Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Iskalnik po odločbah IP o dostopu do informacij javnega značaja

+ -
Datum: 07.06.2019
Naslov: prosilec - Inšpektorat RS za okolje in prostor
Številka: 090-117/2019
Kategorija: Ali dokument obstaja?
Status: Zavrnjeno


POVZETEK:

Prosilka je zahtevala dokumente iz točno določenega inšpekcijskega spisa. Organ je prosilko po elektronski pošti pozval k posredovanju katastrske občine in parcelne št., na katero se zahteva nanaša, saj po št. spisa, dotični spis ni mogoče najti. Prosilka na poziv ni odgovorila, zato je organ izdal zavrnilno odločbo. IP je v pritožbenem postopku ugotovil, da je organ prosilke za dopolnitev ni pozval po ZUP-u, s čimer je prišlo do procesne kršitve, ki pa ni vplivala na pravilnost izreka izpodbijane odločbe, saj je IP v pritožbenem postopku ugotovil, da organ z zahtevnimi dokumenti oz. z zahtevanim inšpekcijskim spisom resnično ne razpolaga.

 

ODLOČBA:

 

Številka: 090-117/2019/9

Datum: 7. 6. 2019

 

Informacijski pooblaščenec po informacijski pooblaščenki Mojci Prelesnik (v nad. IP), na podlagi 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Ur. l. RS, št. 113/05 in 51/07-ZUstS-A, v nad. ZInfP), 3. in 4. odstavka 27. člena Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (Ur. l. RS, št. 51/06 – UPB, 117/06 – ZDavP-2, 23/14, 50/14, 19/15 – odl. US in 102/15; v nad. ZDIJZ) ter 2. odstavka 248. člena Zakona o splošnem upravnem postopku (Ur. l. RS, št. 24/06 – UPB, 105/06–ZUS-1, 126/07-ZUP-E, 65/08-ZUP-F in 8/10-ZUP-G in 82/13-ZUP-H; v nad. ZUP), o pritožbi …. (v nad. prosilka), z dne 29. 4. 2019, zoper odločbo Inšpektorata RS za okolje in prostor, Dunajska cesta 58, 1000 Ljubljana (v nad. organ), št. 090-41/2019-4 z dne 18. 4. 2019, v zadevi dostopa do informacij javnega značaja, izdaja naslednjo

 

 

O D L O Č B O

 

  1. Pritožba prosilke z dne 29. 4. 2019 zoper odločbo Inšpektorata RS za okolje in prostor, št. 090-41/2019-4 z dne 18. 4. 2019, se zavrne.
  1. Zahteva prosilke za povračilo stroškov postopka se zavrne.
  1. V postopku reševanja te pritožbe niso nastali posebni stroški.

 

 

OBRAZLOŽITEV:

 

 

Prosilka je dne 21. 3. 2019 na organ naslovila zahtevo za posredovanje vseh dokumentov, ki se nahajajo v spisu št. 356-229/93.

 

Dne 9. 4. 2019 je organ prosilki posredoval elektronsko sporočilo, v katerem je navedel, da je pregledal arhiv in ugotovil, da zahtevane zadeve, zgolj po številki, ni mogoče najti. Prosilko je zato pozval k posredovanju dodatnih podatkov, in sicer številko parcele ter katastrsko občino, na katero se zadeva nanaša, saj bi te informacije lahko izboljšale način iskanja zahtevanih dokumentov.

 

Organ je o zahtevi prosilke odločil z odločbo št. 090-41/2019-4 z dne 18. 4. 2019, s katero je zahtevo zavrnil, ker z zadevo št. 356-229/93 ne razpolaga. V obrazložitvi izpodbijane odločbe je organ navedel, da je prosilko pozval k posredovanju dodatnih podatkov (katastrska občina in parcelna številka, na katero se konkretna zadeva nanaša), ki bi organu lahko izboljšali možnosti iskanja dotične zadeve, pri čemer organ, do izdaje odločbe, ni prejel odgovora prosilke.

 

Zoper odločbo organa je prosilka dne 29. 4. 2019 vložila pritožbo, v kateri je navedla, da elektronskega sporočila organa, za pridobitev dodatnih podatkov, ki bi bili v pomoč pri iskanju zahtevanih dokumentov, ni nikoli prejela. Glede na to, da je bilo zaprosilo posredovano po elektronski pošti, in ne pisno, prosilka meni, da je prišlo do kršitev določb ZUP, saj ni imela možnosti, da se izjavi o dejstvih in okoliščinah, ki so po njenem mnenju pomembne za izdajo odločbe. Prav tako je v izreku izpodbijane odločbe navedeno, da se zavrne zahteva za dostop do spisa št. 356-229/93, v obrazložitvi pa piše, da naj bi prosilka zaprosila za dokumente iz spisa št. 256-299/93, kar pa ne drži, zato je po mnenju prosilke prišlo do kršitve 7. točke 2. odstavka. 237. člena ZUP. Prosilka je v pritožbenem postopku tudi priglasila stroške postopka.

 

IP je dne 13. 5. 2019 prejel dopis organa št. 090-41/2016-6 z dne 10. 5. 2019, s katerim mu je ta, na podlagi 245. člena ZUP, odstopil pritožbo, kot dovoljeno, pravočasno in vloženo s strani upravičene osebe.

 

IP je, na podlagi 11. člena ZInfP, dne 17. 5. 2019, pri organu opravil ogled in camera. Na ogledu in camera je organ uvodoma pojasnil, da so bile pod št. 356 knjižene stare inšpekcijske zadeve, z rokom hrambe »trajno«. Glede na to, da naj bi šlo v konkretnem primeru za zadevo iz leta 1993 organ dodaja, da se v tistem obdobju ni uporabljalo elektronskega knjiženja zadev, torej so bile vse zadeve le v fizični obliki. Prav tako so zadeve iz leta 1993 sodile v občinsko pristojnost, saj je bil organ ustanovljen šele leta 1995. S postopnim vodenjem elektronskih evidenc je organ začel leta 2006, pri čemer se starih zadev naknadno ni skeniralo v elektronsko evidenco. Organ je pojasnil, da je, kljub navedenemu, obstoj zadeve št. 356-229/93 najprej preveril v svojem računalniškem programu Inspis. Dotično zadevo je organ v računalniškem programu Inspis iskal po številki zadeve in letnici, in sicer pod zavihkom »Iskanje zadev«, ki omogoča iskanje po celotni računalniški bazi, pri čemer ni bilo zadetkov. Organ dodaja, da je na računalniški program za evidentiranje zadev Inspis, ki ga trenutno uporablja, prešel leta 2013, pred tem pa je uporabljal program Lotus Notes - SPIS 4. Organ še vedno lahko dostopa do starega računalniškega programa oz. do zadev, ki so bile knjižene v star računalniški program. Uradna oseba za dostop do informacij javnega značaja (v nad. uradna oseba) pri organu je pojasnila, da ima v starem računalniškem programu dostop le do zadev gradbene inšpekcije, pri čemer, pri iskanju zadeve po številki zadeve, klasifikacijskem znaku in letnici zadeve, dotične zadeve ni našla.

 

IP je na ogledu in camera ponovil postopek iskanja zadeve št. 356-229/93 v obeh računalniških programih, pri čemer ni bilo zadetka. Uradna oseba organa je ob tem pojasnila, da se je naknadno obrnila tudi na koordinatorko gradbene inšpekcije območne enote Ljubljana, ta pa na sodelavko, ki je zadolžena za arhiv organa, ki je uradno osebo organa obvestila, da pri pregledu arhivskega gradiva in svojih evidenc zadeve št. 356-229/93 ni našla. Izjavo zaposlene, ki je zadolžena za arhiv organa, o načinu iskanja zahtevane zadeve, bo organ, zaradi odsotnosti zaposlene, IP posredoval naknadno. Organ je dodatno pojasnil, da je bil mnenja, da bi lahko povečal možnost iskanja tudi z drugimi - dodatnimi podatki, zato je tudi prosilko pozval k posredovanju parcelne številke in katastrske občine, pri čemer pa je naknadno ugotovil, da se v računalniškem programu različno evidentirajo zadeve (naslov zadev), glede na predmet nadzora, ki pa nujno ne vsebuje navedbe parcelne številke oz. katastrske občine. Tudi v primeru, če bi bila torej konkretna zadeva preštevilčena, podatka o parcelni številki in katastrski občini organu ne bi zadostovala za uspešno iskanje dotične zadeve. Na ogledu in camera je IP ugotovil, da računalniški program organu omogoča iskanje po katastrski občini ali parcelni številki le v primeru, ko je eden od teh podatkov napisan v naslovu zadeve, pri čemer pa je organ pojasnil, da ni enotnega poimenovanja zadev in posledično tovrstno iskanje ne bi bilo popolno, saj bi lahko izpadle zadeve, ki se navezujejo na iskane parametre, ker jih sistem ne najde.

 

Dne 21. 5. 2019 je organ IP posredoval dopis št. 090-41/2019-7 z dne 20. 5. 2019, v katerem zaposlena pri organu, ki je zadolžena za arhiv organa, izjavlja, da je zadevo št. 356-229/93 iskala v vseh bazah organa in arhivskih zbirkah. Na podlagi številke zadeve je preverila:

- dostopne podatke in informacije o omenjeni zadevi v podatkovnih zbirkah aplikacije Lotus Notes;

- podatke o zadevah v dokumentarnem sistemu Inspis;

- Evidence o predanem arhivskem gradivu (predanem v Arhiv RS) in

- Evidence o uničenem dokumentarnem gradivu, ki so mu potekli roku hrambe.

Po navedbah zaposlene iskana številka oz. zadeva ni bila najdena v nobenem sistemu oz. evidenci. Iskana številka oz. številka zadeve je tako bodisi napačna, bodisi je bila naknadno spremenjena (zaradi spremembe zavezanca ali spremembe pisarniškega poslovanja). Ker gre za zelo staro zadevo, zaposlena še dodaja, da takrat pisarniško poslovanje še ni bilo elektronsko, zato je sledenje in iskanje takšnih zadev zelo oteženo.

 

IP je dne 21. 5. 2019, z dopisom št. 090-117/2019/5 prosilki posredoval zapisnik o ogledu in camera, v katerem jo je pozval na morebitne ugovore oz. nasprotne argumente oz. da se pisno izreče o navedenih ugotovitvah IP.

 

Prosilka je dne 30. 5. 2019 na IP naslovila odgovor na poziv, v katerem je navedla, da je že to, da je iz zemljiške knjige razvidna zaznamba postopka, zadosten podatek, da je postopek potekal in dokaz, da se je inšpekcijska zadeva nedvomno vodila. Dolžnost organa je, da hrani vse dokumente, v kolikor pa spisa fizično ne najde, pa naj naredi njegovo rekonstrukcijo. Pri rekonstrukciji si organ lahko pomaga tudi s podatki in listinami, ki jih hrani zemljiška knjiga v zvezi z zaznambo prepovedi zaradi nedovoljene gradnje, vknjiženi pri nepremičnini katastrska občina …., parcelna številka …..

 

Na podlagi telefonskega pogovora z dne 31. 5. 2019 je organ IP dne 5. 6. 2019 posredoval elektronsko sporočilo, v katerem je navedel, da je tokrat zahtevane dokumente v svojih evidencah iskal še po parcelni številki, katastrski občini, naslovu zavezanca in priimku zavezanca (zadnja dva podatka je organ pridobil iz zemljiške knjige, na podlagi podatka o katastrski občini in parcelni številki), pri čemer zahtevanih dokumentov ni našel. Organ je elektronskemu sporočilu priložil vse zaslonske slike iskanja. Elektronskemu sporočilu je organ priložil tudi izjavo zaposlene, ki je zadolžena za arhiv, iz katere izhaja, da tudi ona, v svojih arhivskih evidencah/zbirkah, na podlagi iskanja zahtevanih dokumentov po imenu in priimku zavezanca ter naslovu prebivališča, ni našla zahtevanih dokumentov, kar tudi izhaja iz priloženih zaslonskih slik.

 

Pritožba ni utemeljena.

 

IP uvodoma pojasnjuje, da je kot organ druge stopnje, v skladu z 247. členom ZUP, dolžan preizkusiti odločbo v delu, v katerem jo pritožnik oz. prosilec izpodbija. Odločbo preizkusi v mejah pritožbenih navedb, po uradni dolžnosti pa preizkusi, ali ni prišlo v postopku na prvi stopnji do bistvenih kršitev postopka in ali ni prekršen materialni zakon.

 

IP v nadaljevanju ugotavlja, da v obravnavanem primeru ni sporno, da je organ zavezanec po ZDIJZ.


Kot izhaja iz določbe 1. odstavka 4. člena ZDIJZ in tudi določbe 1. odstavka 1. člena ZDIJZ, informacijo javnega značaja predstavlja samo dokument, ki že obstaja, je že ustvarjen, oz. dokument, ki ga je organ v okviru svojega delovnega področja že izdelal oz. pridobil. Gre za pogoj, ki je v teoriji poznan kot »kriterij materializirane oblike«. Organi, ki so zavezanci po ZDIJZ, so namreč dolžni omogočiti dostop le do že obstoječih informacij in niso dolžni ustvariti novega dokumenta ali pridobiti oz. vzpostaviti dokumenta, ki ga v času zahteve nimajo.

 

IP uvodoma pojasnjuje, da je prosilka na organ naslovila zahtevo po dokumentih iz spisa št. 356-229/93. IP ob reševanju pritožbe ni mogel posumiti, da organ razpolaga z dokumenti iz spisa št. 356-229/93, vendar jih prosilki ne želi posredovati.

 

IP je v času izvedbe ogleda in camera razpolagal le s podatkom o številki zadeve, ki je predmet zahteve prosilke, zato je v elektronskih evidencah organa preverjal oz. zahtevane dokumente iskal le na podlagi številke zadeve, pri čemer je IP ugotovil, da organ z zahtevanimi dokumenti oz. z zadevo št. 356-229/93, v elektronskih evidencah, ne razpolaga. Kot je na ogledu in camera pojasnil organ, je s postopnim evidentiranjem zadev v računalniški program začel šele leta 2006, pri čemer se starih zadev naknadno ni skeniralo v elektronsko evidenco. Pri tem gre poudariti, da naj bi bila zadeva, ki je predmet zahteve prosilke, iz leta 1993, prav tako so inšpekcijske zadeve iz tistega obdobja sodile še v občinsko pristojnost, saj je bil organ ustanovljen šele leta 1995. Prav tako iz izjave zaposlene pri organu, z dne 20. 5. 2019, ki je zadolžena za arhiv organa, izhaja, da so bile pregledane vse arhivske evidence organa, prav tako le na podlagi številke zadeve, pri čemer zahtevana zadeva ni bila najdena.

 

Na podlagi dopisa prosilke z dne 30. 5. 2019, v katerem je prosilka navedla še katastrsko občino (….) in številko parcele (št. ….), na katero se nanaša konkretna zadeva, je organ, kot izhaja iz elektronskega sporočila organa z dne 5. 6. 2019, zahtevane dokumente iskal še po katastrski občini, številki parcele, priimku zavezanca ter naslovu prebivališča zavezanca (zadnja dva podatka je organ pridobil iz zemljiške knjige), pri čemer tudi v teh primerih ni bilo zadetkov oz. organ ni našel zahtevanih dokumentov.

 

IP poudarja, da v pritožbenem postopku glede dostopa do informacij javnega značaja nima pristojnosti, da bi se spuščal v presojo zakonitosti in smotrnosti ravnanja organa ter v vprašanje, zakaj organ ne razpolaga z dokumenti, ki jih zahteva prosilka. Pritožbeni postopek tudi ne more biti namenjen prisili ustvarjanja informacij ali ugotovitvi, da bi določene informacije morale obstajati. V postopku dostopa do informacij javnega značaja se tako lahko presoja (le) vprašanje, ali zahtevane informacije javnega značaja dejansko obstajajo pri organu v materializirani obliki. Prosilka sicer v dopisu z dne 30. 5. 2019 navaja, da bi organ z zahtevanimi dokumenti moral razpolagati, saj iz zemljiške knjige jasno izhaja, da se je inšpekcijska zadeva nedvomno vodila, pri čemer pa IP dodaja, da organ dejstvu, da se je konkretna inšpekcijska zadeva vodila, ne oporeka, vendar pa, glede na rezultate iskanja, kot zgoraj navedeno, konkretne inšpekcijske zadeve oz. zahtevanih dokumentov v svojih evidencah ne najde. Upoštevaje navedeno IP nima nikakršnega razloga, da ne bi sledil navedbam organa, da zahtevani dokumenti ne obstajajo, poleg tega IP tudi ob reševanju te pritožbe ni mogel posumiti, da organ z zahtevano informacijo razpolaga, vendar je v celoti ne posreduje oz. ne želi posredovati (2. odstavek 10. člena ZInfP).

 

Ob tem IP pojasnjuje, da je presoja vprašanja, zakaj določene dokumentacije ni, pa bi po mnenju prosilke morala biti, v pristojnosti drugih organov in ne IP, in sicer upravne inšpekcije. Takšno stališče je zavzelo tudi Upravno sodišče v sodbi pod opr. št.  IU 1198/2016-22 z dne 10. 5. 2017.

 

Upoštevajoč zgornje argumente je IP zaključil, da dokumenti, ki so predmet tega pritožbenega postopka, pri organu ne obstajajo, kar pomeni, da »kriterij materializirane oblike« v konkretnem primeru ni izpolnjen, torej ni izpolnjen pogoj iz 1. odstavka 1. člena ZDIJZ v povezavi s 1. odstavkom 4. člena ZDIJZ, po katerem je informacija javnega značaja le tista informacija, s katero organ že razpolaga.

 

Glede pritožbenih navedb prosilke, da ji organ ni pravilno vročal zaprosila oz. poziva za posredovanje podatka o parcelni številki in katastrski občini (organ je poziv prosilki posredoval po elektronski pošti), pri čemer prosilka navaja, da dotičnega poziva ni nikoli prejela, zato ji ni bila dana možnost, da se izjavi o dejstvih in okoliščinah, pomembnih za izdajo odločbe in posledično je po njenem mnenju prišlo do kršitve iz 3. točke 2. odstavka 237. člena ZUP, IP pojasnjuje, da je organ s tem, ko prosilke formalno ni pravilno pozval k posredovanju dodatnih podatkov, resnično kršil določbe ZUP-a (83. člen), ki urejajo način vročanja dokumentov. Kljub navedenemu pa je IP v pritožbenem postopku ugotovil, da v konkretnem primeru ne gre za bistveno kršitev pravil upravnega postopka, ampak za procesno kršitev, ki pa ni takšne narave, da bi vplivala na pravilnost izreka izpodbijane odločbe. Te procesne kršitve je IP v pritožbenem postopku odpravil in sam dopolnil postopek, ki pa ga je kljub temu vodil k ugotovitvi, da  zahtevanih dokumentov oz. zadeve št. 356-229/93 ni mogoče najti niti na podlagi podatkov o katastrski občini in parcelni številki oz. na podlagi imena, priimka ter naslova prebivališča zavezanca, ki jih je kasneje posredovala prosilka. Navedeno pomeni, da se dejansko stanje, tudi v primeru razpolaganja s podatkom o katastrski občini in parcelni številki oz. imenom, priimkom in prebivališčem zavezanca, ni spremenilo. Dejstvo je namreč, da organ z dokumenti oz. zadevo št. 356-229/93 ne razpolaga.

 

Glede pritožbenih navedb prosilke, da je organ v obrazložitvi izpodbijane odločbe navedel, da je prosilka zaprosila za dokumente iz zadeve št. 256-299/93, medtem ko v izreku odločbe navaja zadevo št. 356-229/39, kar po mnenju prosilke pomeni kršitev iz 7. točke 2. odstavka. 237. člena ZUP, IP pojasnjuje, da je organ v obrazložitvi izpodbijane odločbe resnično napačno navedel, da je prosilka zaprosila za dokumente iz zadeve št. 256-229/93 (in ne za dokumente iz zadeve št. 256-299/93, kot v pritožbi navaja prosilka), pri čemer pa IP ne more šteti, da je v konkretnem primeru prišlo do kršitev iz 7. točke 2. odstavka. 237. člena ZUP. V konkretnem primeru je namreč prišlo do tipkarske napake (organ je v obrazložitvi izpodbijane odločbe navedel, da je prosilka zahtevala dokumente iz zadeve št. 256-229/93, pri čemer pa je pravilna št. zadeve 356-229/93 – tipkarska napaka pri prvi številki, št. »2«), ne glede na to, pa je v izreku izpodbijane odločbe organ navedel pravilno številko zadeve, torej št. 356-229/93, ki je predmet zahteve prosilke in posledično je izrek izpodbijane odločbe pravilen oz. izvršljiv.

 

IP je na podlagi zgoraj navedenega zaključil, da so bile v postopku na prvi stopnji sicer pomanjkljivosti (organ prosilke ni pravilno pozval na dopolnitev oz. k posredovanju dodatnih podatkov, ki bi pripomogli k lažjemu iskanju zahtevane zadeve oz. zahtevanih dokumentov), ki pa niso bistvene, zato je pritožbo prosilke zoper odločbo št. 090-41/2019-4 z dne 18. 4. 2019, na podlagi 2. odstavka 248. člena ZUP, zavrnil, kot to izhaja iz 1. točke izreka te odločbe.

 

IP je glede priglašenih stroškov prosilke v pritožbenem postopku ugotovil, da je zahteva neutemeljena. V skladu s 1. odstavkom 113. člena ZUP gredo stroški, ki nastanejo organu ali stranki med postopkom ali zaradi postopka (potni stroški uradnih oseb, izdatki za priče, izvedence, tolmače, ogled, pravno zastopanje, oglase, prihod, izgubo dohodka, strokovno pomoč, odškodnina za škodo, ki nastane pri ogledu ipd.), v breme tistega, na katerega zahtevo se je postopek začel. Postopek dostopa do informacij javnega značaja in nadalje pritožbeni postopek se je začel na zahtevo prosilke, torej je slednja dolžna svoje stroške kriti sama, zato je IP odločil, kot izhaja iz 2. točke izreka te odločbe.

 

Posebni stroški v tem postopku niso nastali. Ta odločba je v skladu s 30. točko 28. člena Zakona o upravnih taksah (Ur. l. RS, št. 106/10 – ZUT-UPB5 in 14/15 – ZUUJFO) oproščena plačila upravne takse.

 

 

Pouk o pravnem sredstvu:

Zoper to odločbo ni dovoljena pritožba, temveč se lahko sproži upravni spor. Upravni spor se sproži s tožbo, ki se vloži v 30 dneh od vročitve te odločbe na Upravno sodišče, Fajfarjeva 33, Ljubljana. Tožba se lahko vloži pisno po pošti ali pri navedenem sodišču. Če se tožba pošlje priporočeno po pošti, se za dan izročitve sodišču šteje dan oddaje na pošto. Tožba z morebitnimi prilogami se vloži v najmanj treh izvodih. Tožbi je treba priložiti tudi to odločbo v izvirniku ali prepisu.

 

 

 

Postopek vodila:

Tanja Švab, dipl.upr.ved.,

raziskovalka IP

 

 

 

Informacijski pooblaščenec:

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,

informacijska pooblaščenka