnega reda osnutka zapisnika 29. seje Senata UL, ki je potekala 16. 6. 2020.

IP je pregledal spletne strani organa, na katere je organ napotil prosilca. Ugotovil je, da je večina gradiva zahtevanega osnutka zapisnika 29. seje Senata UL, ki je potekala 16. 6. 2020, prosto dostopna pri vabilu na 29. sejo Senata UL. IP je tako ugotovil, da so prosto dostopna zahtevana gradiva k točkam 1, 3, 4, 6, 7, in 8, prosto dostopno ni le zahtevano gradivo k točki 2. dnevnega reda.  Organ je torej pravilno postopal po določbi petega odstavka 6. člena ZDIJZ in prosilcu posredoval napotilo, kje se nahajajo zahtevane informacije. Da se v takšnem primeru obveznost organa nanaša le na posredovanje napotila, ne pa tudi dokumentov, je potrdilo že Upravno sodišče v sodbi št. I U 1429/2011-20, z dne 6. 6. 2012. Ob tem pa IP pripominja, da za predmetno gradivo ni mogoče uveljavljati izjeme dokumenta v nastajanju, ki jo je IP podrobneje obrazložil že predhodno, saj je bilo gradivo kot tako zaključeno in posredovano za obravnavo na 29. seji Senata UL.

IP se opredeljuje še do gradiva, ki je predmet zahteve in pritožbe ter ni prosto dostopno na spletnih straneh organa, torej do gradiva k točki »Ad 2.)  Potrditev zapisnika 28. seje Senata UL z dne 26. 5. 2020 in 4. korespondenčne seje Senata UL z dne 28. 5. 2020«. V zvezi z gradivom k tej točki je IP ugotovil, da sta besedili zapisnika objavljeni na spletnih straneh organa, razen besedila pri 2., 7. in 8. točki dnevnega reda zapisnika 28. seje Senata UL, ki je potekala 26. 5. 2020 . Pri teh točkah dnevnega reda 28. seje Senata UL je bila seja Senata UL zaprta za javnost:.Zapisnika sta bila potrjena na 29. seji Senata UL, ki je potekala 16. 6. 2020.

Točka 2. zapisnika 28. seje Senata UL, ki je potekala 26. 5. 2020

Glede glasovanja o potrditvi zapisnika 27. seje Senata UL z dne 21. 4. 2020 pod točko 2. dnevnega reda 28. seje Senata UL je IP ugotovil, da je dokončno, saj je izvleček zapisnika že objavljen na spletnih straneh organa . V tem primeru ni mogoče dostopa do zahtevanih podatkov zavrniti zaradi izjeme po 9. točki prvega odstavka 6. člena ZDIJZ, saj ni izpolnjen že prvi od treh pogojev, ki morajo biti izpolnjeni kumulativno, da je ta izjema podana, to je »dokument mora biti še v postopku izdelave«. Prav tako ne gre za izjemi po 11. ali 3. točki prvega odstavka 6. člena ZDIJZ. Samo glasovanje v obravnavanem primeru namreč ni mogoče šteti kot notranje delovanje organa. Izjema notranjega delovanja je vezana na dva pogoja, ki morata biti podana kumulativno, in sicer podatek mora izhajati iz dokumenta, ki je bil sestavljen v zvezi z notranjim delovanjem oziroma dejavnostjo organa in specifični škodni test (razkritje takšnega podatka bi povzročilo motnje pri delovanju oziroma dejavnosti organa). IP poudarja, da gre za izjemo notranjega delovanja lahko le pri dokumentih, ki urejajo postopke, delovanje in ukrepe, ki so namenjeni interni rabi organa (npr. lastni dokumenti, zapisniki o posvetovanju, interne zabeležke ipd.), iz katerih izhaja postopek oziroma način dela organa ter njegova notranja politika. S to izjemo se torej varuje t.i. notranje razmišljanje organa, s čimer naj bi se omogočilo odkrito in odprto razmišljanje organa, ki pa bi bilo ovirano, če bi bilo povsem odprto za javnost. Varujejo se torej podatki, ki nastajajo ob oblikovanju notranje, interne politike organa. Namen te izjeme je preprečiti škodo, ki bi nastala pri kakovosti odločanja organa, saj razumno varovanje procesa »notranjega razmišljanja organa« ni nujno v neskladju z načelom odprtosti uprave. Z obravnavano izjemo se namreč varuje primere, v katerih bi javnost dokumentov lahko resno ogrozila kritično, inovativno in učinkovito delo javnega sektorja. Upoštevaje navedeno je mogoče v obravnavanem primeru ugotoviti, da izjema notranjega delovanja ni podana, saj zahtevani podatki o samem glasovanju ne kažejo na notranje delovanje organa, pripomb namreč ni bilo priglašenih, pa tudi nobeni osebni podatki niso navedeni, ampak samo izid glasovanja, ki je sicer objavljen pri vseh drugih točkah, pri katerih seja ni bila zaprta za javnost. Niti pa niso izpolnjeni pogoji, ki jih 7. člen Poslovnika določa kot razloge, da je seja Senata UL zaprta za javnost. Točka namreč ne obsega nobenih osebnih podatkov, pa tudi sam izid glasovanja o potrjevanju zapisnikov ne more škodovati interesom univerze. IP po uradni dolžnosti ni ugotovil niti drugih izjem od prostega dostopa, zato je zaključil, da so podatki prosto dostopni in pritožba prosilca v tem delu utemeljena.

Točka 7. zapisnika 28. seje Senata UL, ki je potekala 26. 5. 2020

Za poročilo Komisije za doktorski študij s 28. seje Senata UL je nadalje IP ugotovil, da prav tako ne more predstavljati izjem po 3., 9. in 11. točki prvega odstavka 6. člena ZDIJZ, upoštevaje predhodno opredelitev izjem dokumenta v izdelavi in notranjega delovanja. Nanaša se na dopolnitev Meril za izbiro kandidatov za sofinanciranje doktorskega študija, pri čemer ni navedene nobene posebne razprave, mnenj ali pripomb članov te komisije ali Senata UL, ampak predlog dopolnitev in navedba določbe Zakona o interventnih ukrepih za zajezitev epidemije COVID-19 in omilitev njenih posledic za državljane in gospodarstvo. Kot že navedeno, osnutek zapisnika je že bil na 29. seji Senata UL  tudi potrjen. Prav tako ni navedenih nobenih varovanih osebnih podatkov posameznikov. IP je ugotovil, da so merila dejansko javno objavljena na spletnih straneh organa.  IP tudi pri tej točki po uradni dolžnosti ni ugotovil drugih izjem od prostega dostopa, zato je zaključil, da so tudi ti podatki prosto dostopni in pritožba prosilca v tem delu utemeljena.

Točka 8. zapisnika 28. seje Senata UL, ki je potekala 26. 5. 2020

Točka 8  se nanaša na volitve v naziv redni profesor. Pri tej točki je IP ugotovil, da obsega določene osebne podatke, zato se IP v nadaljevanju opredeljuje do izjeme varstva osebnih podatkov. V skladu z določbo 3. točke prvega odstavka 6. člena ZDIJZ organ zavrne zahtevo za dostop do informacije javnega značaja, če se podatek nanaša na varovane osebne podatke. ZDIJZ pri ugotavljanju obstoja navedene izjeme tako napotuje na določbe zakona o varstvu osebnih podatkov. Ugotoviti pa gre, da se je 25. 5. 2018 začela uporabljati Splošna uredba o varstvu podatkov , ki predstavlja tisti pravni akt, ki ureja varstvo osebnih podatkov in v določenih delih zamenjuje ZVOP-1. V določenih delih se torej ZVOP-1 ne uporablja več. Ob tem je mogoče ugotoviti, da predmetna uredba bistveno ne spreminja definicije upravljavca in obdelovalca osebnih podatkov in ne definicije osebnega podatka ter ne spreminja definicije javnega in zasebnega sektorja.

Upoštevaje definicijo osebnega podatka je IP ugotovil, da se pri obravnavnih podatkih točke »Ad 8.) Volitve rednih profesorjev in poročilo o delu Habilitacijske komisije« nahajajo osebni podatki fizičnih oseb, in sicer podatki o imenu in priimku, nazivih, izobrazbi ter področju izvolitve.

Obdelava osebnih podatkov je zakonita, če je podana ena od pravnih podlag, ki jih določa Splošna uredba o varstvu podatkov v prvem odstavku člena 6. Ker organ spada med upravljavce in obdelovalce osebnih podatkov, ki sodijo v javni sektor, veljajo zanj naslednje pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov:
(a) posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov (kadar ne gre za izvajanje javnih nalog);
(b) obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;
(c) obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;
(e) obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu.

Upoštevaje navedeno je mogoče v obravnavanem primeru ugotoviti, da informacije o sami izvolitvi v naziv rednega profesorja ne predstavljajo podatkov, na katere se nanaša 1. alineja tretjega odstavka 6. člena ZDIJZ. Povedano drugače, v obravnavanem primeru je mogoče ugotoviti, da ni podane pravne podlage za razkritje osebnih podatkov posameznikov o izvolitvi v naziv redni profesor, zato je treba pritožbo prosilca v tem delu zavrniti. V skladu z določbo 1. alineje tretjega odstavka 6. člena ZDIJZ se dostop dovoli, ne glede na izjeme po prvem odstavku 6. člena ZDIJZ (torej ne glede na npr. osebne podatke), če gre za podatke o porabi javnih sredstev ali podatke, povezane z opravljanjem javne funkcije ali delovnega razmerja javnega uslužbenca, razen v primerih iz 1. in 5. do 8. točke prvega odstavka ter v primerih, ko zakon, ki ureja javne finance ali zakon, ki ureja javna naročila, določata drugače. Ta določba pa predstavlja pravno podlago za objavo določenih osebnih podatkov javnih uslužbencev oziroma javnih funkcionarjev, ki so navedeni v dokumentih organa (člani Senata UL, člani komisij Senata UL, …), in na tej pravi podlagi ti osebni podatki niso varovani. Ne glede na to, pa IP dodaja, da je prosilec izrecno navedel, da osebni podatki niso predmet njegove zahteve.Glede navedb organa, da že potrditev obstoja dokumenta predstavlja varovano informacijo (osebni podatek) in se mu iz tega razloga do zahtevanih dokumentov sploh ne bi bilo treba opredeliti, IP navaja, da ta navedba ne vzdrži. Takšna utemeljitev je mogoča le v primeru, če prosilec postavi zahtevo za posredovanje podatkov po točno določeni osebi, kot to izhaja tudi iz sodb, ki ju je organ izpostavil. V takšnih primerih namreč dejansko res ni mogoče s prekritjem osebnih podatkov prikriti prepoznavnosti fizične osebe.

V zvezi z navedbami organa, da prosilec v svoji zahtevi ne zatrjuje obstoja morebitnega prevladujočega javnega interesa, pa IP navaja, da prosilec tega ni bil dolžan storiti. Če se prosilec na javni interes za razkritje ne sklicuje, in tega v postopku ne ugotovi niti organ prve stopnje, potem se določba drugega odstavka 6. člena ZDIJZ ne uporabi. Ker iz izpodbijane odločbe ob tem ne izhaja, da bi organ svojo odločitev, da se dostop dovoli, oprl na to pravno podlago, se IP do tega vprašanja ni podrobneje opredeljeval.

IP pripominja še, da se sicer dostop do dokumentov na podlagi določb ZDIJZ nikoli ne presoja z vidika okoliščin posameznega prosilca, temveč z vidika vsebine samih informacij, ki so zahtevane. Pri presoji, ali lahko prosilec pridobi zahtevane dokumente, se je zato vedno treba vprašati, ali gre za informacije, ki bi jih lahko pridobil tudi kdorkoli drug, ki bi organu postavil isto zahtevo. V postopku po ZDIJZ je torej bistveno, da se odloča z učinkom erga omnes, kar pomeni, da je dokument, ki predstavlja prosto dostopno informacijo javnega značaja, dostopen vsakomur, pravni in fizični osebi, ne glede na pravni interes in osebni status. ZDIJZ torej kot pravilo postavlja enako in enotno uporabo določb zakona za vse. Organi so dolžni v skladu z ZDIJZ vsebinsko presoditi le, ali zahtevana informacija izpolnjuje pogoje za informacijo javnega značaja, in ali je prosto dostopna vsem, ne le prosilcu.

IP se opredeljuje še do načina seznanitve z zahtevanimi dokumenti v elektronski obliki (v obliki PDF na njegov elektronski naslov). Prosilec ima, na podlagi 17. člena ZDIJZ, sam pravico določiti, na kakšen način se želi seznaniti z zahtevano informacijo, zaradi česar organ praviloma nima nikakršne pravice prosilcu odreči pravice do oblike, v kateri želi prejeti zahtevano informacijo. Edino omejitev, ki vpliva na obliko informacije, predstavlja določba drugega odstavka 25. člena ZDIJZ, po kateri lahko prosilec dobi samo vpogled v informacijo, ki je zavarovana skladno z zakonom, ki ureja avtorsko pravico. Povedano drugače, v obravnavanem primeru ne gre za avtorsko varovano delo, zato je organ dolžan upoštevati način seznanitve, ki ga je določil prosilec.

IP je tako na podlagi navedenih argumentov in pravnih podlag zaključil, da je pritožba prosilca delno utemeljena, zato je izpodbijano odločbo, na podlagi prvega odstavka 252. člena ZUP delno odpravil in v tem delu sam rešil zadevo, kot to izhaja iz 1. točke izreka te odločbe. Odločil je, da je organ dolžan posredovati prosilcu del zahtevanega gradiva 29. seje Senata UL, in sicer besedilo točke 2 in 7 dnevnega reda 28. seje Senata UL, ki je potekala 26. 5. 2020, in katere zapisnik je bil potrjen na 29. seji Senata UL. Po mnenju IP v tem delu niso podani pogoji za katero od izjem od prostega dostopa. Pritožbo prosilca pa je, na podlagi prvega in tretjega odstavka 248. člena ZUP, zavrnil v delu, v katerem se je prosilec že lahko seznanil z zahtevanimi podatki, ki so prosto dostopni na spletnih straneh organa, pa tudi v delu, v katerem niso izpolnjeni pogoji za informacijo javnega značaja in v delu, ki obsega varovane osebne podatke, kot to izhaja iz 2. točke izreka te odločbe.

Na podlagi petega odstavka 213. člena ZUP, ki se smiselno uporablja tudi za odločbo o pritožbi (prvi odstavek 254. člena ZUP), se v izreku odloči tudi o tem, ali so nastali stroški postopka. IP je ugotovil, da v tem postopku posebni stroški niso nastali (kot to izhaja iz točke 3. izreka te odločbe).

Ta odločba je v skladu s 30. točko 28. člena Zakona o upravnih taksah  oproščena plačila upravne takse.


Pouk o pravnem sredstvu:
Zoper to odločbo ni dovoljena pritožba, temveč je dopustno sprožiti upravni spor. Upravni spor se sproži s tožbo, ki se vloži v 30 dneh od vročitve te odločbe na Upravno sodišče, Fajfarjeva 33, Ljubljana. Tožba se vloži pri navedenem sodišču neposredno pisno ali pa se pošlje po pošti. Če se tožba pošlje priporočeno po pošti, se za dan izročitve sodišču šteje dan oddaje na pošto. Tožba z morebitnimi prilogami se vloži v najmanj treh izvodih. Tožbi je treba priložiti tudi to odločbo v izvirniku ali prepisu.

 

Postopek vodila:
Nataša Siter, univ. dipl. prav.
svetovalka IP

 

Informacijski pooblaščenec:
Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.
informacijska pooblaščenka