Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG
dekorativna slika

Iskalnik po odločbah IP o dostopu do informacij javnega značaja

+ -
Datum: 31.08.2020
Naslov: prosilec - Narodni muzej Slovenije
Številka: 090-150/2020
Kategorija: Ali dokument obstaja?
Status: Zavrnjeno


POVZETEK:

Organ je v izpodbijani odločbi zatrjeval, da ne razpolaga niti z zahtevanim podatkom o osebi, ki je avtorjem poročila omogočila dostop do personalne mape prosilke ter na kakšni pravni podlagi je bilo takšno dovoljenje dano, niti s seznamom oseb, ki jim je bil omogočen vpogled v personalno mapo prosilke. IP je v pritožbenem postopku ugotovil, da predmetni dostop do personalne mape ni bil izveden, in da organ tudi sicer ne vodi evidence vpogledov v personalne mape, zato je pritrdil ugotovitvi organa ter zavrnil pritožbo. IP je poudaril, da v postopku po ZDIJZ tudi nima pristojnosti, da bi organu naložil »izdelavo dokumenta, iz katerega bodo razvidne zahtevane informacije«, kot to predlaga prosilka v pritožbi.

 

ODLOČBA:

 

Številka: 090-150/2020/6

Datum: 31. 8. 2020

 

 

Informacijski pooblaščenec po informacijski pooblaščenki Mojci Prelesnik (v nadaljevanju IP) izdaja na podlagi tretjega odstavka 27. člena Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (Uradni list RS, št. 51/2006 – uradno prečiščeno besedilo, s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju ZDIJZ), 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, številka 113/2005 in 51/2007 – ZUstS-A, v nadaljevanju ZInfP) in prvega odstavka 248. člena ter prvega odstavka 252. člena Zakona o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, številka 24/2006 – uradno prečiščeno besedilo, s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju: ZUP), o pritožbi (v nadaljevanju prosilka), ki jo zastopa …, z dne 20. 7. 2020, zoper odločbo Narodnega muzeja Slovenije, Prešernova cesta 20, 1000 Ljubljana (v nadaljevanju organ), št. 4/2020-IJZ-1 z dne 2. 7. 2020, v zadevi dostopa do informacij javnega značaja, naslednjo

 

O D L O Č B O:

 

  1. Pritožba prosilke z dne 20. 7. 2020 zoper odločbo Narodnega muzeja Slovenije št. 4/2020-IJZ-1 z dne 2. 7. 2020 se zavrne.
  1. V postopku reševanja te pritožbe niso nastali posebni stroški.

 

 

O b r a z l o ž i t e v :

 

Prosilka je 4. 6. 2020 na organ naslovila zahtevo na podlagi ZDIJZ, v kateri je prosila, da ji organ v elektronski obliki pošlje:

  • evidenco prisotnosti prosilke na delovnem mestu ob sobotah, nedeljah in praznikih, ki jo je mogoče pridobiti z aktivacijo kartice zaposlenega za gibanje po stavbi organa;
  • podatek o osebi, ki je avtorjem Poročila OKR oddelka (…) omogočila dostop do personalne mape prosilke ter na kakšni pravni podlagi je bilo takšno dovoljenje dano;
  • seznam oseb, ki jim je bil omogočen vpogled v personalno mapo prosilke, podatek o osebi, ki je tem osebam omogočila vpogled ter na kakšni pravni podlagi jim je bil vpogled ter morebitna preslikava listin (in katerih) omogočena.

 

Organ je z odločbo št. 4/2020-IJZ-1 z dne 2. 7. 2020 zahtevi prosilke delno ugodil in v prvi točki izreka navedel, da se zahteva prosilke v delu, kjer le-ta zahteva, da ji organ omogoči dostop do dokumentov in informacij s podatkom o osebi, ki je avtorjem Poročila OKR oddelka omogočila dostop do personalne mape prosilke ter na kakšni pravni podlagi je bilo takšno dovoljenje dano in v delu, kjer le-ta zahteva seznam oseb, ki jim je bil omogočen vpogled v personalno mapo prosilke, podatek o osebi, ki je tem osebam omogočila vpogled ter na kakšni pravni podlagi jim je bil vpogled ter morebitna preslikava listin (in katerih) omogočena, zavrne. V obrazložitvi izpodbijane odločbe je organ povzel celotno zahtevo prosilke in pojasnil, da je ob pregledu zahteve ugotovil, da razpolaga z informacijo javnega značaja iz prve alineje glede evidence prisotnosti prosilke na delovnem mestu. Informacija obstaja za čas od 1. 1. 2006 do danes (izpis je do 29. 6. 2020). Zahtevi za dostop do informacije javnega značaja v tem obsegu je organ zato odobril ter informacijo poslal v obliki datoteke po e-pošti na naslov pooblaščenke prosilke. Organ je nato povzel prvi odstavek 4. člena ZDIJZ in pojasnil, da organ v zvezi z delom zahteve iz druge in tretje alineje, z vprašanji o osebi, ki je avtorjem Poročila OKR oddelka omogočila dostop do ali vpogled v personalno mapo prosilke in o seznamu oseb, ki jim je bil omogočen vpogled v personalno mapo prosilke, ne razpolaga z informacijo v obliki dokumenta, zadeve, dosjeja, registra, evidence ali drugega dokumentarnega gradiva, skratka da ne razpolaga z nobenim dokumentom s seznami oseb ali posameznimi osebami, ki naj bi prišli v stik s personalno mapo prosilke. Zahtevo za dostop do informacij javnega značaja iz druge in tretje alineje zahteve je organ zato zavrnil.

 

Dne 20. 7. 2020 je organ prejel pritožbo zoper odločbo št. 4/2020-IJZ-1 z dne 2. 7. 2020, v kateri je prosilka uvodoma navedla, na katerem delovnem mestu je zaposlena pri organu, ter da vlaga pritožbo zoper zavrnilni del (2. in 3. alineja zahteve) ter zahtevo za dopolnitev (1. alineja zahteve). V zvezi s pritožbo zoper zavrnilni del je prosilka opozorila na 4. člen Pravilnika o napredovanju zaposlenih v javnih zavodih na področju kulture, ki določa: »Podatki, pomembni za napredovanje, se hranijo v osebni mapi zaposlenega pri direktorju javnega zavoda, ki je dolžan zagotoviti pravilno uporabo teh podatkov in onemogočiti nepooblaščenim vpogled v osebno mapo. Podatke v osebni mapi je dovoljeno uporabljati le za določitev plačilnega razreda zaposlenega ali ugotavljanje zlorabe določb tega pravilnika. Pooblaščeni delavec, ki dopusti uporabo podatkov iz osebne mape v nasprotju z 2. odstavkom tega člena, je razrešen svoje funkcije, delavcu pa v primeru ugotovljene škode pripada pravična odškodnina.« Prosilka je navedla, da je nesporno, da je organ dovolil vpogled v in kopiranje listin iz njene personalne mape. Nesporno so bili to avtorji Poročila OKR oddelka (…), saj so bile listine iz personalne mape prosilke v kopiji del Poročila OKR. Nesporno je, da ti podatki niso bili uporabljeni le za določitev plačilnega razreda zaposlenega ali za ugotavljanje zlorabe določb tega Pravilnika. Prosilka je v 2. alineji zahteve zahtevala podatek o osebi, ki je pooblaščena, da odloča o vpogledih v personalne mape zaposlenih. Če to ni direktor javnega zavoda, je lahko le z njegove strani pooblaščena oseba. Okoliščina, da takšna informacija v obliki dokumenta ne obstaja, pa bi morala, ne more opravičevati zavrnitve prošnje po taki informaciji. Informacija javnega značaja je v takem primeru izjava direktorja zavoda v obliki odgovora na postavljeno vprašanje - torej navedba pooblaščenega delavca, ki odloča o uporabi podatkov iz personalne mape. Prosilka je v 3. alineji zahtevala podatek o seznamih oseb, ki so vpogledale v njeno personalno mapo in o pravni podlagi za vpogled. Osebni podatki zaposlenih so občutljivi osebni podatki in javni zavod kot delodajalec mora vršiti resen in skrben nadzor na zbiranjem teh podatkov ter še posebej nad njihovo uporabo in posredovanjem tretjim osebam, pri vsem tem pa je potrebno zagotoviti sledljivost, torej komu, kdaj in zakaj in na kakšni pravni podlagi so bili občutljivi osebni podatki javnega uslužbenca posredovani. Dejstvo je, da so bili opravljeni vpogledi v personalno mapo prosilke (avtorji Poročila OKR). Enako kot zgoraj, okoliščina, da takšna informacija v obliki dokumenta ne obstaja, pa bi morala, ne more opravičevati zavrnitve prošnje po taki informaciji. Informacija javnega značaja je v takem primeru izjava pooblaščenega delavca, ki odloča o uporabi podatkov iz personalne mape, v obliki odgovora na postavljeno vprašanje - seznam oseb, katerim je bil odobren vpogled v personalno mapo ter navedba pravne podlage. Iz obrazložitve napadene odločbe izhaja, da je bila zahteva prosilke zavrnjena iz razloga, ker organ s temi informacijami ne razpolaga v obliki dokumenta, zadeve, dosjeja, registra, evidence ali drugega dokumentarnega gradiva. Toda tudi organ sam pove, da ja informacija javnega značaja dokument, ki ga je organ izdelal sam, v sodelovanju z drugim organom ali pridobil od tretjih oseb. Torej, informacije javnega značaja so tudi izjave z zgoraj opisano vsebino. Prosilka pritožbenemu organu predlaga, da organu naloži izdelavo dokumenta, iz katerega bodo razvidne zahtevane informacije javnega značaja iz 2. in 3. alineje zahteve z dne 4. 6. 2020 prosilke. Če organ z zahtevanimi informacijami javnega značaja ne razpolaga, se pravi da organ ne vodi evidence kdo, kdaj zakaj in na kakšni pravni podlagi vpogleduje v personalne mape zaposlenih, pa naj pritožbeni organ v tem ravnanju prepozna kršitev, ter to pritožbo obravnava kot prijavo kršitve ter postopa temu ustrezno. Glede 1. alineje zahteve je prosilka navedla, da ji je organ posredoval evidence obračuna ur, iz katerih pa so razvidne redne delovne obveznosti. Informacije, ki jih zahteva prosilka, se ne nanašajo na navedene evidence v zvezi z beleženjem delovnega časa, temveč na evidence, kjer se beleži prisotnost zaposlenih v prostorih organa preko kartice zaposlenega za gibanje po stavbi organa. Prosilka zahteva izpis evidence prisotnosti v stavbi organa ob sobotah, nedeljah in praznikih (v času, ki se ne všteva v delovni čas in ni predmet obračuna ur). Glede na navedeno naj organ dopolni posredovane informacije javnega značaja, kot so zahtevane s 1. alinejo zahteve z dne 4. 6. 2020.

 

Organ je prosilki v prilogi elektronskega sporočila z dne 24. 7. 2020 poslal še datoteko s skeniranim izpisom registracije prosilke za čas od 25. 5. 2016 do 25. 10. 2016 (prva kartica) in za čas od 5. 11. 2019 do 21. 7. 2020 (druga kartica). Pojasnil je, da so to vsi izpisi evidence njene prisotnosti v stavbi organa oziroma gibanja po njen, ki še obstajajo, saj je ostale program izbrisal. Organ je dodal še pojasnilo, ki ga je podala služba za upravljanje z IT sistemom: »V muzeju uporabljamo sistem za kontrolo pristopa ŠPICA AXS. Program oziroma aplikacija ni povezana na splet ali v lokalno računalniško omrežje. Program omogoča vpis 199 uporabnikov in beleži njihovo gibanje za zadnjih 500 dogodkov. Pripravljen izpis za prosilko je našel v bazi pod njenim imenom dve kartici. Izpis vseh »dogodkov«je možen zgolj na »neskončnem« papirju. Izpis ne omogoča sortiranja oziroma urejanja.«

 

Organ je pritožbo, z dopisom št. 4/2020-IJZ-3 z dne 27. 7. 2020, kot dovoljeno, pravočasno in vloženo po upravičeni osebi, odstopil IP, skladno z določbo prvega in drugega odstavka 245. člena ZUP.

 

IP je z namenom popolne in pravilne ugotovitve dejanskega stanja dne 19. 8. 2020 v prostorih organa opravil ogled in camera, na podlagi katerega je nastal zapisnik št. 090-150/2020/3.

 

V dopisu z dne 27. 8. 2020 je prosilka IP dodatno pojasnila, da naj IP upošteva njeno vlogo z dne 17. 7. 2020 kot pritožbo zoper odločbo organa št. 4/2020-IJZ-1 z dne 2. 7. 2020 v delu, ki se nanaša na 2. in 3. točko zahteve.

 

Pritožba ni utemeljena.

 

IP je kot organ druge stopnje v skladu z 247. členom ZUP dolžan izpodbijano odločbo preizkusiti v delu, v katerem jo prosilec izpodbija. Odločbo preizkusi v mejah pritožbenih navedb, po uradni dolžnosti pa preizkusi, ali ni prišlo v postopku na prvi stopnji do bistvenih kršitev postopka in ali ni prekršen materialni zakon.

 

IP uvodoma pojasnjuje, da je treba v postopku glede dostopa do informacij javnega značaja upoštevati t.i. erga omnes učinek, kar pomeni, da odobritev dostopa ne učinkuje le proti konkretnemu prosilcu, temveč učinkuje proti javnosti na splošno. V postopku po ZDIJZ namreč ni pomembno, kdo je prosilec in s kakšnim namenom zahteva informacije, saj dostop do informacij javnega značaja lahko zahteva vsakdo. Če bi torej katera druga oseba od organa zahtevala dostop do istih dokumentov, bi se moral dostop dovoliti (oz. zavrniti) pod enakimi pogoji, kot osebi, ki je v konkretnem primeru prosilka. Zato se IP ni posebej opredeljeval do pojasnila prosilke, da je zaposlena pri organu.

 

Prosilka je vložila pritožbo zoper odločitev organa, na podlagi katere je v celoti zavrnil drugo in tretjo alinejo zahteve, s katerima je prosilka zahtevala naslednje informacije oziroma dokumente:

  • podatek o osebi, ki je avtorjem Poročila OKR oddelka (…) omogočila dostop do personalne mape prosilke ter na kakšni pravni podlagi je bilo takšno dovoljenje dano;
  • seznam oseb, ki jim je bil omogočen vpogled v personalno mapo prosilke, podatek o osebi, ki je tem osebam omogočila vpogled ter na kakšni pravni podlagi jim je bil vpogled ter morebitna preslikava listin (in katerih) omogočena.

Organ je dostop do zahtevanih informacij zavrnil z utemeljitvijo, da z njimi ne razpolaga, prosilka v pritožbi dvomi v upravičenost takšne odločitve, zato je bilo treba v pritožbenem postopku ugotoviti, ali organ razpolaga z zahtevanimi informacijami javnega značaja.

 

Iz prvega odstavka 4. člena ZDIJZ izhaja, da informacijo javnega značaja predstavlja samo dokument, ki že obstaja, je že ustvarjen, oziroma dokument, ki ga je organ v okviru svojega delovnega področja že izdelal oziroma pridobil. Gre za pogoj, ki je v teoriji poznan kot »kriterij materializirane oblike«. Organi, ki so zavezanci po ZDIJZ, so namreč dolžni omogočiti dostop le do že obstoječih dokumentov in niso dolžni ustvariti novega dokumenta ali pridobiti oziroma vzpostaviti dokumenta, ki ga v času zahteve nimajo. Organi v postopku po ZDIJZ niso dolžni prosilcem dajati oz. pripravljati odgovorov na vprašanja, razen takrat, ko le-ti izhajajo iz že obstoječega dokumenta – v takem primeru organ prosilcu posreduje predmetni dokument. Iz definicije informacije javnega značaja torej izhaja logičen sklep, da odgovori na vprašanja oz. pojasnila, razne obrazložitve, komentarji in analize stanj ne predstavljajo informacije javnega značaja. Na pojasnila in razlage se torej načelo prostega dostopa, zapisano v 5. členu ZDIJZ, ne razteza in zato organi prosilcem, na podlagi ZDIJZ, niso dolžni odgovarjati na vprašanja ter dajati pojasnil oz. razlag v zvezi z delovnim področjem organa, da bi zadostili zahtevi prosilca po ZDIJZ. Takšno stališče izhaja tudi iz sodbe Upravnega sodišča RS, št. I U 1351/2010-12 z dne 25. 5. 2011. V kolikšnem obsegu organi prosilcem odgovarjajo na vprašanja, je predmet njihovih komunikacijskih strategij in ni del postopkov po ZDIJZ. Iz samega ZUP, Uredbe o upravnem poslovanju (Uradni list RS, št. 9/18 in 14/20; v nadaljevanju Uredba o upravnem poslovanju) ter načela prijazne in odprte javne uprave, sicer izhaja obveznost organov, da odgovorijo na vsako vlogo stranke, torej, da po svojih najboljših močeh, predvsem pa upoštevajoč svojo (predvsem stvarno) pristojnost, pomagajo prosilcu, da pride do želenih podatkov. Vendar pa ZDIJZ ne predstavlja instrumenta za zagotavljanje informiranosti prosilcev izven dometa samega zakona, ki konkretizira pravico pridobivanja že ustvarjenih dokumentov, s katerimi organ tudi dejansko (fizično oz. elektronsko) razpolaga.

 

Na ogledu in camera je organ povedal, da se vse personalne mape hranijo v pisarni pomočnika direktorice, ki je pojasnil, da v zvezi s pripravo Poročila OKR oddelka nihče ni vpogledoval v personalno mapo prosilke. Pojasnil je še, da se pri organu zgolj izjemoma vpogleduje v personalne mape, vendar o tem organ ne vodi posebne evidence, oziroma se nikamor ne zabeleži, kdo in kdaj je vanjo vpogledal. Če kdo vpogleda v mapo, je to ponavadi z namenom, da se seznani z lastnimi osebnimi podatki. Organ ni sprejel nobenega akta, ki bi urejal vpogled v personalno mapo. Organu ni znano, kje so avtorji Poročila OKR oddelka dobili dokumente, ki se nanašajo na prosilko. Upoštevaje navedeno je IP na ogledu in camera ugotovil, da vpogleda v personalno mapo prosilke za namen izdelave Poročila OKR oddelka ni bilo, in četudi bi bil takšen vpogled izveden, organ o tem ne bi zabeležil podatkov, kot jih je zahtevala prosilka v 2. alineji zahteve, ker takšne evidence tudi sicer ne vodi. To pa pomeni, da pri organu zagotovo ni dokumentov, ki bi vsebovali »podatek o osebi, ki je avtorjem Poročila OKR oddelka omogočila dostop do personalne mape prosilke ter na kakšni pravni podlagi je bilo takšno dovoljenje dano«. Nadalje je organ na ogledu in camera pojasnil, da v personalne mape vpogleduje le pomočnik direktorice v okviru svojih rednih delovnih nalog. Tako je le-ta po naročilu direktorice vpogledal v personalno mapo prosilke in izdelal zahtevano poročilo dne 31. 11. 2015 za potrebe Ministrstva za kulturo (kot dokaz je organ IP pokazal to poročilo). Pojasnil je še, da je poleg tega v prosilkino personalno mapo vpogledala le prosilka sama in takrat pridobila tudi fotokopije vseh zahtevanih dokumentov, in sicer 27. 6. 2017 (v zvezi s tem je organ IP pokazal elektronsko sporočilo, v zvezi z izvedbo tega vpogleda). Upoštevaje navedeno in glede na to, da organ ne vodi evidence vpogledov v personalno mapo, kot je pojasnjeno že zgoraj, je IP ugotovil, da pri organu ne obstajajo dokumenti, ki jih je prosilka zahtevala v 3. alineji zahteve, torej »seznam oseb, ki jim je bil omogočen vpogled v personalno mapo prosilke, podatek o osebi, ki je tem osebam omogočila vpogled ter na kakšni pravni podlagi jim je bil vpogled ter morebitna preslikava listin (in katerih) omogočena«.

 

IP poudarja, da je treba smisel dostopa do informacij javnega značaja iskati v javnem in odprtem delovanju zavezanca, preko katerega se lahko preizkusi tudi pravilnost in zakonitost delovanja. Ob tem je treba upoštevati, da se lahko zagotovi prost dostop zgolj do informacij, ki dejansko že obstajajo. Pritožbeni postopek ne more biti namenjen prisili ustvarjanja informacij javnega značaja ali ugotovitvi, da bi določene informacije javnega značaja morale obstajati. IP je namreč organ, ki je, na podlagi prvega odstavka 2. člena ZInfP, pristojen za odločanje o pritožbi zoper odločbo, s katero je organ zavrgel ali zavrnil zahtevo ali drugače kršil pravico do dostopa ali ponovne uporabe informacije javnega značaja ter v okviru postopka na drugi stopnji tudi za nadzor nad izvajanjem zakona, ki ureja dostop do informacij javnega značaja in na njegovi podlagi izdanih predpisov. Zato IP organu ne more naložiti, naj prosilcu posreduje dokument s podatkom oziroma seznamom, s katerim ne razpolaga. Kot že rečeno, so organi, ki so zavezani po ZDIJZ, dolžni omogočiti dostop le do že obstoječih informacij javnega značaja in niso dolžni ustvariti novega dokumenta, zbirati informacij, opravljati raziskav, analizirati podatkov ali podajati novih izjav oziroma pripravljati odgovorov na vprašanja, da bi zadostili zahtevi prosilca.

 

Ob upoštevanju vseh navedenih pravnih podlag in pojasnil organa na ogledu in camera IP nima razloga, da bi podvomil v navedbe organa, iz katerih izhaja, da za namen izdelave Poročila OKR oddelka nihče ni izvedel vpogleda v personalno mapo prosilke, ki se nahaja v pisarni pomočnika direktorice, za druge namene pa sta vpogledovala v njeno personalno mapo le pomočnik direktorice v okviru svojih rednih delovnih nalog in prosilka sama. IP je ugotovil, da organ postopka izvedbe takšnih vpogledov nima urejenega v nobenem notranjem aktu, prav tako ne vodi nobene evidence o teh vpogledih (npr. kdo, kdaj in na kakšni pravni podlagi je opravil vpogled, kdo je ta vpogled omogočil), kar je še dodaten argument, da IP verjame navedbam organa, da ne razpolaga z dokumenti, ki bi vsebovali podatke, kot jih je zahtevala prosilka v 2. in 3. alineji zahteve. IP poudarja, da pravne presoje ne zdržijo pritožbene navedbe prosilke, da je v konkretnem primeru zahtevana informacija javnega značaja »izjava direktorja zavoda v obliki odgovora na postavljeno vprašanje« in »izjava pooblaščenega delavca, ki odloča o uporabi podatkov iz personalne mape, v obliki odgovora na postavljeno vprašanje«. Takšne izjave pri organu namreč ne obstajajo, IP pa v pritožbenem postopku, v skladu z načelom zakonitosti, ne more in ne sme organu naložiti »izdelave dokumenta, iz katerega bodo razvidne zahtevane informacije javnega značaja iz 2. in 3. alineje zahteve«, kot to predlaga prosilka v pritožbi. IP zgolj pavšalnega zatrjevanja (npr. sklicevanje na določbe Pravilnika o napredovanju zaposlenih v javnih zavodih na področju kulture in na dejstvo, da Poročilo OKR oddelka vsebuje listine iz personalne mape prosilke), da bi organ moral razpolagati z dokumenti, ki vsebujejo zahtevane informacije, brez kakršnih koli oprijemljivih dokazil, ne more šteti kot izkazano dejstvo, da organ z zahtevanimi dokumenti dejansko razpolaga. Iz vsega navedenega izhaja, da v konkretnem primeru niso izpolnjeni vsi pogoji za obstoj informacije javnega značaja po prvem odstavku 1. člena ZDIJZ v zvezi s prvim odstavkom 4. člena ZDIJZ. IP je zato zaključil, da zahtevana informacija javnega značaja ne obstaja, ker manjka pogoj, ki je v teoriji poznan kot »kriterij materializirane oblike«.

 

IP še pojasnjuje, da drugih pristojnosti v zvezi s presojo kriterija materializirane oblike v pritožbenem postopku po ZDIJZ nima. IP se namreč ne sme spuščati v presojo zakonitosti, smotrnosti oziroma ustreznosti ravnanja organa ter v vprašanje, zakaj organ ne razpolaga z informacijami, ki jih zahteva prosilka. IP se zato ni opredeljeval do navedb prosilke o tem, da če »organ z zahtevanimi informacijami javnega značaja ne razpolaga, se pravi da organ ne vodi evidence kdo, kdaj, zakaj in na kakšni pravni podlagi vpogleduje v personalne mape zaposlenih, pa naj pritožbeni organ v tem ravnanju prepozna kršitev, ter to pritožbo obravnava kot prijavo kršitve ter postopa temu ustrezno.« IP na tem mestu lahko le na splošno pojasni, da imajo obveznost zagotavljanja notranje sledljivosti vpogledov tisti upravljavci, pri katerih izhaja ustrezno visoko tveganje glede na naravo podatkov, ki se obdelujejo (npr. večje količine podatkov, posebne vrste osebni podatki, kot npr. zdravstveni podatki,…). Natančnejši kriteriji, kateri upravljavci morajo zagotoviti notranjo sledljivost, se nahajajo v smernicah o zavarovanju osebnih podatkov (str. 21).[1] Če pa prosilka meni, da je v zvezi z vpogledi v njeno personalno mapo organ ali kdorkoli drug kršil predpise, ki urejajo varstvo osebnih podatkov, lahko neodvisno od postopka po ZDIJZ zoper organ ali kogarkoli drugega vloži prijavo.[2]

 

Upoštevaje vse navedeno IP nima nikakršnega razloga, da ne bi sledil navedbam organa v zvezi z zahtevanimi informacijami, s katerim organ ne razpolaga v materializirani obliki, poleg tega IP tudi ob reševanju te pritožbe ni mogel posumiti, da organ z zahtevanimi informacijami razpolaga, vendar jih v celoti ne posreduje oz. ne želi posredovati (drugi odstavek 10. člena ZInfP). Organ je namreč na ogledu in camera IP podrobno pojasnil relevantno dejansko stanje glede izvedenih in neizvedenih vpogledov v personalno mapo prosilke, iz katerega izhaja, da z dokumenti, ki bi vsebovali zahtevani seznam oziroma zahtevane podatke, ne razpolaga. Upoštevaje vse navedeno IP ne vidi razumnih razlogov, zaradi katerih bi podvomil v resničnost takšnega dejanskega stanja, kot ga je organ ugotovil v izpodbijani odločbi.

 

Glede na jasno in nedvoumno pojasnilo organa v izpodbijani odločbi ter na podlagi ugotovitev na ogledu in camera, iz katerih izhaja, da organ ne razpolaga z zahtevanimi informacijami javnega značaja, je IP zaključil, da je odločitev organa v tem delu pravilna in zakonita, pritožba prosilke pa neutemeljena, zato jo je, na podlagi prvega odstavka 248. člena ZUP, v tem delu zavrnil, kot izhaja iz 1. točke izreka te odločbe.

 

Posebni stroški v tem postopku niso nastali, o čemer je odločeno v 3. točki izreka te odločbe.

 

Ta odločba je v skladu s 30. točko 28. člena Zakona o upravnih taksah (Uradni list RS, št. 106/2010 – UPB5, s spremembami in dopolnitvami) oproščena plačila upravne takse.

 

 

Pouk o pravnem sredstvu:

Zoper to odločbo ni dovoljena pritožba, pač pa se lahko sproži upravni spor. Upravni spor se sproži s tožbo, ki se vloži v 30 dneh od vročitve te odločbe na Upravno sodišče, Fajfarjeva 33, Ljubljana. Tožba se lahko vloži pisno po pošti ali pri navedenem sodišču. Če se tožba pošlje priporočeno po pošti, se za dan izročitve sodišču šteje dan oddaje na pošto. Tožba z morebitnimi prilogami se vloži v najmanj treh izvodih. Tožbi je treba priložiti tudi to odločbo v izvirniku ali prepisu.

 

 

 

Postopek vodila:

Jasna Duralija, univ. dipl. prav.,

svetovalka IP

 

 

 

Informacijski pooblaščenec:

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,

informacijska pooblaščenka

 


[1] Omenjene smernice so objavljene na spletni strani IP: https://www.ip-rs.si/fileadmin/user_upload/Pdf/smernice/Smernice_o_zavarovanju_OP.pdf

[2] Navodila za vlaganje prijave zaradi kršitve predpisov, ki urejajo varstvo osebnih podatkov, se nahajajo na spletni strani IP: https://www.ip-rs.si/varstvo-osebnih-podatkov/pravice-posameznika/vlozitev-prijave/