Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Iskalnik po odločbah IP o dostopu do informacij javnega značaja

+ -
Datum: 16.09.2019
Naslov: prosilec - Ministrstvo za notranje zadeve
Številka: 090-156/2019
Kategorija: Ali dokument obstaja?
Status: Zavrnjeno


POVZETEK:

Organ je iz razloga neobstoja dokumenta prosilcu zavrnil dostop do zahtevanih podatkov v zvezi z njegovimi izplačili za delo pomožnega policista. IP je v pritožbenem postopku ugotovil, da iz Aplikacije pomožna policija, z uporabo tistih orodij, ki so za dostop do elektronskih podatkov na voljo pri organu, ni mogoče pridobiti zahtevanih podatkov na način kot jih je zahteval prosilec, zato je pritožbo zavrnil.

 

ODLOČBA:

 

Številka: 090-156/2019/6
Datum: 16. 9. 2019

Informacijski pooblaščenec po informacijski pooblaščenki Mojci Prelesnik (v nadaljevanju IP), izdaja na podlagi 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Ur. l. RS, št. 113/05 in 51/07-ZUstS-A, v nadaljevanju ZInfP), ter tretjega in četrtega odstavka 27. člena Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (Ur. l. RS, št. 51/06- uradno prečiščeno besedilo, 117/06 – ZDavP2, 23/14, 50/2014, 19/2015 – odl. US, 102/15, 7/18; v nadaljevanju ZDIJZ) in prvega odstavka 248. člena Zakona o splošnem upravnem postopku (Ur. l. RS, št. 24/06 - uradno prečiščeno besedilo, 105/06 – ZUS-1, 126/07, 65/08, 8/10 in 82/13, v nadaljevanju ZUP), o pritožbi …(v nadaljevanju prosilec), zoper odločbo Policije, Štefanova 2, 1501 Ljubljana, (v nadaljevanju organ), št. 090-12/2019/19 (206-04) z dne 20. 5. 2019, v zadevi dostopa do informacij javnega značaja, naslednjo


O D L O Č B O:

1.    Pritožba prosilca z dne 4. 6. 2019 zoper odločbo Policije, št. 090-12/2019/19 (206-04) z dne 20. 5. 2019, se zavrne.

2.    V postopku reševanja te pritožbe posebni stroški niso nastali.


OBRAZLOŽITEV:

Prosilec je z zahtevo za dostop do informacij javnega značaja z dne 1. 2. 2019 od organa zahteval, da mu v elektronski obliki posreduje podatke o vseh izplačilih po mesecih, vse od 1. 2. 2016 do datuma zahteve, ko je kot pomožni policist opravljal službo na podlagi pogodbe … in …, in sicer specificirano po segmentih:
- izplačilo za pripravljenost,
- opravljene delovne ure za vpoklic v službo,
- dodatek za delo v manj ugodnih pogojih (nočno delo, delo ob nedeljah in praznikih, popoldansko delo),
- prehrano med delom in
- prevozne stroške.

Ker je prosilec zahtevo naslovil na Ministrstvo za notranje zadeve, jo je le-to odstopilo v reševanje organu.

Organ je prosilčevi zahtevi ugodil z uradnim zaznamkom, št. 090-12/2019/4 (20-13) z dne 7. 3. 2019, v katerem je navajal, da je prosilec s predmetno zahtevo zahteval podatke za pripravljenost, opravljene delovne ure za vpoklic, dodatek v manj ugodnih pogojih, prehrano in prevozne stroške za obdobje od 1. 2. 2016. Posredoval mu je preglednico, iz katere naj bi izhajali zahtevani podatki.

Prosilec je po prejemu teh informacij na organ 12. 3. 2019 posredoval elektronsko pošto, v kateri je navajal, da še vedno ne ve, koliko je urna postavka za posamezno šifro v preglednici, niti kaj posamezna šifra pomeni. Zato je prosil za manjkajoče podatke.  

Dne 2. 4. 2019 je organ ponovno prejel prosilčevo elektronsko sporočilo, s katerim je ta ponovno zahteval manjkajoče podatke o izplačilih, in sicer koliko je določen mesec prejel za pripravljenost na domu, koliko za posamezne opravljene službe (za vsako posebej), podatek za prevozne stroške in podatek za regres za malico.
 
Organ je po izvedbi ugotovitvenega postopka prosilcu poslal dopis, št. 090-12/2019/9 (206-04) z dne 17. 4. 2019, v katerem je pojasnil, da se plače v javnem sektorju obračunavajo in izplačujejo na podlagi enotne metodologije in obrazcev, ki jih z uredbo predpiše vlada. Uporablja se veljavna Uredba o enotni metodologiji in obrazcih za obračun in izplačilo plač v javnem sektorju (UL RS, št. 14/09, 23/09, 48/09, 113/09, 25/10, 67/10, 105/10, 45/12, 24/13, 51/13, 12/14, 24/14, 52/14, 59/14, 24/15, 3/16, 70/16, 14/17, 68/17 in 6/19, v nadaljevanju Uredba o enotni metodologiji). Šifre za vse vrste izplačil - tudi dodatke in način izračuna so navedeni v poglavju II. IZPLAČILA. Prosilec je bil tudi napoten na povezavo, na kateri je navedena uredba dostopna.

Dne 8. 5. 2019 je prosilec ponovno podal zahtevo na organ in z njo zahteval podatke o prejetih izplačilih za opravljeno delo, za vsak mesec posebej, saj je navajal, da to iz Uredbe o enotni metodologiji ne izhaja.

Po dopolnitvi ugotovitvenega postopka je organ izdal odločbo, št. 090-12/2019/13 (206-04) z dne 20. 5. 2019, s katero je dodatno zahtevo prosilca z dne 8. 5. 2019, za podatke o vseh izplačilih po mesecih vse od 1.2.2016 do danes, na podlagi pogodbe … in …, zavrnil. V razlogih se je skliceval na določbe 1. in 4. člena ZDIJZ in navajal, da z zahtevano informacijo javnega značaja ne razpolaga, saj ta ne obstaja. Pojasnil je, da je prosilec po Uredbi o pomožni policiji (Uradni list RS, St. 1/18) in po pogodbi številka … (11. člen) upravičen do plačila za opravljanje nalog policije v višini 100 odstotkov sorazmernega dela osnovne plače javnega uslužbenca v 21. plačnem razredu, glede na število dni, ko opravlja naloge policije in povračila stroškov prehrane, prenočišča in prevoza v skladu s kriteriji in merili, ki veljajo za zaposlene v javnem sektorju, pri čemer se mu stroški prevoza povrnejo od naslova prebivanja do zbirnega mesta sklica in nazaj, za preostali čas mu pripada plačilo za pripravljenost. Iz tega izhaja, da prosilec ni upravičen do dodatkov, ampak samo do povrnitve stroškov. Aplikacija pomožna policija, ki jo je organ dolžan voditi na podlagi 105. člena Zakonu o organiziranosti in delu v policiji (Uradni list RS, št. 15/13,11/14.86/15. 77/16 in 77/17), ne zajema podatkov, ki jih prosilec zahteva in mu jih zato ni mogoče posredovati.

Prosilec je dne 4. 6. 2019 zoper navedeno odločbo vložil pritožbo, v kateri je navajal, da je organ zahtevo neupravičeno zavrnil, z obrazložitvijo, da z navedeno informacijo javnega značaja ne razpolaga oz. da ne obstaja. Dodal je še, da če to slučajno drži, je nekdo zagotovo za to odgovoren.

Organ je po opravi predhodnega preizkusa pritožbo in dokumentacijo zadeve odstopil IP skladno z 245. členom ZUP.

IP je pritožbo prosilca, kot pravočasno, dovoljeno in vloženo po upravičeni osebi, vzel v obravnavo.

IP je, z namenom popolne in pravilne ugotovitve dejanskega stanja, pri organu, konkretneje na Policijski upravi Ljubljana, dne 10. 9. 2019, opravil ogled brez prisotnosti strank (ogled in camera), na podlagi 11. člena ZInfP. Na ogledu je nastal zapisnik, št. 090-156/2019/5.

K I. točki izreka:

Pritožba ni utemeljena.

Kot organ druge stopnje je IP skladno z 247. členom ZUP izpodbijano odločbo organa preizkusil v delu, v katerem jo je prosilec izpodbijal, in v mejah njegovih pritožbenih navedb. Po uradni dolžnosti je preizkusil, ali ni v postopku na prvi stopnji prišlo do bistvenih kršitev postopka in ali ni bil prekršen materialni zakon.

a) Obseg zahteve

Prosilec je dne 1. 2. 2019 zahteval dostop do podatkov o vseh izplačilih po mesecih, vse od 1. 2. 2016 do datuma zahteve, ko je kot pomožni policist opravljal službo na podlagi pogodbe … in …, in sicer specificirano po segmentih:
- izplačilo za pripravljenost,
- opravljene delovne ure za vpoklic v službo,
- dodatek za delo v manj ugodnih pogojih (nočno delo, delo ob nedeljah in praznikih, popoldansko delo),
- prehrano med delom in
- prevozne stroške.
Po tem, ko mu je organ zahtevane podatke posredoval v obliki preglednice, je želel pojasnilo, kaj pomenijo predmetne navedbe v tabeli, oziroma podatek, koliko je urna postavka za posamezno šifro v preglednici. Po podanih pojasnilih s strani organa in napotitvi na veljavno Uredbo o enotni metodologiji, je prosilec z vlogo z dne 8. 5. 2019 zahteval podatke o prejetih izplačilih za opravljeno delo, za vsak mesec posebej, saj je navajal, da to iz Uredbe o enotni metodologiji ne izhaja. Organ je njegovo vlogo z dne 8. 5. 2019 štel kot dodatno zahtevo, saj je prosilec z njo, kot je navajal organ na ogledu in camera, zahteval pojasnilo podatkov, ki jih je prejel z uradnim zaznamkom.

Glede na navedeno in z vpogledom v spisovno dokumentacijo je IP, ob upoštevanju določb Uredbe o enotni metodologiji, ugotovil, da je organ prosilcu z uradnim zaznamkom, št. 090-12/2019/4 (20-13) z dne 7. 3. 2019, posredoval preglednico, iz katere izhajajo podatki glede datuma in ure opravljanja dela in usposabljanja, število ur skupaj, dodatka za delo ponoči (C100), dodatka za delo v nedeljo (C110), dodatka za delo na prost dan (C111), dodatka za izmensko delo (C080), dodatka za delo v neenakomerno razporejenem delovnem času (C191), nadur, malica in prevoza. IP dalje ugotavlja, da je prosilec po prejemu te preglednice od organa zahteval pojasnila s zvezi s podatki iz nje, z vlogo z dne 8. 5. 2019 pa je zahtevo specificiral na način, da je zahteval podatke o prejetih izplačilih za opravljeno delo, za vsak mesec posebej za vsako od želenih postavk.

Glede na navedeno IP ugotavlja, da je bil predmet postopka po ZDIJZ pred organom in posledično tega pritožbenega postopka dostop do podatkov o vseh mesečnih izplačilih prosilcu za opravljeno delo pomožnega policista po pogodbah, … in …, in sicer v obdobju od 1. 2. 2016 do datuma zahteve.

b) Obstoj informacije

V zadevi ni sporno, da je organ, kot organ v sestavi Ministrstva za notranje zadeve, zavezanec za dostop do informacij javnega značaja po prvem odstavku 1. člena ZDIJZ. Prav tako ni sporno, da zahtevane informacije izvirajo iz njegovega delovnega področja, oziroma jih organ pridobiva v okviru izvrševanja pristojnosti po Zakonu o organiziranosti in delu v policiji (Uradni list RS, št. 15/13, 11/14, 86/15, 77/16, 77/17 in 36/19, v nadaljevanju ZODPol). Sporno pa je, ali organ z zahtevano informacijo razpolaga.

Za obstoj informacije javnega značaja morajo biti po prvem odstavku 4. člena ZDIJZ namreč izpolnjeni naslednji pogoji:
1. informacija mora izvirati iz delovnega področja organa,
2. organ mora z njo razpolagati in
3. nahajati se mora v materializirani obliki.
Če kateri od navedenih pogojev ni izpolnjen, pomeni, da zahtevana informacija javnega značaja ne obstaja in posledično zahtevi oz. pritožbi prosilca v tem delu ni mogoče ugoditi.

Iz določbe prvega odstavka 4. člena v zvezi s prvim odstavkom 1. člena ZDIJZ torej izhaja, da informacijo javnega značaja lahko predstavlja le dokument, ki ga je organ v okviru svojega delovnega področja že izdelal oziroma pridobil in ga še ni posredoval naprej oziroma uničil. Gre za pogoj, ki je v teoriji poznan kot »kriterij materializirane oblike« in ga navaja že organ v izpodbijani odločbi. Zavezanci po ZDIJZ so torej dolžni omogočiti dostop le do že obstoječih informacij in niso dolžni ustvariti novega dokumenta ali ga (ponovno) pridobiti, če z njim v času zahteve ne razpolagajo (več). Zavezanci tako niso dolžni zbirati informacij, opravljati raziskav ali analizirati podatkov, da bi zadostili zahtevi prosilca, torej niso dolžni izdelati, predelati ali spremeniti (dograditi) informacij, s katero razpolagajo.

IP ugotavlja, da je organ prosilčevo zahtevo zavrnil, ker s podatki ne razpolaga, oziroma ti ne obstajajo v takšni obliki kot jo želi prosilec (tj. izplačilo po mesecih za posamezne vrste izplačil).

Kot je pojasnil organ na ogledu in camera in kot to izhaja iz Uredbe o pomožni policiji (15. in 17. člen) ter pogodbe, št. …(10. in 12. člen), ki jo je prosilec za opravljanje del pomožnega policista sklenil z organom, je pomožni policist upravičen do: nadomestila plače, plačila za opravljanje nalog policije v višini 100 odstotkov sorazmernega dela osnovne plače javnega uslužbenca v 21. plačnem razredu, glede na število dni, ko opravlja naloge policije in povračila stroškov prehrane, prenočišča in prevoza v skladu s kriteriji in merili, ki veljajo za zaposlene v javnem sektorju, pri čemer se mu stroški prevoza povrnejo od naslova prebivanja do zbirnega mesta sklica in nazaj, za preostali čas mu pripada plačila za pripravljenost. Iz tega je organ zaključil, da prosilec ni upravičen do dodatkov, ampak samo do povrnitve stroškov, zato je organ zaključil, da z zahtevanimi informacijami ne razpolaga.

Organ na podlagi prvega odstavka 105. člena ZODPol vodi evidenco kandidatov za pomožne policiste in pomožnih policistov. Glede na navedbe organa v izpodbijani odločbi gre za Aplikacijo pomožna policija. Predmet konkretne zahteve so torej podatki, ki jih organ vodi v elektronski obliki v računalniško vodenih podatkovnih zbirkah, točneje v Aplikaciji pomožna policija, ki jo po navedbah organa na ogledu in camera glede na razporejenost prosilca v pogodbi vodi Policijska uprava Ljubljana., kjer je bil ogled in camera tudi opravljen.

Pri podatkih v elektronski obliki pa je potrebno upoštevati tiste značilnosti tovrstnih podatkov, ki sodijo v okvir njihovega obstoja kot dokumenta v smislu prvega odstavka 4. člena ZDIJZ. Nesporno je namreč, da se vsi podatki v elektronski obliki, ki se obdelujejo v okviru določene podatkovne zbirke, nahajajo pri organu, ki s to zbirko razpolaga. Prav tako je tudi nesporno, da je ob uporabi različnih računalniških orodij praviloma mogoče navedene podatke povezovati oziroma združevati in oblikovati v nove podatke oziroma informacije, ki se v bazi prej niso nahajale. Pri dostopu do informacij javnega značaja s ciljem transparentnega delovanja organov pri opravljanju javnih nalog je ključno, da se posamezniku omogoči dostop do podatkov, ki se v taki zbirki nahajajo, če temu nasproti ne stojijo dejanske ovire oziroma zakonske omejitve ali prepovedi. Vendar pa mora organ za ta namen prosilcu posredovati zahtevane informacije, ki jih je mogoče iz podatkovne zbirke pridobiti z uporabo tistih orodij, ki so za dostopanje do navedenih elektronskih podatkov na voljo in so sestavni del njihove običajne uporabe. Takšno stališče je zavzelo tudi Vrhovno sodišče v zadevi X Ips 336/2016 z dne 7. 2. 2018.

Glede na navedeno je bilo v predmetnem postopku treba ugotoviti predvsem, ali je iz Aplikacije pomožna policija, mogoče pridobiti zahtevane podatke z uporabo tistih orodij, ki so za dostop do elektronskih podatkov na voljo pri organu. IP je zato z namenom razjasnitve dejanskega stanja, ali organ v Aplikaciji pomožna policija razpolaga z zahtevanimi podatki na način, kot ga je želel prosilec, na Policijski upravi Ljubljana opravil ogled v prostorih organa (ogled in camera) na podlagi 11. člena ZInfP in vpogledal v predmetno evidenco. Pri tem je ugotovil, da se evidenca vodi po posameznem pomožnem policistu in poleg podatkov iz drugega odstavka 105. člena ZODPol vsebuje podatke o pripravljenosti, delovni obveznosti, usposabljanju, urah in prevozu. Organ je pojasnil, da se evidenca vodi mesečno z vnosom podatkom iz policijskih postaj, kjer je pomožni policist opravljal delo in zajema bruto zneske in ure opravljenega dela ali usposabljanja. Pri tem je organ poudaril, da evidenca ne omogoča prikaza podatkov po dnevih po posameznih postavkah, tako kot to zahteva prosilec, oziroma bi to pomenilo ustvarjanje novega dokumenta.

IP ni našel razlogov, da organu ne bi verjel, da s podatki, kot jih zahteva prosilec, ne razpolaga, saj Aplikacija pomožna policija vsebuje le podatke, ki so navedeni v zgornjih ugotovitvah IP. Poleg tega Uredba o pomožni policiji in pogodba, na podlagi katere je prosilec opravljal delo v času, določata, da so pomožni policisti upravičeni do izplačila stroškov, ki so navedi v zgoraj citiranih določbah, ne pa tudi do dodatkov. S tem v zvezi je organ še navajal, preglednica, ki je bila posredovana prosilcu na podlagi njegove zahteve, predstavlja združeno tabelo za leta 2016, 2017 in 2018, in da so številke v stolpcu C100 (dodatek za delo ponoči), C110 (dodatek za delo v nedeljo), C111 (dodatek za delo na dela prost dan) in C080 (dodatek za izmensko delo), podatki po urah in dnevih za posamezno delo, za katero so prosilcu do leta 2018 (do zadnje pogodbe) še pripadali dodatki. Nikakor pa se ti podatki ne vodijo na način, da bi bil možen prikaz po mesecih za vsako posamezno izplačilo, ki ga je prosilec prejel kot pomožni policist. Glede na navedeno, je po presoji IP, organ utemeljeno zaključil, da z zahtevanimi informacijami ne razpolaga.

Poleg tega je organ pojasnil, da nima zadržkov, da bi prosilcu zahtevane informacije posredoval, če bi z njimi razpolagal v obliki, kot jo je zahteval prosilec. Ker je v postopku za dostop do informacij javnega značaja potrebno upoštevati kavtele, ki jih za ta postopek predpisuje ZDIJZ, in iz pogoja materializirane oblike informacije ne izhaja dolžnost organa, da za potrebe odločanja o zahtevi za dostop do informacij javnega značaja ustvari nov dokument, organ tega ni bil dolžan storiti. Organ je informacije, s katerimi je v okviru prosilčeve zahteve razpolagala in jih prepoznal kot prosto dostopne, prosilcu posredoval v obliki preglednice. Način, na katerega je nato prosilec z dodatno zahtevo z dne 8. 5. 2019 želel pridobiti te podatke, pa, po ugotovljenem, presega obveznosti in zmožnosti organ v postopku odločanja po ZDIJZ. Nenazadnje je organ na ogledu in camera pojasnil, da nima zadržkov, da bi prosilcu zahtevane informacije posredoval, če bi z njimi razpolagal v obliki kot jo je zahteval prosilec. V zvezi s tem IP še pojasnjuje, da je pri vlaganju zahteve na podlagi določb ZDIJZ pomembno vedeti, da so informacije javnega značaja vseh zavezancev praviloma dostopne vsakomur (ne samo strankam v postopku), razen če predstavljajo katero izmed izjem, ki so določene v prvem odstavku 6. člena ZDIJZ ali v 5. a členu ZDIJZ. Tako iz pretekle prakse IP (npr. odločba št. 090-139/2017, z dne 14. 7. 2017) izhaja, da mora organ v primeru, kadar dokumente na podlagi ZDIJZ zahteva prosilec, ki ima sicer tudi upravičen interes te podatke pridobiti na drugi pravni podlagi (npr. s sklicevanjem na 15. člen Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES, v nadaljevanju Splošna uredba), presojati po standardu abstraktnega prosilca oziroma javnosti – to pomeni, da presoja dostop do dokumenta kot takega, ki ga lahko zahteva kdorkoli, ne pa dostop konkretnega prosilca do dokumenta. V praksi to pomeni, da konkretni prosilec na podlagi ZDIJZ ni upravičen pridobiti nobenega dokumenta ali le dokumente s prekritimi podatki, ki so izjema od prostega dostopa, medtem ko isti prosilec na drugi pravni podlagi lahko iste dokumente pridobi v celoti. Glede na vse navedeno je za prosilca, ki je stranka v nekem upravnem postopku oziroma zahteva dostop do lastnih podatkov, praviloma bolj ugodno, da dokumente iz te zadeve pridobiva na drugi pravni podlagi (npr. Splošna uredba) in ne na podlagi ZDIJZ.

Na podlagi ugotovljenega dejanskega stanja, navedenih argumentov in pravnih podlag je IP zaključil, da so pritožbene navedbe v celoti neutemeljene, izpodbijana odločba pa pravilna in zakonita, zato je
na podlagi prvega odstavka 248. člena ZUP pritožbo zavrnil in odločil kot izhaja iz 1. točke izreka te odločbe.

K II. točki izreka:  

Na podlagi petega odstavka 213. člena ZUP, ki se smiselno uporablja tudi za odločbo o pritožbi (prvi odstavek 254. člena ZUP), se v izreku odloči tudi o tem, ali so nastali stroški postopka. IP je ugotovil, da v tem postopku posebni stroški niso nastali, zato je odločil, kot izhaja iz 3. točke izreka te odločbe.

Ta odločba je v skladu s 30. točko 28. člena Zakona o upravnih taksah (Uradni list RS, št. 106/10 – uradno prečiščeno besedilo, 14/15 – ZUUJFO, 84/15 – ZZelP-J, 32/16 in 30/18 – ZKZaš) oproščena plačila upravne takse.


Pouk o pravnem sredstvu:
Zoper to odločbo ni dovoljena pritožba, pač pa se lahko sproži upravni spor s tožbo, ki se vloži v 30 dneh od vročitve te odločbe na Upravno sodišče Republike Slovenije, Fajfarjeva 33, Ljubljana. Tožba se lahko vloži pisno po pošti ali pri navedenem sodišču. Če se tožba pošlje priporočeno po pošti, se za dan izročitve sodišču šteje dan oddaje na pošto. Tožba z morebitnimi prilogami se vloži v najmanj treh izvodih. Tožbi je treba priložiti tudi to odločbo v izvirniku ali prepisu.

 

Postopek vodila:
Maja Wondra Horvat, univ. dipl. prav.,
svetovalka IP

 

Informacijski pooblaščenec:
mag. Kristina Kotnik Šumah
namestnica pooblaščenke