Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Iskalnik po odločbah IP o dostopu do informacij javnega značaja

+ -
Datum: 08.10.2020
Naslov: prosilec - Osnovna šola Stražišče Kranj
Številka: 090-202/2020
Kategorija: Ali dokument obstaja?, Javni uslužbenci, funkcionarji, Osebni podatek
Status: Delno odobreno


POVZETEK:

Organ je z odločbo zavrnil prosilcu dostop do določenih zahtevanih dokumentov iz razloga, da z njimi ne razpolaga v materializirani obliki. IP je v pritožbenem postopku ugotovil, da organ dejansko razpolaga z določenimi zahtevanimi pripombami, predlogi, pobudami in dopisi. Na poziv IP je namreč organ posredoval določene zahtevane dokumente, shranjene v e-pošti na naslovu organa, ravnatelja in predsednice Sveta zavoda. Glede zahtevane medsebojne komunikacije med organom in Svetom zavoda organa (oziroma predsednico Sveta zavoda), ter med organom in Svetom staršem (oziroma predsednikom/predsednico Sveta staršev) pa je IP sledil navedbam organa, da organ s takšnimi dokumenti ne razpolaga v materializirani obliki. Upoštevaje navedeno je IP pritožbi prosilca delno ugodil.

 

ODLOČBA:

 

Številka: 090-202/2020/12

Datum: 8. 10. 2020

 

Informacijski pooblaščenec po informacijski pooblaščenki Mojci Prelesnik (v nadaljevanju: IP), izdaja na podlagi 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07 - ZUstS-A; v nadaljevanju ZInfP), tretjega in četrtega odstavka 27. člena Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (Uradni list RS, št. 51/06 – uradno prečiščeno besedilo, 117/06 – ZDavP2, 23/14, 50/14, 19/15 – odl. US, 102/15, 32/16 in 7/18; v nadaljevanju: ZDIJZ), prvega odstavka 248. člena ter prvega odstavka 252. člena Zakona o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, št. 24/06 – uradno prečiščeno besedilo, 105/06 – ZUS-1, 126/07, 65/08, 8/10 in 82/13; v nadaljevanju: ZUP), o pritožbi … (v nadaljevanju: prosilec), z dne 10. 9. 2020, zoper odločbo Osnovne šole Stražišče Kranj, Šolska ulica 2, 4000 Kranj (v nadaljevanju: organ), št. 061-7/2020 z dne 28. 8. 2020, v zadevi dostopa do informacije javnega značaja naslednjo

 

ODLOČBO:

 

  1. Pritožbi prosilca z dne 10. 9. 2020 se delno ugodi in se odločba Osnovne šole Stražišče Kranj, št. 061-7/2020 z dne 28. 8. 2020, delno odpravi ter se odloči:

»Organ je dolžan v roku enaintridesetih (31) dni od vročitve te odločbe posredovati prosilcu v elektronski obliki:

    1.  dokumente, ki se nanašajo na delo Sveta zavoda organa:

  • e-sporočilo … z dne 7. 10. 2018, 21:40, na način, da posreduje:

∙ podatke pod »Od« brez e-naslova pošiljatelja, »Poslano«, »Za«, »Zadeva« in »Priloge«,

∙ besedilo sporočila, ter

∙ pripombe … na osnutek zapisnika 7. seje Sveta zavoda v prilogi, na način, da posreduje naslov dokumenta in pripombe k posameznim točkam, označene z rdečo barvo, razen prvih dveh pripomb pod točko 4;

  • e-sporočilo … z dne 29. 12. 2018, 4:03, na način, da posreduje:

∙ podatke pod »Zadeva«, »Poslano«, »Od« brez e-naslova pošiljatelja, »Za«, ter

∙ besedilo sporočila;

  • e-sporočilo … z dne 19. 2. 2019, 9:57, na način, da posreduje:

∙ podatke pod »From«, »To«, »Sent« in »Subject«, ter

∙ besedilo sporočila;

  • e-sporočilo … z dne 26. 2. 2019, 1:54, na način, da posreduje:

∙ podatke pod »From«, »To«, »Sent« in »Subject«, ter

∙ besedilo sporočila, razen zadnjega odstavka, ki se nanaša na točko »Razno«;

  • e-sporočilo … z dne 5. 3. 2019, 10:02, na način, da posreduje:

∙ podatke pod »Od« brez e-naslova pošiljatelja, »Poslano«, »Za«, »Zadeva« in »Priloge«,

∙ besedilo sporočila, ter

∙ pripombe na osnutek zapisnika 8. seje Sveta zavoda, na način, da v pripombah prekrije predzadnji odstavek na drugi strani pripomb (besedilo med »G.  …« in »…zahtevka«;

  • e-sporočilo … z dne 16. 6. 2019, 22:46, na način, da posreduje:

∙ podatke pod »Od« brez e-naslova pošiljatelja, »Poslano«, »Za«, »Zadeva« in »Priloge«,

∙ besedilo sporočila na način, da posreduje besedilo prvega odstavka sporočila, prvi stavek tretjega odstavka sporočila (besedilo med »Na zapisnik … in »… dve uri« in podpis; ter … na osnutek zapisnika 9. seje Sveta zavoda v prilogi, na način, da v pripombah prekrije prvo pripombo k točki 1, začetek drugega stavka drugega odstavka na strani 5 (besedilo med »Obenem …« in »… poročilih….«) k točki 6;

  • e-sporočilo … z dne 19. 1. 2020, 21:55, na način, da posreduje:

∙ podatke pod »Od« brez e-naslova pošiljatelja, »Poslano«, »Za«, in »Zadeva«, ter

∙ besedilo sporočila;

  • e-sporočilo … z dne 23. 2. 2020, 21:33, na način, da posreduje:

∙ podatke pod »Od« brez e-naslova pošiljatelja, »Poslano«, »Za« in »Zadeva«, ter

∙ besedilo sporočila;

  • e-sporočilo … z dne 9. 3. 2020, 22:50, na način, da posreduje:

∙ podatke pod »Zadeva«, »Poslano«, »Od« brez e-naslova pošiljatelja in »Za«, ter

∙ besedilo sporočila, razen zadnjega stavka zadnjega odstavka v zvezi s točko »Razno«;

 

2.1. dokument, ki se nanaša na delo Sveta staršev organa:

  • e-sporočilo … z dne 6. 2. 2020, 21:20 na način, da posreduje:

∙ podatke pod »Od« brez e-naslova pošiljatelja, »Poslano«, »Za«, »Zadeva« in »Priloge«,

∙ besedilo sporočila brez prvega dela stavka četrtega odstavka (besedilo med »Ker … in »… začetek seje«).«.

 

  1. V preostalem delu se pritožba prosilca zavrne.
  1. V postopku reševanja te pritožbe niso nastali posebni stroški.

 

 

Obrazložitev:

 

Prosilec je 18. 8. 2020 zahteval, da mu organ v elektronski obliki na naveden e-naslov (ali v primeru obsega dokumentacije na 20 MB, na zgoščenki CD) posreduje:

  • vse zapisnike o delu Upravnega odbora Šolskega sklada organa od 1. 9. 2015 do dneva priprave dokumentacije;
  • vse pripombe, predloge, pobude in dopise, ki so bili naslovljeni na Svet zavoda organa in/ali njegovo predsednico od 1. 9. 2017 do dneva priprave dokumentacije;
  • vse pripombe, predloge, pobude in dopise, ki so bili naslovljeni na Svet staršev organa in/ali njegovega predsednika/predsednico od 1. 9. 2017 do dneva priprave dokumentacije,
  • vse dokumente vezane na medsebojno komunikacijo med organom in Svetom zavoda organa (oziroma predsednico Sveta zavoda organa) od 1. 9. 2017 do dneva priprave dokumentacije,
  • vse dokumente vezane na medsebojno komunikacijo med organom in Svetom staršev organa (oziroma predsednikom/predsednico Sveta staršev organa) od 1. 9. 2017 do dneva priprave dokumentacije.

 

Organ je zahtevo prosilca z odločbo, št. 061-7/2020 z dne 28. 8. 2020 (v nadaljevanju: izpodbijana odločba) delno zavrnil. Organ je prosilcu ugodil v delu zahteve, ki se nanaša na zahtevane zapisnike o delu Upravnega odbora Šolskega sklada organa ter deloma v delu, ki se nanaša na zahtevane dokumente pod alinejami 2 – 5. Zahtevane zapisnike je prosilcu posredoval v pisni obliki ter ga obvestil, da so bile vse pripombe, predlogi, dopisi in pobude, ki so bile štete kot relevantne in kot takšne dane na seji Sveta zavoda oziroma Sveta staršev, obravnavane na seji in vključene v zapisnike sej, ki si jih lahko prosilec ogleda na spletnih straneh organa (z navedbo spletne strani). Ob tem je navedel, da je vse zapisnike kot član Sveta zavoda od 7. 2. 2017 in Sveta staršev od 2016/2017 že tako prejel, kot vsi drugi člani. Nadalje je navedel, da nima pregleda nad vsemi prejetimi pripombami, predlogi, pobudami in dopisi, ki so bili naslovljeni na Svet zavoda organa in Svet staršev organa ter oba predsednika. Glede celotne zahtevane dokumentacije pod alinejami 2 – 5 je tako ugotovil, da ne hrani zahtevanih podatkov v obliki dokumenta, zadeve, dosjeja, registra, evidence ali drugega dokumentarnega gradiva, saj tega ni dolžan hraniti, zato se zahtevani dokumenti ne štejejo med informacije javnega značaja, kot to določa prvi odstavek 4. člena ZDIJZ. Navedel je tudi, da ne obstaja nikakršna pravna podlaga, ki bi zavezovala organ, da bi zbiral medsebojno komunikacijo med organom ter obema svetoma organa in njihovima predsednikoma/predsednicama, zato tudi v tem delu ugotavlja, da ne hrani zahtevanih podatkov obliki dokumenta, zadeve, dosjeja, registra, evidence ali drugega dokumentarnega gradiva, kar pomeni, da se v skladu s prvim odstavkom 4. člena ZDIJZ ne morejo hraniti kot informacije javnega značaja. Dodal je tudi, da je prosilcu v dopisu z dne 27. 8. 2020 pojasnil, da bi lahko kot član sveta predlagal uvrstitev dodatnih točk na dnevni red seje, če je bil mnenja, da predsedujoči pri določitvi dnevnih redov niso upoštevali vseh prejetih pripomb, predlogov, pobud in dopisov, v skladu z določbami obeh poslovnikov. Ker je organ posredoval prosilcu povezavo do spletnih strani organa, kjer so zapisniki sej Sveta zavoda in Sveta staršev objavljeni, je mnenja, da je prosilcu delno ugodil, saj so v zapisnikih objavljene in zapisane pripombe, predlogi, pobude in dopisi, ki so bili obravnavani pri obeh organih šole. Organ pa sicer nima vpogleda v dejansko stanje, ali so bili od 1. 9. 2017 obravnavane prav vse pripombe, predlogi, pobude in dopisi, ki so prišli do predsednikov obeh organov.

 

Prosilec je zoper odločbo organa vložil pritožbo z dne 10. 9. 2020, ker meni, da mu organ ni omogočil dostopa do dokumenta, ki ga je zahteval, in ker meni, da mu dostopa ni omogočil na zahtevan način. Navedel je, da mu je organ od zahtevanih dokumentov posredoval samo zapisnike, pa še te mu ni posredoval v elektronski obliki, ampak v papirni. Glede ostalih dokumentov mu je zavrnil dostop z navedbo, da zahtevanih podatkov ne hrani v obliki dokumenta, zadeve, dosjeja, registra, evidence ali drugega dokumentarnega gradiva, saj tega ni dolžan voditi in hraniti. Namesto tega ga je organ napotil na ogled zapisnikov sej obeh organov. Mnenja je, da je organ neupravičeno zavrnil njegovo zahtevo, saj se ta ni nanašala na zapisnike sej, ampak na prejete pripombe, predloge, pobude in dopise, naslovljene na Svet zavoda in Svet staršev in/ali njegovega predsednika/predsednico ter komunikacijo med organom in svetoma oziroma njunima predsednikoma/predsednico. Zahteva se namreč ni nanašala samo na posredovanje tistih vsebin, ki so bile štete kot relevantne in obravnavane na sejah, ni niti resnična niti ustrezna. Z zavrnitvijo dostopa do zahtevanih dokumentov je tako organ onemogočil pregled na tem, kaj je bilo naslovljeno na Svet zavoda in Svet staršev ter vodstvo teh organov, kaj pa je bilo dejansko obravnavano na sejah. Na ta način je organ npr. preprečil možnost preverjanja oziroma kontrole »ocenjevanja relevantnosti« prejetih vsebin. Dejstvo je, da vseh prejetih pripomb, predlogov, pobud in dopisov Svet zavoda in Svet staršev nista obravnavala, oziroma jih ni najti v zapisnikih sej. Tudi sam je namreč poslal šoli kak tak dokument, a obravnave njegove vsebine ni moč najti v zapisnikih. Kljub navedbi organa, da je kot član imel vso pravico do podaje predloga, kaj se naj na sejah obravnava, se zdi, da njegovi predlogi niso uspeli »prestati sita relevantnosti«. Zavrnitev organa onemogoča pregled nad tem, koliko je bilo takšnih predlogov in ugotavljanje, kje, kdaj in zakaj so obstali. Ravnanje organa se zdi v nasprotju z 2. členom ZDIJZ, po katerem naj bi se organi prizadevali za čim večjo obveščenost javnosti o svojem delovanju. Navedba organa, da je kot član Sveta zavoda in Sveta staršev prejel osnutke določenih zapisnikov in imel možnost predlagati uvrstitev dodatnih točk dnevnega reda na seje organov, nima z obravnavo njegove zahteve za dostop do informacij javnega značaja nobene zveze. Zahteve namreč ni podal kot član Sveta zavoda ali Sveta staršev, poleg tega pa je organ dolžan zahtevo vsakega prosilca obravnavati enako, saj lahko dostop do informacij javnega značaja zahteva kdorkoli.

 

Organ po prejemu pritožbe izpodbijane odločbe ni nadomestil z novo ter je pritožbo prosilca, kot dovoljeno, pravočasno in vloženo s strani upravičene osebe, z dopisom št. 090- 8/2020 z dne 15. 9. 2020, poslal v pristojno odločanje IP. Pritožbi je priložil dokumente predmetnega postopka.

 

Na poziv IP, št. 090-202/2020/2 z dne 24. 9. 2020, je organ IP posredoval odgovor z dne 28. 9. 2020.  Navedel je, da je večina pobud, predlogov oziroma pripomb, ki so obravnavane na sejah Sveta zavoda in Sveta staršev, podanih ustno, na samih sejah (kot to izhaja npr. iz zapisnika Sveta staršev z dne 9. 1. 2018). Tak način dela je ustaljen tudi na drugih šolah in vrtcih. Tudi npr. glede zapisa v zapisniku Sveta staršev z dne 14. 2. 2019 je navedel, da je šlo za komunikacijo preko e-asistenta med starši in njihovimi predstavniki v zvezi s šolo v naravi in da je bil ravnatelj seznanjen le z utripom iz te komunikacije. Insertov komunikacije organ ne hrani, saj ni bil njen naslovnik, ker je šlo za komunikacijo med samimi starši. Glede pobude za revizijo, ki izhaja iz zapisa Sveta zavoda z dne 25. 2. 2020, pa je navedel, da je bila prebrana na seji in da je bilo ugotovljeno, da je bila obravnavana že predhodno.

 

Na poziv IP št. 090-202/2020/5 z dne 28. 9. 2020 je organ 29. 9. 2020 posredoval IP določene dokumente, shranjene v e-pošti na naslovu organa, ravnatelja in predsednice Sveta zavoda. Glede zahtevane medsebojne komunikacije med organom in Svetom zavoda organa (oziroma predsednico Sveta zavoda), ter med organom in Svetom staršem (oziroma predsednikom/predsednico Sveta staršev) pa je organ 1. 10. 2020 ponovno navedel, da s takšnimi dokumenti ne razpolaga v materializirani obliki.

 

Pritožba je delno utemeljena.

 

Meje preizkusa s strani pritožbenega organa

 

IP kot organ druge stopnje je v skladu z 247. členom ZUP dolžan preizkusiti odločbo v delu, v katerem jo pritožnik izpodbija, prvostopenjsko odločbo preizkusi v mejah pritožbenih navedb, po uradni dolžnosti pa preizkusi, ali ni prišlo v postopku na prvi stopnji do bistvenih kršitev postopka in ali ni bil prekršen materialni zakon.

 

IP uvodoma ugotavlja, da prosilec izpodbija odločbo organa, ker meni, da ni prejel vseh zahtevanih informacij in da posredovanih informacij ni prejel v zahtevani obliki. Povedano drugače, prosilec je vložil pritožbo na podlagi določbe drugega odstavka 27. člena ZDIJZ, v skladu s katero ima prosilec pravico do pritožbe, ker meni, da informacija, s katero se je seznanil, ni informacija javnega značaja, ki jo je navedel v zahtevi, in da posredovanih dokumentov ni prejel v obliki, ki jo je zahteval v skladu z drugim in četrtim odstavkom 17. člena ZDIJZ. 

 

Nadalje IP ugotavlja, da v obravnavanem primeru ni sporno, da je organ zavezanec po ZDIJZ. Organ je namreč javni zavod, katerega ustanoviteljica je Mestna občina Kranj, kar izhaja iz Poslovnega registra Slovenije[1] in Odloka o ustanovitvi javnega vzgojno-izobraževalnega zavoda Osnovne šole Stražišče Kranj[2]. Iz  Registra zavezancev za dostop do informacij javnega značaja pa izhaja, da je organ zavezan po ZDIJZ kot druga oseba javnega prava, torej po prvem odstavku 1. člena ZDIJZ.

 

Ker je med drugim sporno, ali organ razpolaga z vsemi zahtevanimi dokumenti v materializirani obliki, se IP v nadaljevanju opredeljuje najprej do tega vprašanja, in sicer, ali organ razpolaga v materializirani obliki:

- s pripombami, predlogi, pobudami in dopisi, ki so bili naslovljeni na Svet zavoda in Svet staršev oziroma predsednika/predsednica teh organov, in sicer od 1. 9. 2017 do dneva vložitve zahteve;

- z dokumenti, vezanimi na medsebojno komunikacijo med organom in Svetom zavoda ter Svetom staršev oziroma med organom in predsednikom/predsednico teh organov, in sicer od 1. 9. 2017 do dneva vložitve zahteve.

Prosilec je sicer zahteval podatke do dneva priprave dokumentacije, zato IP pred nadaljnjo obrazložitvijo poudarja, da so organi v skladu z določbami ZDIJZ dolžni odločati o dokumentih oziroma o podatkih, s katerimi so razpolagali v času vložitve zahteve.

 

Informacija javnega značaja

 

Informacija javnega značaja je na podlagi določbe 4. člena ZDIJZ informacija, ki izvira iz delovnega področja organa, nahaja pa se v obliki dokumenta, zadeve, dosjeja, registra, evidence ali drugega dokumentarnega gradiva, ki ga je organ izdelal sam, v sodelovanju z drugim organom, ali pridobil od drugih oseb. Iz definicije informacije javnega značaja torej izhajajo trije osnovni pogoji, ki morajo biti izpolnjeni kumulativno (hkrati), in sicer:

1. informacija mora izvirati iz delovnega področja organa,

2. organ mora z njo razpolagati,

3. nahajati se mora v materializirani obliki.

 

Iz določbe prvega odstavka 4. člena v zvezi s prvim odstavkom 1. člena ZDIJZ tako izhaja, da informacijo javnega značaja lahko predstavlja le dokument, ki ga je organ v okviru svojega delovnega področja že izdelal oziroma pridobil in ga še ni posredoval naprej oziroma uničil. Gre za pogoj, ki je v teoriji poznan kot »kriterij materializirane oblike« in ga navaja že organ v izpodbijani odločbi. Zavezanci po ZDIJZ so torej dolžni omogočiti dostop le do že obstoječih informacij in niso dolžni ustvariti novega dokumenta ali ga (ponovno) pridobiti, če z njim v času zahteve ne razpolagajo (več). Zavezanci tako niso dolžni zbirati informacij, opravljati raziskav ali analizirati podatkov, da bi zadostili zahtevi prosilca, torej niso dolžni izdelati, predelati ali spremeniti (dograditi) informacij, s katero razpolagajo. Pojasnila, odgovori na konkretno zastavljena vprašanja, razne obrazložitve, komentarji in podobno tako ne predstavljajo informacij javnega značaja, zato zavezanci niso dolžni odgovarjati na vprašanja, s katerimi se od zavezanca pričakuje pojasnila, mnenja in podobno.

 

Upoštevaje predhodno navedeno, predmet zahteve prosilca in dokumente, ki jih je organ posredoval IP, je IP ugotovil:

  1. Organ razpolaga v materializirani obliki s posameznimi pripombami, predlogi, pobudami in dopisi, vezanimi na delo obeh organov, ki so bili naslovljeni na Svet zavoda organa oziroma Svet staršev organa in/ali njegovega predsednika/predsednico, nanašajo pa se na obdobje od 1. 9. 2017 do dneva vložitve zahteve, in sicer:
  • e-sporočilo … z dne 7. 10. 2018, 21:40 (v zvezi z osnutkom zapisnika 7. seje Sveta zavoda),
  • e-sporočilo … z dne 29. 12. 2018, 4:03 (v zvezi s 6. dopisno sejo Sveta zavoda);
  • e-sporočilo … z dne 19. 2. 2019, 9:57 (v zvezi z gradivom za 8. sejo Sveta zavoda);
  • e-sporočilo … z dne 26. 2. 2019, 1:54 (v zvezi z zapisnikom 8. seje Sveta zavoda);
  • e-sporočilo … z dne 5. 3. 2019, 10:02 (v zvezi z osnutkom zapisnika 8. seje Sveta zavoda);
  • e-sporočilo … z dne 16. 6. 2019, 22:46 (v zvezi z osnutkom zapisnika 9. seje Sveta zavoda);
  • e-sporočilo … z dne 19. 1. 2020, 21:55 (v zvezi z gradivom za 8. dopisno sejo Sveta zavoda);
  • e-sporočilo … z dne 23. 2. 2020, 21:33 (v zvezi z gradivom za 11. sejo Sveta zavoda);
  • e-sporočilo … z dne 9. 3. 2020, 22:50 (v zvezi z osnutkom zapisnika 11. seje Sveta zavoda);
  • e-sporočilo … z dne 6. 2. 2020, 21:20 (v zvezi z 2. sejo Sveta staršev).

Prav tako organ razpolaga v materializirani obliki s pripombami, predlogi, pobudami in dopisi, ki izhajajo iz zapisnikov Sveta zavoda in Sveta staršev, in so objavljeni na spletnih straneh organa. Ob tem IP poudarja, da je treba tudi te pobude, pripombe in predloge šteti kot informacije, ki so predmet zahteve, upoštevaje pojem informacije javnega značaja po prvem odstavku 4. člena ZDIJZ in predmet zahteve.

  1. Organ ne razpolaga v materializirani obliki z dokumenti, vezanimi na medsebojno komunikacijo med organom in Svetom zavoda organa (oziroma predsednikom/predsednico  Sveta zavoda) ter med organom in Svetom staršev organa (oziroma predsednikom/predsednico Sveta staršev), in sicer za obdobje od 1. 9. 2017 do dneva vložitve zahteve.

 

Navedeno pomeni, da pri dokumentih, s katerimi organ ne razpolaga in je iz tega razloga prosilcu zavrnil dostop, niso izpolnjeni vsi pogoji za informacijo javnega značaja, zato je treba pritožbo prosilca v tem delu zavrniti. IP namreč nima nobenega utemeljenega razloga, da ne bi sledil obrazložitvi organa. Temu prepričanju IP pritrjuje dejstvo, da je organ na poziv IP ponovno preveril obstoj zahtevanih dokumentov ter določene posredoval naknadno. Prav tako odločitvi IP pritrjuje dejstvo, da je organ posredoval prosilcu zahtevane zapisnike Upravnega odbora Šolskega sklada in ga napotil na svoje spletne strani, kjer so objavljeni zapisniki Sveta zavoda in Sveta staršev z zahtevanimi pripombami, predlogi, dopisi oziroma pobudami. Prav tako je mogoče slediti navedbi organa, da nima pregleda nad vsemi prejetimi pripombami, predlogi, pobudami in dopisi, ki so bili naslovljeni na Svet zavoda in Svet staršev organa oziroma na predsednika/predsednico teh organov, razen seveda s tistimi, ki so bili dani na seji in bili tudi zapisani. Ob tem IP pripominja, da je glede dela sveta staršev, ki ga sestavljajo predstavniki posameznih razredov, splošno znano, izhaja pa tudi iz navedb organa, da starši praviloma posredujejo svoje predloge, pripombe, pobude oziroma dopise neposredno predsedniku/predsednici Sveta staršev in predstavnikom razreda, bodisi ustno ali pisno po elektronski pošti na e-naslov posameznega predstavnika, in ne organu. Tudi pri delu Sveta zavoda je lahko posamezni predstavnik tisti, ki prenaša pripombe, predloge, pobude, želje,…, ali pa so naslovljene na samega predsednika sveta zavoda. Iz Poslovnika o delu sveta javnega vzgojno-izobraževalnega zavoda Osnovna šola Stražišče Kranj[3] tako izhaja, da predloge za obravnavo na seji sveta zavoda in predloge sklepov predložijo predlagatelji predsedniku sveta zavoda v pisni obliki najkasneje 15 dni pred sklicem naslednje seje (tretji odstavek 40. člena). Navedeni poslovnik pa določa tudi, da dnevni red vsake seje obvezno vsebuje točko »Pobude, predlogi in vprašanja« (49. člen), ki je torej namenjena raznim pripombam, predlogom, pobudam,... IP je sledil tudi navedbi organa, da predmetnih dokumentov ni dolžan hraniti. IP je tako vpogledal v Pravilnik o dokumentaciji v osnovni šoli s prilogo[4] in ugotovil, da ta ne določa, da bi bil organ dolžan voditi in arhivirati dokumentacijo, ki se nanaša na pripombe, predloge, pobude in dopise, pa tudi medsebojno komunikacijo med organom in Svetom zavoda organa (oziroma predsednikom/predsednico  Sveta zavoda) ter med organom in Svetom staršev organa (oziroma predsednikom/predsednico Sveta staršev). Iz priloge k temu pravilniku pa izhaja, da vodi organ zapisnike o sejah strokovnih aktivov z vsebino, ki obsegajo kraj, datum in čas seje, naziv organa, prisotni, dnevni red, navedbo razprave in sklepov.

 

Smisel dostopa do informacij javnega značaja je treba iskati v javnem in odprtem delovanju organa, preko katerega se lahko preizkusi tudi pravilnost in zakonitost delovanja, vendar pa je treba upoštevati, da se lahko zagotovi prost dostop zgolj do informacij, ki dejansko že obstajajo. IP tako poudarja, da pritožbeni postopek pred IP ne more biti namenjen prisili ustvarjanja ali pridobivanja informacij ali ugotovitvi, da bi določene informacije pri organu morale obstajati. IP je namreč organ, ki je, na podlagi prvega odstavka 2. člena ZInfP, pristojen za odločanje o pritožbi zoper odločbo, s katero je organ zavrgel ali zavrnil zahtevo ali drugače kršil pravico do dostopa ali ponovne uporabe informacije javnega značaja ter v okviru postopka na drugi stopnji tudi za nadzor nad izvajanjem zakona, ki ureja dostop do informacij javnega značaja, in na njegovi podlagi izdanih predpisov. Zato IP, skladno z načelom zakonitosti, organu ne more naložiti, naj prosilcu posreduje podatke oziroma dokumente, s katerimi v času zahteve ni razpolagal. Slednje velja še posebej za dostop do dokumentov, ki naj bi nastali po vložitvi zahteve prosilca.

 

Ker presojana e-sporočila s prilogami, iz katerih izhajajo zahtevani podatki, obsegajo določene osebne podatke, se IP v nadaljevanju opredeljuje še do izjeme po 3. točki prvega odstavka 6. člena ZDIJZ.

 

Izjema varstva osebnih podatkov

 

Organ na podlagi določbe 3. točke prvega odstavka 6. člena ZDIJZ zavrne dostop do zahtevanih informacij, če se zahteva nanaša na osebni podatek, katerega razkritje bi pomenilo kršitev varstva osebnih podatkov v skladu z zakonom, ki ureja varstvo osebnih podatkov. Ugotoviti pa gre, da se je 25. 5. 2018 začela uporabljati Uredba (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov)[5], ki predstavlja tisti pravni akt, ki ureja varstvo osebnih podatkov in v določenih delih zamenjuje Zakon o varstvu osebnih podatkov (v nadaljevanju: ZVOP-1)[6]. V določenih delih se torej ZVOP-1 ne uporablja več. Ob tem je mogoče ugotoviti, da predmetna uredba bistveno ne spreminja definicije upravljavca in obdelovalca osebnih podatkov in ne definicije osebnega podatka ter ne spreminja definicije javnega in zasebnega sektorja.

 

Upoštevaje definicijo osebnega podatka je IP ugotovil, da zahtevani dokumenti obsegajo posamezne osebne podatke, kot so imena in priimki posameznikov, njihove e-naslove, besedila, ki predstavljajo njihova mnenja, pobude, predloge in pripombe, pa tudi podatke, ki kažejo na določene osebne okoliščine posameznika. IP je tako preveril še, ali je za njihovo obdelavo (posredovanje podatkov prosilcu oziroma javnosti) podana ustrezna pravna podlaga.

 

Obdelava osebnih podatkov je zakonita, če je podana ena od pravnih podlag, ki jih določa Splošna uredba o varstvu podatkov v prvem odstavku člena 6. Ker organ spada med upravljavce in obdelovalce osebnih podatkov, ki sodijo v javni sektor, veljajo zanj naslednje pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov:

(a) posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov (kadar ne gre za izvajanje javnih nalog);

(b) obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;

(c) obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;

(e) obdelava je potrebna za opravljanje naloge v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu.

 

Upoštevaje navedeno je mogoče v obravnavanem primeru ugotoviti, da je podana pravna podlaga za obdelavo določenih osebnih podatkov javnih uslužbencev organa ter predsednika/predsednice in članov Sveta staršev in Sveta zavoda organa. Pravno podlago za njihovo obdelavo namreč predstavlja določba 1. alineje tretjega odstavka 6. člena ZDIJZ. Le-ta določa, da se ne glede na obstoj izjeme (osebni podatek) dostop dovoli, če gre za podatke, povezane s porabo javnih sredstev, ter podatke, povezane z opravljanjem javne funkcije ali delovnega razmerja javnega uslužbenca. Gre za t.i. izjemo od izjem, ki se nanaša na absolutno javne podatke.

 

Sestavo sveta zavoda ureja Zakon o organizaciji in financiranju vzgoje in izobraževanja (v nadaljevanju ZOFVI)[7]. Ta v prvem odstavku 46. člena določa, da svet javnega vrtca oziroma šole sestavljajo: trije predstavniki ustanovitelja, pet predstavnikov delavcev in trije predstavniki staršev. Če je ustanovitelj šole država, pa je v svetu eden izmed članov predstavnikov ustanovitelja predstavnik lokalne skupnosti, na območju katere ima šola sedež, ali več lokalnih skupnosti, če se le-te tako sporazumejo (peti odstavek 46. člena ZOFVI). Poleg tega pristojnosti članov sveta zavoda v skladu s 48. členom ZOFVI in 30. člena Zakona o zavodih[8], sodijo v okvir oblastnega delovanja javnega zavoda.

 

Sestavo sveta staršev in njegove pristojnosti pa ureja ZOFVI v 66. členu. Ta med drugim določa, da se za organizirano uresničevanje interesa staršev v javnem vrtcu oziroma šoli oblikuje svet staršev, tehnično in finančno podporo za delovanje sveta staršev pa zagotavlja vrtec oziroma šola. Določa pa tudi, da je svet staršev sestavljen tako, da ima v njem vsak oddelek po enega predstavnika, ki ga starši izvolijo na roditeljskem sestanku oddelka.

 

IP pojasnjuje še, da posamezniki, ki so člani sveta zavoda oziroma sveta staršev, v organu ne zastopajo svojih osebnih interesov, temveč opravljajo javnopravne naloge, delujejo torej v imenu in za račun organa (sveta zavoda oziroma sveta staršev). Povedano drugače, predsednik/predsednica in člani sveta zavoda oziroma sveta staršev so z imenovanjem določeni za opravljanje javne funkcije. Ob tem IP pripominja, da velja enako tudi za člane upravnega odbora šolskega sklada. ZOFVI v tretjem odstavku 135. člena namreč določa, da sklad upravlja upravni odbor, ki ima predsednika in šest članov, od katerih so najmanj trije predstavniki šole. Svet staršev imenuje upravni odbor. Predstavnike šole predlaga svet šole. Gre torej za člane, ki so v omenjeni upravni odbor imenovani in potem takem delujejo v imenu in za račun organa.

 

Upoštevaje navedeno IP meni, da imena in priimki članov Sveta zavoda in Sveta staršev organa, pa tudi besedila, ki predstavljajo njihova mnenja, pobude, predloge, pripombe in dopise, vezane na opravljanje njihove funkcije v teh organih, ne predstavljajo varovanih osebnih podatkov, saj so ti podatki povezani z opravljanjem javne funkcije (1. alineja tretjega odstavka 6. člena ZDIJZ). Enako velja za imena in priimke zaposlenih v organu, ki je javni zavod (podatki o porabi javnih sredstev ali podatki povezani z opravljanjem delovnega razmerja javnega uslužbenca). O dostopu do teh podatkov je IP odločil v 1. točki izreka te odločbe.

 

Navedeno pa ne velja za druge osebne podatke, ki jih vsebujejo presojani dokumenti. Prosto dostopni tako niso e-naslovi. To velja tako za predsednika/predsednico in člane Sveta zavoda oziroma Sveta staršev organa, in tudi javne uslužbence. Da službene telefonske številke in elektronski naslovi niso prosto dostopni podatki, je IP odločil že večkrat ter o tem izdal tudi neobvezujoča mnenja.[9] Če organ objavi te podatke, to pomeni, da je skladno z drugim odstavkom 106. člena ZVOP-1 sam presodil, da gre za informacije javnega značaja, ki so zaradi pomembnosti dela za namene poslovanja s strankami prosto dostopne. Varovani pa so tudi podatki, ki kažejo na določene osebne okoliščine posameznika. IP je tako zavrnil dostop do podatkov, iz katerih izhajajo osebna mnenja (e-sporočilo z dne 16. 6. 2019, osnutek zapisnika 9. seje Sveta zavoda), pa tudi do podatkov, ki kažejo na določene okoliščine posameznika (osnutki zapisnikov 7., 8. in 9. seje Sveta zavoda, dopis k 2. seji Sveta staršev). Dostop do teh je IP zavrnil z 2. točko izreka te odločbe. Ker IP ni našel pravne podlage za njihovo razkritje, je odločil, da jih je organ ob posredovanju dokumentov prosilcu dolžan prekriti.

 

IP je tako odločil o delnem dostopu do zahtevanih dokumentov, o katerih je odločil v 1. točki izreka te odločbe, v skladu s 7. členom ZDIJZ in prvim odstavkom 19. člena Uredbe o posredovanju in ponovni uporabi informacij javnega značaja[10]. Organ je dolžan posredovati prosilcu presojane dokumente na način, da se izloči podatki, ki predstavljajo izjemo po 3. točki prvega odstavka 6. člena ZDIJZ.

 

Drugih izjem od dostopa, kot jih določa ZDIJZ, IP po uradni dolžnosti ni ugotovil.

 

Način seznanitve z zahtevano informacijo

 

Prosilec ima, na podlagi 17. člena ZDIJZ, sam pravico določiti, na kakšen način se želi seznaniti z zahtevano informacijo, zaradi česar organ praviloma nima nikakršne pravice prosilcu odreči pravice do oblike, v kateri želi prejeti zahtevano informacijo. Edino omejitev, ki vpliva na obliko informacije, predstavlja določba drugega odstavka 25. člena ZDIJZ, po kateri lahko prosilec dobi samo vpogled v informacijo, ki je zavarovana skladno z zakonom, ki ureja avtorsko pravico. Drugi odstavek 27. člena ZDIJZ določa, da ima prosilec pravico do pritožbe tudi v primeru, če ne dobi informacije v obliki, ki jo je zahteval. Iz navedenega izhaja, da ima prosilec pravno varovano pravico izbrati, na kakšen način se želi seznaniti z vsebino zahtevane informacije (fotokopija, prepis, vpogled, elektronski zapis). Povedano drugače, v obravnavanem primeru ne gre za avtorsko varovana dela, zato ni na organu, da določi prosilcu način seznanitve z zahtevanimi informacijami. Prosilec je zahteval predmetne dokumente v elektronski obliki, zato je organ dolžan to upoštevati. Tudi če se zahtevani dokumenti ne nahajajo v elektronski obliki, jih je organ dolžan v takšno obliko pretvoriti, če ima za to tehnične možnosti, in organ jih v obravnavanem primeru nedvomno ima.

 

V zvezi z zahtevo prosilca, da mu organ posreduje zahtevane dokumente na njegov e-naslov, pa IP poudarja, da ZDIJZ določa kot eno od oblik posredovanja elektronski zapis, ki pa nujno ne predstavlja posredovanja dokumentov na elektronski naslov prosilca. Posredovanje »elektronskega zapisa« namreč lahko obsega tudi posredovanje fizičnega nosilca podatkov, kjer so podatki zabeleženi v elektronski obliki.

 

V zvezi z napotilom organa na njegove spletne strani, kjer se nahajajo zapisniki, ki vključujejo zahtevane predloge, pobude, pripombe in dopise, IP navaja, da je takšno postopanje organa v skladu z ZDIJZ. Na podlagi petega odstavka 6. člena ZDIJZ lahko namreč organ ne posreduje prosilcu zahtevane informacije, ki je dostopna v prosto dostopnih javnih evidencah ali na drug način že enostavno javno dostopna (objava v uradnem glasilu, publikacijah organa, medijih, strokovni literaturi, svetovnem spletu in podobno), in mu posreduje samo napotilo, kje se informacija nahaja. IP je pregledal spletne strani organa in ugotovil, da so zapisniki Sveta zavoda in Sveta staršev organa prosto dostopni na spletnih straneh organa.[11] Povedano drugače, pritožbo prosilca, da ni prejel dokumentov, ki jih je zahteval, je treba glede zahtevanih podatkov, ki so objavljeni na spletnih straneh organa, zavrniti. IP ugotavlja, da organ ne razpolaga z drugimi dokumenti, ki bi ustrezali zahtevi prosilca, razen z objavljenimi, in temi, o katerih je odločil IP v 1. točki izreka te odločbe. Kot že navedeno, tudi objavljeni zapisniki obsegajo zahtevane pripombe, predloge, pobude in dopise.

 

IP pripominja še, da se sicer dostop do dokumentov na podlagi določb ZDIJZ nikoli ne presoja z vidika okoliščin posameznega prosilca, temveč z vidika vsebine samih informacij, ki so zahtevane. Pri presoji, ali lahko prosilec pridobi zahtevane dokumente, se je zato vedno treba vprašati, ali gre za informacije, ki bi jih lahko pridobil tudi kdorkoli drug, ki bi organu postavil isto zahtevo. V postopku po ZDIJZ je torej bistveno, da se odloča z učinkom erga omnes, kar pomeni, da je dokument, ki predstavlja prosto dostopno informacijo javnega značaja, dostopen vsakomur, pravni in fizični osebi, ne glede na pravni interes in osebni status. ZDIJZ torej kot pravilo postavlja enako in enotno uporabo določb zakona za vse. Organi so dolžni v skladu z ZDIJZ vsebinsko presoditi le, ali zahtevana informacija izpolnjuje pogoje za informacijo javnega značaja, in ali je prosto dostopna vsem, ne le prosilcu. IP se tako strinja s pritožbenimi navedbami prosilca, da je za postopek po ZDIJZ irrelevantno, če je prosilec posamezne dokumente prejel že kot član Sveta staršev oziroma Sveta zavoda. Ob tem pa IP poudarja še, da je pristojen odločati le o dostopu do zahtevanih informacij javnega značaja, ni pa pristojen presojati siceršnjega odločanja in postopanja zavezancev za dostop do informacij javnega značaja.

 

Sklepno

 

IP je tako na podlagi navedenih argumentov in pravnih podlag zaključil, da je pritožba prosilca delno utemeljena, zato je izpodbijano odločbo, na podlagi prvega odstavka 252. člena ZUP delno odpravil in v tem delu sam rešil zadevo, kot to izhaja iz 1. točke izreka te odločbe. Pritožbo prosilca pa je, na podlagi prvega odstavka 248. člena ZUP, zavrnil v delu, v katerem se je prosilec že lahko seznanil z zahtevanimi podatki, ki so prosto dostopni na spletnih straneh organa, pa tudi v delu, v katerem niso izpolnjeni pogoji za informacijo javnega značaja, in v delu, ki obsega varovane osebne podatke, kot to izhaja iz 2. točke izreka te odločbe.

 

Na podlagi petega odstavka 213. člena ZUP, ki se smiselno uporablja tudi za odločbo o pritožbi (prvi odstavek 254. člena ZUP), se v izreku odloči tudi o tem, ali so nastali stroški postopka. IP je ugotovil, da v tem postopku posebni stroški niso nastali (kot to izhaja iz točke 3. izreka te odločbe).

 

Ta odločba je v skladu s 30. točko 28. člena Zakona o upravnih taksah[12] oproščena plačila upravne takse.

 

Pouk o pravnem sredstvu:

Zoper to odločbo ni dovoljena pritožba, temveč je dopustno sprožiti upravni spor. Upravni spor se sproži s tožbo, ki se vloži v 30 dneh od vročitve te odločbe na Upravno sodišče, Fajfarjeva 33, Ljubljana. Tožba se vloži pri navedenem sodišču neposredno pisno ali pa se pošlje po pošti. Če se tožba pošlje priporočeno po pošti, se za dan izročitve sodišču šteje dan oddaje na pošto. Tožba z morebitnimi prilogami se vloži v najmanj treh izvodih. Tožbi je treba priložiti tudi to odločbo v izvirniku ali prepisu.

 

 

 

 

Postopek vodila:

Nataša Siter , univ. dipl. prav.

svetovalka IP

 

 

 

Informacijski pooblaščenec:

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.

informacijska pooblaščenka

 


[1] https://www.ajpes.si/

[2] https://www.uradni-list.si/glasilo-uradni-list-rs/vsebina/2008-01-3555/odlok-o-ustanovitvi-javnega-vzgojno-izobrazevalnega-zavoda-osnovne-sole-strazisce-kranj-uradno-precisceno-besedilo

[3] Sprejetega na 2. seji 7. 3. 2017.

[4] Uradni list RS, št. 61/12 in 51/13.

[5] Uredba (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Direktive 95/46/ES.

[6] Uradni list RS, št. 94/07- uradno prečiščeno besedilo.

[7] Uradni list RS, št. 36/08, 58/09, 64/09 – popr., 65/09 – popr., 20/11, 40/12 – ZUJF, 57/12 – ZPCP-2D, 47/15, 46/16, 49/16 – popr. In 25/17 – ZVaj.

[8] Uradni list RS, št. 12/91, 8/96, 36/00 – ZPDZC in 127/06 – ZJZP.

[9] Npr. Odločba IP št. 090-267/2017.

[10] Uradni list RS, št. 24/16.

[11] https://www.os-strazisce-kr.si/2017/01/08/zapisniki/

https://www.os-strazisce-kr.si/2017/01/08/svet-sole/

[12] Uradni list RS, št. 106/10 – uradno prečiščeno besedilo, 14/15 – ZUUJFO, 84/15 – ZZelP-J, 32/16 in 30/18 – ZKZaš.