Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Iskalnik po odločbah IP o dostopu do informacij javnega značaja

+ -
Datum: 07.09.2020
Naslov: prosilec - Ministrstvo za okolje in prostor
Številka: 090-185/2020
Kategorija: Ali dokument obstaja?
Status: Delno odobreno


POVZETEK:

Organ je zavrnil dostop do fotokopije dokumentov, s katerimi je bila uradnima osebama dodeljena v vodenje in odločanje zadeva 35105-121/2018 - integralni postopek izdaje gradbenega dovoljenja za projekt Bežigrajski športni park. V pritožbenem postopku je IP ugotovil, da organ dejansko ne razpolaga z dokumentacijo, ki bi izkazovala »dodeljevanje zadeve«, saj je organ obširno pojasnil, da vodja službe ustno odredi tajništvu, da se določena zadeva, ko prispe na ministrstvo (po knjiženju v Glavni pisarni), signira na določenega javnega uslužbenca.  Glede na pritožbene navedbe prosilke, da po njeni oceni ni zakonito, da postopek vodijo tri osebe, je organ pojasnil, da bo v konkretnem primeru odločitev o stvari sami izdana v integralnem postopku, saj gre za objekt z vplivi na okolje (50. člen Gradbenega zakona). Postopek je namreč kompleksen in združuje odločitev o izpolnjevanju pogojev za izdajo gradbenega dovoljenja in okoljevarstvenega soglasja. Iz tega razloga postopek pred izdajo odločbe vodi več javnih uslužbencev v skladu s pooblastili ministra. IP pa je  nadalje ocenil, da dokument »zaslonska slika iz evidence Lotus Notes za zadevo št. 35105-121/2018, iz katere izhaja, na katerega javnega uslužbenca je zadeva signirana in kdo so dodani »avtorji«, izkazuje dejstvo, komu pri organu so bile dodeljene oz. odrejene naloge vodenja konkretnega postopka, zaradi česar je IP pritožbi prosilke v tem delu ugodil in odločil, da je organ dolžan prosilki posredovati dokument, kot izhaja iz prve točke izreka te odločbe.

 

ODLOČBA:

 

Številka: 090-185/2020/8

Datum: 7. 9. 2020

 

Informacijski pooblaščenec po namestnici informacijske pooblaščenke Kristini Kotnik Šumah, po pooblastilu št. 100-17/2006/161 z dne 25. 5. 2018 (v nadaljevanju IP), izdaja na podlagi 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Ur. l. RS, št. 113/05 in 51/07-ZUstS-A, v nadaljevanju ZInfP), 3. in 4. odst. 27. člena Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (Ur. l. RS, št. 51/06- uradno prečiščeno besedilo, 117/06 – ZDavP2, 23/14 – ZDIJZ-C in 50/14-ZDIJZ-D, v nadaljevanju ZDIJZ), prvega odstavka 248. člena ter prvega odstavka 252. člena Zakona o splošnem upravnem postopku (Ur. l. RS, št. 24/06 - uradno prečiščeno besedilo, 105/06 – ZUS-1, 126/07- ZUP-E, 65/08-ZUP-F, v nadaljevanju ZUP), o pritožbi (dalje prosilka) z dne 26. 8. 2020, zoper odločbo z dne 17. 8. 2020, št. 090-169/2020/6, Republike Slovenije, Ministrstva za okolje in prostor, Dunajska cesta 48, 1000 Ljubljana (dalje organ), v zadevi dostopa do informacij javnega značaja, naslednjo

 

O D L O Č B O:

 

  1. Pritožbi prosilke z dne 26. 8. 2020 se delno ugodi in se odločba z dne 17. 8. 2020, št. 090-169/2020/6, Republike Slovenije, Ministrstva za okolje in prostor delno odpravi ter se odloči: Organ je dolžan v roku enaintridesetih (31) dni od vročitve te odločbe v elektronski obliki posredovati prosilki »zaslonsko sliko« iz evidence Lotus Notes za zadevo št. 35105-121/2018, s podatki, na katerega javnega uslužbenca je zadeva signirana in kdo so dodani »avtorji«.
  1. V preostalem delu se pritožba prosilke zavrne.
  1. V postopku reševanja te pritožbe niso nastali posebni stroški.

 

OBRAZLOŽITEV:

 

Prosilka je dne 3. 8. 2020 po elektronski poti na podlagi ZDIJZ zahtevala, da ji organ v elektronski obliki posreduje naslednje informacije:

- katera uradna oseba vodi integralni postopek izdaje gradbenega dovoljenja za projekt Bežigrajski športni park (BŠP), št. zadeve 35105-121/2018,

- katera uradna oseba o integralnem postopku BŠP, št. zadeve 35105-121/2018, odloča,          |

- kopije dokumentov, s katerimi je bila tema dvema uradnima osebama dodeljena konkretna zadeva (BŠP) v vodenje in odločanje.

 

Organ je dne 13. 8. 2020 prosilki odgovoril, da kot je bilo prosilki že predhodno odgovorjeno, na MOP upravno zadevo izdaje gradbenega dovoljenja za Bežigrajski športni park vodijo……… pa vodja Sektorja za dovoljenja s pooblastilom za odločanje. V upravnih zadevah se za vodenje posameznih zadev ne izdajajo odločbe/sklepi, temveč to odredi vodja sektorja. Pooblastila pa imajo navedene osebe podane s strani ministra.

 

Organ je o zahtevi prosilke odločil z odločbo z dne 17. 8. 2020, št. 090-169/2020/6, s katero je zavrnil zahtevo prosilke za dostop do fotokopije dokumentov, s katerimi je bila uradnima osebama dodeljena v vodenje in odločanje zadeva 35105-121/2018 - integralni postopek izdaje gradbenega dovoljenja za projekt Bežigrajski športni park. Stroškov postopka ni bilo. V obrazložitvi odločbe je organ povzel zahtevo prosilke, določbe ZDIJZ ter navedel, da v primeru zahteve za informacijo o tem, katera uradna oseba vodi integralni postopek izdaje gradbenega dovoljenja za projekt Bežigrajski športni park (BŠP), št. zadeve 35105-121/2018, ter katera uradna oseba v tej zadevi odloča, organ ugotavlja, da ne gre za informacijo javnega značaja, skladno z definicijo po 4. čl. ZDIJZ, saj manjka materializirana oblika, zato prosilki na tem mestu, skladno z Uredbo o upravnem poslovanju (Uradni list RS, št. 9/18 in 14/20), posreduje informacijo, da integralni postopek izdaje gradbenega dovoljenja za projekt Bežigrajski športni park (št. zadeve 35105-121/2018) vodijo naslednje uradne osebe……, vodja Sektorja za dovoljenja pri organu. Kar se tiče zahtevanih dokumentov (fotokopije sklepov oz. odločb), s katerimi je bila uradnim osebam dodeljena v vodenje in odločanje zadeva 35105-121/2018 - integralni postopek izdaje gradbenega dovoljenja za projekt Bežigrajski športni park, pa ne predstavljajo informacij javnega značaja iz razloga, ker organ z zahtevanimi dokumenti ne razpolaga. V upravnih zadevah se za vodenje posameznih zadev namreč ne izdajajo odločbe oziroma sklepi, temveč to odredi vodja sektorja. Zgoraj navedene uradne osebe imajo splošno pooblastilo za vodenje upravnih postopkov, podpisano s strani ministra. Iz navedenega izhaja, da je bilo treba prosilkino zahtevo zavrniti.

 

Zoper zgoraj navedeno odločbo je prosilka vložila pritožbo z dne 26. 8. 2020, v kateri je povzela odločitev organa in navedla, da iz obrazložitve izhaja, da pri organu ne obstaja dokument v materializirani obliki, iz katerega bi bile zahtevane informacije razvidne. Prosilka meni, da gre pri zavrnilni odločbi za sprenevedanje organa, saj še sama pooblaščena oseba navaja, da vodenje postopka odreja vodja sektorja, ne izda pa povsem javne informacije, komu je bil konkretni postopek dodeljen oz. odrejen. Odgovor ponavlja stališče organa, da postopek vodijo tri osebe, kar po prepričanju prosilke ni zakonito oz. če bi to držalo, potem bi nedvomno o takšni odločitvi obstajal vsaj interni dokument. Prav tako organ ne da jasne informacije, katera uradna oseba v postopku odloča, ampak navaja samo splošno navedbo, da ima pooblastilo o odločanju vodja sektorja. Zato prosi, da IP preveri, ali dejansko ne obstaja noben interni dokument, iz katerega bi bilo razvidno, komu pri organu so bile dodeljene oz. odrejene naloge vodenja konkretnega postopka in katera uradna oseba o tem konkretnem postopku sprejema odločitve.

 

Organ je z dopisom z dne 27. 8. 2020, številka: 090-169/2020/8, poslal pritožbo prosilke s prilogami v odločanje IP. Organ je opravil preizkus pritožbe in ugotovil, da je pritožba pravočasna, vložena po upravičeni osebi in dovoljena.

 

Pritožba je delno utemeljena.

 

IP uvodoma pojasnjuje, da je kot organ druge stopnje v skladu z 247. čl. ZUP dolžan preizkusiti odločbo v delu, v katerem jo prosilec izpodbija. Odločbo preizkusi v mejah pritožbenih navedb, po uradni dolžnosti pa preizkusi, ali ni prišlo v postopku na prvi stopnji do bistvenih kršitev postopka in ali ni prekršen materialni zakon.

 

V obravnavanem primeru ni sporno, da je organ podvržen določbam ZDIJZ in da zahtevane informacije sodijo v delovno področje organa, saj so predmet zahteve dokumenti, iz katerih izhaja, komu pri organu so bile dodeljene oz. odrejene naloge vodenja postopka izdaje gradbenega dovoljenja za projekt Bežigrajski športni park (št. zadeve 35105-121/2018) in katera uradna oseba o tem konkretnem postopku sprejema odločitve. Sporno pa je vprašanje, ali organ z dokumentom razpolaga. Organ je v izpodbijani odločbi navedel, da se v upravnih zadevah za vodenje posameznih zadev ne izdajajo odločbe oziroma sklepi, temveč to odredi vodja sektorja, zato organ z zahtevanimi dokumenti ne razpolaga.

 

IP je zato v konkretnem postopku primarno ugotavljal, ali je pri zahtevanih informacijah izpolnjen kriterij materializirane oblike v skladu z opredelitvijo informacije javnega značaja po 4. členu ZDIJZ. Organi, ki so zavezanci po ZDIJZ, so namreč dolžni omogočiti dostop le do že obstoječih informacij in niso dolžni ustvariti novega dokumenta ali pridobiti oziroma vzpostaviti dokumenta, ki ga v času zahteve nimajo.

 

V skladu z načelom materialne resnice in z namenom popolne ugotovitve dejanskega stanja je IP dne 31. 8. 2020 organ pozval k dodatnemu pojasnilu. IP je poudaril, da je v 46. členu Uredbe o upravnem poslovanju urejeno dodeljevanje dokumentarnega gradiva v reševanje in signiranje, in sicer je v prvem odstavku navedeno, da je dodeljevanje določitev tistega, ki bo zadevo reševal, in se izvede kot evidentiranje signirnega znaka med evidenčne podatke dokumenta v evidenci dokumentarnega gradiva (signiranje) in takojšnje pošiljanje dokumentarnega gradiva nosilcu signirnega znaka. Nadalje pa je v petem odstavku istega člena določeno, da postopek dodeljevanja določi predstojnik. Glede na navedeno je IP organ pozval, da pojasni, po kakšnem postopku in na kakšen način se izvaja dodeljevanje zadev s strani vodje sektorja, posebej za dodelitev zadev za vodenje postopka in posebej za odločanje o zadevi. Ali razpolaga z internim dokumentom, ki ga je določil predstojnik, kot predvideva uredba? Ker med informacije javnega značaja sodijo tudi morebitna elektronska sporočila, je IP zaprosil za odgovor, ali se zadeve dodeljujejo preko elektronskih sporočil in če je odgovor pritrdilen, je organ pozval, da posreduje navedena sporočila, za zgoraj navedeni postopek. IP je ob tem še dodal, da pri odločanju o dostopu do informacij javnega značaja ni pogoj, da bi morala biti zahtevana informacija zavedena v uradno evidenco oz. v dokumentarno gradivo organa. Ključno je zgolj to, da organ z zahtevano informacijo razpolaga v materializirani obliki.

 

Organ je na poziv IP odgovoril dne 2. 9. 2020, v katerem je pojasnil, da iz vsebine pritožbe izhaja, da prosilka vztraja pri dostopu do dokumenta, iz katerega bi bilo razvidno, katerim osebam so bile dodeljene oz. odrejene naloge vodenja postopka v zvezi z izdajo gradbenega dovoljenja za Bežigrajski športni park, št. 35105-121/2018 in katera uradna oseba v tem postopku sprejema odločitve. V obrazložitvi odločbe je navedeno, da imajo osebe, ki vodijo omenjeni postopek splošno pooblastilo za vodenje upravnih postopkov in da se ne izdajo posebne odločbe ali sklepi za vodenje in odločanje v postopku. Delo odredi vodja sektorja. Na prošnjo IP za pojasnilo, po kakšnem postopku in na kakšen način se izvaja dodeljevanje zadev s strani vodje sektorja in ali razpolaga z dokumentom, ki ga je določil predstojnik ter ali obstajajo el. sporočila glede slednjega, je organ pojasnil, da dokumenta v materializirani obliki pri organu v smislu gornjih navedb ni. Zadeve se dodelijo in signirajo na javne uslužbence na podlagi ustnega naloga vodje službe in na podlagi pooblastila ministra za vodenje in odločanje v postopku. Organ je ob tem priložil pooblastila javnih uslužbencev, ki so vodile in odločale v postopku.

 

Glede na pojasnilo organa, da se je zadeva dodelila na podlagi ustnega naloga vodje službe, je IP dne 3. 9. 2020 organ dodatno pozval, da pojasni, ali razpolaga z internim dokumentom, ki ureja dokumentiranje gradiva v reševanje in signiranje, kot to predvideva 46. člen Uredbe o upravnem poslovanju. Prav tako je IP zaprosil organ, da še dodatno pojasni, ali »ustno« dodeljevanje zadev velja samo v konkretnem primeru ali na splošno, na kakšen način lahko oseba, ki »odpre« spis izkaže, da je vodja sektorja to zadevo dodelila določeni osebi ter da organ opiše postopek dodeljevanja zadev.

 

Organ je v svojem odgovoru z dne 3. 9. 2020 navedel, da IP ponovno obvešča, da dokumenta (internega ali drugega uradnega, neuradnega, zaznamka, zapiska, uradnega zaznamka, sklepa..., oziroma podobnega temu),  v materializirani obliki nima. V zvezi z zaprosilom o tem, da naj pojasni način dodeljevanja zadev javnim uslužbencem, je organ pojasnil, da se zadeva prvotno preko Glavne pisarne knjiži na službo, sektor, direktorat, oddelek (pač eno izmed organizacijskih oblik ministrstva). Vodja sektorja, direktorata, oddelka, službe…, v skladu s svojimi pooblastili, zadevo signira na javnega uslužbenca po danem pooblastilu ministra. To naredi z ustnim naročilom v tajništvu (npr. vodja reče tajnici vodje, »tole prosim signiraj na AA«, ki je javna uslužbenka pristojne službe). Ali pa vodja signiranje zadeve opravi sam, v skladu z danim pooblastilom ministra javnemu uslužbencu ali uslužbenki. Z dnem singiranja zadeve na javnega uslužbenca ali uslužbenko je le-ta nosilec zadeve, ki jo je dolžan rešiti v zakonitem roku. Vloga za izdajo gradbenega dovoljenja v integralnem postopku za Bežigrajski športni park in izdano gradbeno dovoljenje ni bila izjema od prej navedene prakse in vse zadeve se po celotnem ministrstvu signirajo na javne uslužbence na prej navedeni način. Ali drugače rečeno: vodja službe ustno odredi tajništvu, da se določena zadeva, ko prispe na ministrstvo (po knjiženju v Glavni pisarni), signira na določenega javnega uslužbenca. Največkrat vodja službe signiranje zadeve na pristojnega javnega uslužbenca opravi kar sam in brez posebnega pisnega dokumenta. Torej ne gre za pisno notranjo korespondenco, ne izdajajo se sklepi, odločbe, zaznamki, uradni zaznamki, zapiski, zapisniki, zabeležke. Takšno postopanje velja za celotno ministrstvo v vseh zadevah ministrstva in je v dobi sodobne elektronike povsem sledljivo. Kot že navedeno, so vse zadeve, ki pridejo na ministrstvo, povsem sledljive in v vsakem trenutku je mogoče ugotoviti, kje in v kakšni fazi zadeva je, ter pri katerem javnem uslužbencu se zadeva nahaja, kdaj jo je prejel in kaj počne na zadevi. Organ ponovi, da se zadeva naprej knjiži preko Glavne pisarne na službo, oddelek, sektor, direktorat….. Vodja službe, sektorja, oddelka, direktorat ……, pa ustno ali po tiho molče (se pravi, se sam pri sebi odloči, na njegovo odločitev ni vpliva in o tem ni dokumenta), odredi, na katerega javnega uslužbenca se bo zadeva signirala ali drugače rečeno, kdo bo zadevo reševal. Posledično je od tega trenutka naprej javni uslužbenec ali uslužbenka nosilec ali nosilka zadeve in jo je dolžan rešiti v zakonitem roku. Glede na pritožbene navedbe prosilke, da po njeni oceni ni zakonito, da postopek vodijo tri osebe, je organ pojasnil, da bo v konkretnem primeru odločitev o stvari sami izdana v integralnem postopku, saj gre za objekt z vplivi na okolje (50. člen Gradbenega zakona). Postopek je namreč kompleksen in združuje odločitev o izpolnjevanju pogojev za izdajo gradbenega dovoljenja in okoljevarstvenega soglasja. Iz tega razloga postopek pred izdajo odločbe vodi več javnih uslužbencev v skladu s pooblastili ministra. Odločbo o stvari sami pa izda vodja službe v skladu s pooblastilom ministra. Zadeva je tako sicer signirana le na enega nosilca oziroma javnega uslužbenca, saj uradna evidenca Lotus Notes ne omogoča drugačnega signiranja oziroma signiranja na več oseb. Uradne osebe, ki vodijo postopek do izdaje odločbe, pa so na zadevi dodane kot »avtorji zadeve« iz razloga, da lahko v uradni evidenci Lotus Notes uradno beležijo dokumente zadeve (vhodne dokumente, izhodne dokumente, pripravijo popis zadeve, vnesejo lastne dokumente, opremljajo dokumente…). Organ je ob tem IP posredoval zaslonsko sliko iz evidence Lotus Notes za zadevo št. 35105-121/2018, iz katere izhaja, na katerega javnega uslužbenca je zadeva signirana in kdo so dodani »avtorji«.

 

Glede na obširno pojasnilo organa IP nima utemeljenega razloga, da ne bi sledil odločitvi organa, da z dokumentacijo, ki bi izkazovala »dodeljevanje zadeve« v materializirani obliki ne razpolaga, prosilka pa ni posredovala podatkov, ki bi izkazovali nasprotno. Kot je organ pojasnil, pa sicer razlikovanje, ali ima javni uslužbenec v konkretnem primeru pooblastilo za vodenje ali odločanje, izhaja iz splošnega pooblastila, ki ga imajo javni uslužbenci podpisanega s strani ministra. IP ob tem še dodaja, da v postopku po ZDIJZ ni upravičen presojati pravilnosti in zakonitosti vodenja in odločanja v postopku, ki je v pristojnosti organa. V pritožbenem postopku po ZDIJZ je presoja vezana izključno na ugotovitev, ali zahtevan dokument obstaja. Druge pristojnosti IP, v zvezi s presojo kriterija materializirane oblike, v pritožbenem postopku nima.

 

Ker torej organ z zgoraj navedenimi dokumenti ne razpolaga, zavezanci pa so v skladu z ZDIJZ dolžni omogočiti dostop samo do že obstoječih informacij ter niso dolžni ustvariti novega dokumenta, zbirati informacij ali analizirati podatkov, da bi zadostili zahtevi prosilca, je IP pritožbo prosilke v tem delu, na podlagi 1. odst. 248. čl. ZUP, kot neutemeljeno zavrnil in potrdil odločitev organa.

 

Vendar pa je IP nadalje ocenil, da dokument »zaslonska slika iz evidence Lotus Notes za zadevo št. 35105-121/2018, iz katere izhaja, na katerega javnega uslužbenca je zadeva signirana in kdo so dodani »avtorji«, izkazuje dejstvo, komu pri organu so bile dodeljene oz. odrejene naloge vodenja konkretnega postopka, zaradi česar je IP pritožbi prosilke v tem delu ugodil in odločil, da je organ dolžan prosilki posredovati dokument, kot izhaja iz prve točke izreka te odločbe. Dokument sicer vsebuje osebne podatke, ki pa niso varovani, saj gre za javne uslužbence, ki so na dokumentu navedeni v povezavi z opravljanjem delovnega razmerja javnega uslužbenca (prva alineja tretjega odstavka 6. čl. ZDIJZ).

 

IP je zaključil, da je podana pravna podlaga za dostop do posameznih podatkov, kar pomeni, da je organ na prvi stopnji v tem delu napačno uporabil materialno pravo. Izhajajoč iz navedenega je tako IP delno ugodil pritožbi prosilke ter na podlagi prvega odstavka 252. člena ZUP odločbo organa delno odpravil in sam odločil o zadevi. Organ je dolžan prosilki omogočiti dostop do podatkov, kot to izhaja iz 1. točke izreka te odločbe. V preostalem delu pa je IP pritožbo prosilke zavrnil, na podlagi prvega 248. člena ZUP, kot to izhaja iz 2. točke izreka te odločbe.

 

Posebni stroški v tem postopku niso nastali. Ta odločba je v skladu s 30. točko 28. člena Zakona o upravnih taksah (Ur.l. RS, št. 42/2007 - uradno prečiščeno besedilo s spremembami in dopolnitvami - ZUT-UPB3) oproščena plačila upravne takse.

 

 

 

Pouk o pravnem sredstvu:.

Zoper to odločbo ni dovoljena pritožba, pač pa se lahko sproži upravni spor. Upravni spor se sproži s tožbo, ki se vloži v 30 dneh od vročitve te odločbe na Upravno sodišče, Fajfarjeva 33, Ljubljana. Tožba se lahko vloži pisno po pošti ali pri navedenem sodišču. Če se tožba pošlje priporočeno po pošti, se za dan izročitve sodišču šteje dan oddaje na pošto. Tožba z morebitnimi prilogami se vloži v najmanj treh izvodih. Tožbi je treba priložiti tudi to odločbo v izvirniku ali prepisu.

 

 

 

 

Postopek vodila:

Alenka Žaucer, univ. dipl. prav.

samostojna svetovalka Pooblaščenca

 

 

 

 

Informacijski pooblaščenec:

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,

informacijska pooblaščenka