Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Iskalnik po odločbah IP o dostopu do informacij javnega značaja

+ -
Datum: 14.01.2020
Naslov: prosilec - Občina Gorje
Številka: 090-266/2019
Kategorija: Ali dokument obstaja?
Status: Zavrnjeno


POVZETEK:

Prosilka je od organa zahtevala dostop do pogodb v zvezi z določeno transakcijo, razpisno dokumentacijo za izvedbo določenih del ter dokumente v zvezi s pravnim sporom glede mandata občinske svetnice. Organ je prosilki posredoval vso zahtevano dokumentacijo, s katero je razpolagal. Ker je prosilka iz posredovana dokumentacije razbrala, da bi morala obstajati še dodatna dokumentacija, je na IP naslovila pritožbo. IP je v pritožbenem postopku ugotovil, da so prosilkine navedbe o obstoju dodatne zahtevane dokumentacije neutemeljene.

 

ODLOČBA:

 

Številka: 090-266/2019/2

Datum: 14. 1. 2020

 

Informacijski pooblaščenec (v nadaljnjem besedilu IP) po informacijski pooblaščenki Mojci Prelesnik izdaja na podlagi 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05 in 51/07-ZUstS-A; v nadaljnjem besedilu ZInfP), tretjega in četrtega odstavka 27. člena Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (Uradni list RS, št. 51/06- uradno prečiščeno besedilo, 117/06 – ZDavP2, 23/14, 50/14, 19/15 – odl. US, 102/15 in 7/18; v nadaljnjem besedilu ZDIJZ) ter prvega odstavka 248. člena Zakona o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, št. 24/06 – UPB, 105/06 – ZUS-1, 126/07, 65/08, 8/10 in 82/13, v nadaljnjem besedilu ZUP) o pritožbi … (v nadaljnjem besedilu prosilka), z dne 22. 11. 2019, zoper odločbo Občine Gorje, Občinska uprava, Zgornje Gorje 6B, 4247 Zgornje Gorje (v nadaljnjem besedilu organ), št. 090-5/2019/5 z dne 15. 11. 2019, v zadevi dostopa do informacije javnega značaja, naslednjo

 

 

O D L O Č B O:

 

  1. Pritožba prosilke z dne 22. 11. 2019 zoper odločbo Občine Gorje, št. 090-5/2019/5 z dne 15. 11. 2019, se zavrne.
  1. V postopku reševanja te pritožbe niso nastali posebni stroški.

 

 

O b r a z l o ž i t e v:

 

Prosilka je na organ naslovila zahtevo za dostop do informacij javnega značaja z dne 2. 10. 2019, v kateri je zaprosila za fotokopijo dokumentov:

  1. pogodbo oz. namen transakcije z dne 18. 9. 2019, s katero je Občina Gorje Gasilski zvezi Bled – Bohinj plačala 22.085,11€;
  2. razpisno dokumentacijo, način pridobivanja ponudnika (po katerih kriterijih …), dokumentacijo najmanj treh ponudnikov za izvedbo dela, ponudbo izbranega podjetja, pogodbo z izvajalcem in račune v zvezi s plačili Občine Gorje Firmi 2 v letu 2018 6900€ (maj), 11870€ (junij), 5450€ (december) ter v letu 2019 2150€ (april), 10250€ (maj), 4300€ (junij), 4300€ (julij);
  3. koliko občinskega denarja je župan po pooblastilu zapravil v pravnem sporu glede mandata svetnice … (ne samo plačila odvetnika) in vse dokumente v zvezi s tem pravnim sporom.

 

Organ je z odločbo, št. 090-5/2019/5 z dne 15. 11. 2019, zahtevo prosilke delno zavrnil, ker z vsemi zahtevanimi dokumenti ne razpolaga. Pri tem je pojasnil, da iz določb ZDIJZ izhaja, da informacijo javnega značaja predstavlja samo dokument, ki že obstaja, je že ustvarjen oz. dokument, ki ga je v okviru svojega delovnega področja že izdelal oz. pridobil. Zavezanci po ZDIJZ so dolžni omogočiti dostop le do že obstoječih informacij in niso dolžni ustvariti novega dokumenta ali pridobiti oz. ustvariti dokumenta, ki ga v času zahteve nimajo. Kot je organ navedel v obrazložitvi, je najprej preveril, ali informacije, ki jih zahteva prosilka, obstajajo in ugotovil, da razpolaga s pogodbo oz. namenom transakcije Gasilski zvezi Bled – Bohinj (1. točka zahteve) ter z dokumenti v zvezi s pravnim poslom (pravilno pravnim sporom, op. IP) med občino in … (3. točka zahteve). Navedene informacije je organ 23. 10. 2019 prosilki tudi posredoval. V zvezi z dokumenti iz 2. točke zahteve je organ ugotovil, da ne razpolaga z razpisno dokumentacijo za projekt Odvajanje odpadnih vod v aglomeraciji Podhom, niti z informacijo o načinu pridobivanja ponudnikov, kot tudi ne z dokumentacijo najmanj treh ponudnikov, saj je bil izvajalec izbran po evidenčnem postopku.

 

Prosilka je 22. 11. 2019 zoper odločbo organa, št. 090-5/2019/5 z dne 15. 11. 2019 (v nadaljnjem besedilu izpodbijana odločba), vložila pritožbo, saj je ugotovila, da ji organ ni posredoval vseh informacij. Iz posredovanih dokumentov je razbrala, da obstajajo dodatni dokumenti. Tako je prosilka zatrjevala, da mora v zvezi z 2. točko zahteve poleg svetovalnih pogodb obstajati še dodatna dokumentacija: razpisna dokumentacija, način pridobivanja ponudnika (kriteriji ipd.), dokumentacija najmanj treh ponudnikov za izvedbo dela. V zvezi s 3. točko zahteve je prosilka zatrjevala, da manjkajo še: celoten izpis e- pošte, pošiljatelj … z dne 24. 1. 2019, skupaj z informacijo, komu je bila ta pošta poslana, pooblastilo osebi »…« za sprejem pošte in za informiranje v zadevi …, osnutki odgovorov Upravnemu sodišču od 28. do 31. 12. 2018 (kot razvidno iz računa odvetniške pisarne), zapisniki ali uradni zaznamki konference s stranko od 28. 12. 2018 do 4. 1. 2019 (kot razvidno iz računa odvetniške pisarne), osnutek predloga upravni enoti 4. 1. 2019 (kot razvidno iz računa odvetniške pisarne), odgovor organa na e-pošto …, odgovor glede ravnanja v zadevi … 10. 5. 2019 (kot razvidno iz računa odvetniške pisarne), zapisniki ali uradni zaznamki oz. korespondenca s stranko 13. 6. 2019 (kot razvidno iz računa odvetniške pisarne), dopis stranki v zvezi z odgovorom na pritožbo … 20. 5. 2019 (kot razvidno iz računa odvetniške pisarne), uradni zaznamek o telefonski konferenci s stranko v zadevi … (2x) (kot razvidno iz računa odvetniške pisarne), dopis stranki po e-pošti 31. 5. 2019 (kot razvidno iz računa odvetniške pisarne) ter mnenje glede nadaljnjega postopanja v zadevi … 31. 5. 2019 (kot razvidno iz računa odvetniške pisarne).

 

Organ odločbe po prejemu pritožbe ni nadomestil z novo, zato jo je na podlagi 245. člena ZUP z dopisom, št. 090-5/2019-9 z dne 9. 12. 2019, odstopil v reševanje IP, kot dovoljeno, pravočasno in vloženo s strani upravičene osebe.

 

Pritožba ni utemeljena.

 

IP je pritožbo prosilke kot pravočasno, dovoljeno in vloženo po upravičeni osebi vzel v obravnavo. Kot organ druge stopnje je skladno z 247. členom ZUP izpodbijano odločbo organa preizkusil v delu, v katerem jo je prosilka izpodbijala, in v mejah njenih pritožbenih navedb. Po uradni dolžnosti je preizkusil, ali ni v postopku na prvi stopnji prišlo do bistvenih kršitev postopka in ali ni bil prekršen materialni zakon.

 

Organ je zahtevo prosilke delno zavrnil, ker z vsemi zahtevanimi dokumenti ne razpolaga. Ker je prosilka prerekala, da ji organ ni posredoval vseh informacij in da obstajajo še dodatni dokumenti, je predmet tega pritožbenega postopka vprašanje, ali je organ prosilki posredoval vso zahtevano dokumentacijo, s katero razpolaga.

 

Iz prvega odstavka 1. člena ZDIJZ izhaja, da ZDIJZ ureja postopek glede dostopa do informacij javnega značaja, s katerimi organi že razpolagajo, torej ki že obstajajo. Informacija javnega značaja je po prvem odstavku 4. člena ZDIJZ informacija, ki izvira iz delovnega področja organa, nahaja pa se v obliki dokumenta, zadeve, dosjeja, registra, evidence ali drugega dokumentarnega gradiva (v nadaljnjem besedilu: dokument), ki ga je organ izdelal sam, v sodelovanju z drugim organom, ali pridobil od drugih oseb. ZDIJZ tako zagotavlja pravno varstvo le glede informacij, ki dejansko že obstajajo v materializirani obliki.

 

Organ je v postopku ugotovil, da v zvezi z zahtevano dokumentacijo razpolaga s sledečimi dokumenti, ki jih je 23. 10. 2019 tudi posredoval prosilki:

  • fotokopijo pogodbe oz. namen transakcije Gasilski zvezi Bled – Bohinj (1. točka zahteve) ter
  • dokumente v zvezi s pravnim sporom med občino in … (3. točka zahteve).

Iz dopisa, št. 090-5/2019-2 z dne 23. 10. 2019, s katerim je organ prosilki posredoval zahtevano dokumentacijo, je razvidno, da je organ prosilki posredoval tudi:

  • dve ponudbi za izvedbo del za projekt Odvajanje odpadnih vod v aglomeraciji Podhom (2. točka zahteve) ter
  • pogodbo z izvajalcem in račune v zvezi s plačili Firmi 2 (vse, kot je zahtevala).

 

V zvezi z 2. točko zahteve je organ ugotovil, da ne razpolaga z razpisno dokumentacijo za projekt Odvajanje odpadnih vod v aglomeraciji Podhom, niti z informacijo o načinu pridobivanja ponudnikov, kot tudi ne z dokumentacijo najmanj treh ponudnikov, saj je bil izvajalec izbran po evidenčnem postopku. Zakon o javnem naročanju (Uradni list RS, št. 91/15 in 14/18; v nadaljnjem besedilu ZJN-3) v 21. členu zapoveduje mejne vrednosti za uporabo zakona in določa, da se ta zakon uporablja za javna naročila, katerih ocenjena vrednost brez davka na dodano vrednost je enaka ali višja od 20.000 € za javno naročilo blaga ali storitev ali projektni natečaj oz. 40.000 € za javno naročilo gradenj. Ker je v zvezi z evidenčnimi naročili edina obveznost naročnika vodenje evidence o oddanih evidenčnih naročilih, IP ne dvomi v navedbe organa, da z razpisno dokumentacijo ne razpolaga. Prav tako ZJN-3 ne določa obveznosti sprejetja kakršnega koli internega akta v zvezi z evidenčnimi naročili, niti te obveznosti ne določa zakonodaja s področja javnih financ, zato IP ne dvomi v navedbe organa, da ne razpolaga z informacijo o načinu pridobivanja ponudnikov. Čeprav je prosilka zahtevala dokumentacijo najmanj treh ponudnikov za izvedbo del, ZJN-3 ne predpisuje števila ponudb, ki jih mora pridobiti naročnik za evidenčna naročila, zato IP ne dvomi v navedbe organa, da razpolaga le z dvema ponudbama (ki sta bili prosilki posredovani). Tudi v odgovoru IP, ki je predhodno vodil pritožbo zaradi molka organa (št. zadeve 0900-192/2019), z dne 15. 11. 2019 je organ navedel, da je prosilki poslal vse informacije in dokumentacijo, s katero razpolaga, z dokumenti, ki jih je prosilka naknadno navedla v pritožbi, pa da ne razpolaga.

 

Tudi v zvezi s 3. točko zahteve je organ navedel, da je prosilki 23. 10. 2019 posredoval vso dokumentacijo, s katero razpolaga, in v dopisu z dne 15. 11. 2019 še dodal, da z dokumenti, ki jih je prosilka naknadno navedla v pritožbi, ne razpolaga. Ob odstopu pritožbe je organ IP posredoval zahtevane dokumente, med drugim tudi vse dokumente zadeve, št. 709-0001/2019, ki se nanašajo na potrditev mandata članici občinskega sveta. Iz popisa zadeve, št. 709-0001/2019, je razvidno, da so v konkretni zadevi vodeni dokumenti od zaporedne številke 1 do 25. IP je na podlagi pregleda razpoložljivega dokumentarnega gradiva ugotovil, da so bili vsi dokumenti iz zadeve, št. 709-0001/2019, prosilki tudi posredovani. Prav tako so bili prosilki posredovani vsi dokumenti iz zadeve, št. 9000-9/2018, ki se nanaša na 1. redno sejo občinskega sveta Občine Gorje v mandatnem obdobju 2018 – 2022 in potrjevanje mandatov članov občinskega sveta, zaradi spora o mandatu občinske svetnice pa so zavedeni tudi v zadevi, št. 709-0001/2019, pod zap. št. 2. Po 32. členu Uredbe o upravnem poslovanju (Uradni list RS, št. 9/18), ki ureja način urejanja dokumentarnega gradiva, je določeno, da se delo organov dokumentira z ustreznim zapisom: dokumentom, zaznamkom ali pisarniško odredbo tako, da je mogoče delo pozneje pregledovati, preverjati njegovo pravilnost, pravočasnost in kakovost izvajanja, dokazovati dejstva in ohraniti zapise za znanost in kulturo ali za pravno varnost pravnih in fizičnih oseb. Delo v organu pa mora biti organizirano tako, da se vsako dokumentarno gradivo nemudoma evidentira. Prav tako je skladno z Uredbo o upravnem poslovanju treba evidentirati tudi elektronsko pošto. Po petem odstavku 35. člena Uredbe o upravnem poslovanju pošto v elektronski obliki, ki je naslovljena neposredno na javne uslužbence, ti pošljejo glavni pisarni. Takšno pošto lahko tudi sami evidentirajo, če se nanaša na obstoječo zadevo. To pomeni, da je treba vso elektronsko pošto, ki je pomembna za poslovanje organa, evidentirati tako, da dobi številko zadeve. Iz primerjave popisov obeh zadev, ki vsebujeta zaporedno številko vsakega dokumenta v zadevi, kratko vsebino dokumenta in datum dokumenta, ter posredovanimi dokumenti, ni dvoma, da je organ prosilki posredoval vse evidentirane dokumente. Iz vsega navedenega je IP zaključil, da nima razlogov za sum, da organ z zahtevanimi informacijami razpolaga, vendar jih ne želi v celoti ali delno posredovati (drugi odstavek 10. člena ZInfP), pri čemer bi tvegal uvedbo postopka o prekršku po prvem odstavku 15. člena ZInfP.

 

IP je ocenil, da so prosilkine navedbe o obstoju dodatne zahtevane dokumentacije neutemeljene. Kot je IP poudaril že v svoji odločbi, št. 090-15/2016/6 z dne 11. 3. 2013, organ (niti uradna oseba za dostop do informacij javnega značaja) nima pristojnosti, da bi pregledoval elektronski predal posameznega javnega uslužbenca ali funkcionarja. To pomeni, da niti organ niti IP nimata pooblastila, da bi posegla v komunikacijsko zasebnost posameznika z namenom, da se prepričata, ali bi določena elektronska pošta, ki je službene narave, morala biti evidentirana v sistem dokumentarnega gradiva, pa ni. S tem bi namreč posegli v ustavno zavarovano pravico do komunikacijske zasebnosti javnega uslužbenca (ali funkcionarja).

 

Glede zahteve po celotnem izpisu e- pošte skupaj s podatkom, komu je bila poslana, IP pojasnjuje, da so elektronski naslovi fizičnih oseb varovan osebni podatek skladno z Uredbo (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in prostem pretoku takih podatkov ter o razveljavitvi Direktive 95/46/ES (Uradni list Evropske unije, št. L 119 z dne 4. 5. 2106; v nadaljnjem besedilu Splošna uredba o varstvu podatkov)[1], ki se v Republiki Sloveniji uporablja neposredno. Ta določa, da se lahko osebni podatki obdelujejo, če za obdelavo osebnih podatkov in osebne podatke, ki se obdelujejo, obstaja ustrezna pravna podlaga. Določbe o dopustnih pravnih podlagah za obdelavo osebnih podatkov so vsebovane v členu 6. IP ni znana zakonska podlaga, ki bi v konkretnem primeru omogočala razkritje prejemnikov elektronskih sporočil v celoti. Za varovane osebne podatke se lahko štejejo tudi naslovi službene elektronske pošte, če jih organ ni posredoval javnosti in javno objavil, kot to določa drugi odstavek 106. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07 – uradno prečiščeno besedilo).

 

Ker IP nima razloga, da bi dvomil v navedbe organa, da preostali zahtevani dokumenti ne obstajajo, je pritožbo prosilke, na podlagi prvega odstavka 248. člena ZUP, kot neutemeljeno zavrnil.

 

Posebni stroški v tem postopku niso nastali (2. točka izreka te odločbe). Ta odločba je skladno s 30. točko 28. člena Zakona o upravnih taksah (Uradni list RS, št. 106/10 – UPB, 14/15 – ZUUJFO, 84/15 – ZZelP-J, 32/16 in 30/18 – ZKZaš) oproščena plačila upravne takse.

 

 

 

Pouk o pravnem sredstvu:

Zoper to odločbo ni dovoljena pritožba, pač pa se lahko sproži upravni spor. Upravni spor se sproži s tožbo, ki se vloži v 30 dneh od vročitve odločbe na Upravno sodišče RS, Fajfarjeva 33, 1000 Ljubljana. Tožba se lahko vloži pisno po pošti ali neposredno pri navedenem sodišču. Če se tožba pošlje priporočeno po pošti, se za dan izročitve sodišču šteje dan oddaje na pošto. Tožba z morebitnimi prilogami se vloži v najmanj treh izvodih. Tožbi je treba priložiti tudi to odločbo v izvirniku ali prepisu.

 

 

 

Postopek vodila:

Karolina Kušević, univ. dipl. prav.,

svetovalka IP

 

 

 

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,

informacijska pooblaščenka

 


[1] Glej tudi Popravek Splošne uredbe o varstvu podatkov (Uradni list Evropske unije, št. L 127 z dne 23. 5. 2018).