Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

Iskalnik po odločbah IP o dostopu do informacij javnega značaja

+ -
Datum: 14.06.2018
Naslov: Birosistemi d.o.o. - Ministrstvo za javno upravo
Številka: 090-95/2018
Kategorija: Ali dokument obstaja?, Notranje delovanje organa
Status: Zavrnjeno


POVZETEK:

 

Prosilec je od organa zahteval vpogled in fotokopije dokumentacije vezane na javno naročilo. Organ je dokumente prosilcu posredoval, glede enega dokumenta pa se je skliceval na izjemo notranjega delovanja organa. Prosilec se je pritožil, da enega od dokumentov ni prejel, čeprav naj bi mu ga organ posredoval, prav tako se je pritožil, da zavrnjeni dokument ne predstavlja izjeme notranjega delovanja organa. IP je v pritožbenem postopku ugotovil, da organ z enim od zahtevanih dokumentov ne razpolaga na način, kot bi ga želel prosilec, zato je pritožbo v tem delu zavrnil. Glede dokumenta, ki naj bi predstavljal izjemo notranjega delovanja je IP ugotovil, da organ z dokumentom, ki vsebuje zahtevane informacije razpolaga in da ga je prosilcu že posredoval kot prosto dostopno informacijo javnega značaja, zato je pritožbo tudi v tem delu zavrnil, saj prosilec nima pravovarstvenega interesa vnovič zahtevati že posredovane informacije.
 

 

ODLOČBA:

 

Številka: 090-95/2018/4
Datum: 15. 6. 2018

 

Informacijski pooblaščenec po Informacijski pooblaščenki Mojci Prelesnik (v nadaljevanju IP) izdaja na podlagi tretjega odstavka 27. člena Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (Uradni list RS, št. 51/2006 – uradno prečiščeno besedilo, s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju ZDIJZ), 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, številka 113/2005 in 51/2007 – ZUstS-A, v nadaljevanju ZInfP) in tretjega odstavka 248. člena Zakona o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, številka 24/2006 – uradno prečiščeno besedilo, s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju: ZUP), o pritožbi družbe Birosistemi d. o. o., Obrtniška ulica 11, 1370 Logatec, ki ga zastopa Odvetniška pisarna Čeledin, d. o. o., Tomšičeva ulica 1, 1000 Ljubljana (v nadaljevanju prosilec) z dne 24. 4. 2018, zoper odločbo Ministrstva za javno upravo, Tržaška cesta 21, 1000 Ljubljana (v nadaljevanju organ), št. 090-26/2017/2 z dne 27. 3. 2018, v zadevi dostopa do informacij javnega značaja naslednjo

 


O D L O Č B O:

 


1.    Pritožba prosilca z dne 24. 4. 2018 zoper odločbo Ministrstva za javno upravo, št. 090-26/2017/2 z dne 27. 3. 2018 se zavrne.

 

2.    Zahteva prosilca za povrnitev stroškov postopka se zavrne.

 

3.    V postopku reševanja te pritožbe niso nastali posebni stroški.

 


O b r a z l o ž i t e v:

 


Prosilec je dne 21. 2. 2018 na organ naslovil zahtevo za dostop do informacij javnega značaja, in sicer za vpogled in fotokopije dokumentacije naročnika, ki jo naročnik vodi oz se nanaša na skupno javno naročilo »ODTISK-12/2016: Nakup energetsko učinkovitih tiskalnikov, multifunkcijskih naprav in skenerjev«, objavljeno na Portalu javnih naročil pod št. JN005910/2017-B01 z dne 13. 6. 2017, in sicer za sklope 9, 10 in 11.

 

Organ je z odločbo št. 090-26/2017/2 z dne 27. 3. 2018 zahtevi prosilca delno ugodil in prosilcu omogočil dostop do dokumentov, naštetih v devetih alinejah 1.1.1. točke izreka izpodbijane odločbe, zahtevo pa je zavrnil v delu, ki se nanaša na izjavo referenčnega naročnika in do dokumenta o tem, kdo je pisal tehnične specifikacije. V obrazložitvi je organ navedel, da je prosilec dne 22. 3. 2018 v prostorih organa opravil vpogled v dokumentacijo, ki se nanaša na sklope 9, 10 in 11. Organ je na vpogledu prekril vse varovane osebne podatke v dokumentih in varoval poslovne skrivnosti obeh gospodarskih subjektov. Na vpogledu je prosilec označil, kateri del dokumentacije želi, da mu ga organ pošlje v elektronski obliki. 

 

V zvezi z dokumentom Poziv za oddajo potreb ter pooblastil za izvedbo skupnega javnega naročila za nakup tiskalnikov, multifunkcijskih naprav in skenerjev, št. 4301-14/2016/3 z dne 8. 12. 2016 s prilogami, ki ga je organ posredoval prosilcu, je organ v obrazložitvi navedel, da iz dokumenta izhaja, zakaj so se povečale količine po reviziji in predstavlja prosto dostopno informacijo. Organ je v prilogi št. 4 prekril cene za sklope, ki niso predmet zahteve.

 

Organ je glede določenih dokumentov zatrjeval izjemo varstva poslovne skrivnosti, izjemo varstva osebnih podatkov in izjemo notranjega delovanja organa. Organ je ugotovil, da je dokument, iz katerega izhaja, kdo je pisal tehnične dokumentacije, interni dokument naročnika, na podlagi katerega je naročnik pripravil tehnične dokumentacije v obliki spremembe razpisne dokumentacije in predstavlja izjemo notranjega delovanja. Razkritje podatkov in informacij iz dokumenta bi povzročilo motnje pri delovanju organa, s tem pa lahko tudi občutno škodo, saj bi lahko prišlo do napačnega razumevanja tehničnih specifikacij, ki so se vse do objave spreminjale in usklajevale.

 

Zoper navedeno odločbo je prosilec dne 24. 4. 2018 vložil pritožbo, in sicer v delu, ki se nanaša na dokument, iz katerega izhaja, zakaj so se povečale količine po reviziji (8. alineja 1.1.1. točke izreka izpodbijane odločbe) in v delu, ki se nanaša na dokument, iz katerega izhaja podatek, kdo je pisal tehnične specifikacije (1.1.3. tč. izreka izpodbijane odločbe). Prosilec je v pritožbenem postopku priglasil tudi stroške, ki so mu nastali s pritožbo. Prosilec je navedel, da je organ v ugodilnem delu (8. alineja tč 1.1.1. izpodbijane odločbe) sicer odobril dostop do dokumenta, iz katerega izhaja, zakaj so se povečale količine po reviziji, vendar prosilec tega dokumenta ni prejel. Prosilec je dne 12. 4. 2018 organu poslal elektronsko sporočilo, da navedenega dokumenta ni prejel in da prosi za posredovanje še teh informacij, organ pa mu je dne 16. 4. 2018 posredoval elektronski odgovor s pojasnilom, zakaj so se povečale naročene količine opreme. Prosilec meni, da informacija, s katero se je seznanil, ni informacija, ki jo je navedel v zahtevi in zahteval, da mu organ omogoči seznanitev s podatkom, ali so posamični naročniki sporočali nove, večje količine in kateri izmed posameznih naročnikov so sporočili, da potrebujejo dodatne kose naprav in za koliko. Prosilec je pojasnil, da je organ izvedel skupno javno naročilo, v katerem je sodelovalo več javnih naročnikov. Organ je zbiranje potreb zbiral preko aplikacije e-Katalog, torej bi moral imeti zbrane potrebe posamičnih naročnikov. Kljub temu zavezanec prosilcu ni omogočil dostopa do izpisa iz aplikacije e-Katalog, temveč je prosilcu posredoval pavšalno pojasnilo, da so se količine povečale zato, da lahko zavezanec zagotavlja nemoteno delovanje informacijske komunikacijske tehnologije.  

 

V delu, v katerem je organ zavrnil dostop do dokumenta, kdo je pisal tehnične specifikacije (točka 1.1.3. izreka izpodbijane odločbe), prosilec meni, da ne gre za izjemo po 11. točki prvega odstavka 6. člena ZDIJZ, saj zavezanec ne navaja, iz katerega dokumenta naj bi ta podatek izhajal (navesti bi moral vsaj št. dokumenta in datum njegovega nastanka), hkrati pa povem pavšalno navaja, da bi razkritje povzročilo motnje pri delovanju organa, s tem pa lahko tudi občutno škodo, saj bi prišlo do napačnega razumevanja tehničnih specifikacij, ki so se vse do objave spreminjale in usklajevale. Organ s tem po stališču prosilca ni niti specificiral niti dokazal nastanka domnevne škode, ki naj bi mu nastala. Prosilec meni, da organu ne bi nastale nobene motnje v njegovem delovanju, prav tako pa tudi nobena škoda, saj gre za že naročeno opremo, ki je tudi že kupljena po pravnomočno zaključenem javnem naročilu. Iz razpisne dokumentacije je tudi razvidno, kakšne so bile končne specifikacije naročene opreme, zato v zvezi s tem ne more priti do nobenega napačnega razumevanja, kot to navaja organ. Organ tudi ni obrazložil, zakaj in do kakšnih motenj naj bi prišlo ob razkritju teh informacij. Javno naročilo je bilo že izpeljano in pravnomočno oddano, zato razkritje teh informacij gotovo ne bo motilo trenutnega delovanja organa. Kljub morebitnem obstoju izjeme, pa gre hkrati za podatek, ki se nanaša na porabo javnih sredstev, glede katerega so določeni strožji pogoji glede izjem, organ pa se prav tako ni opredelil do morebitnega javnega interesa za dostop do zahtevanih informacij, upoštevaje, da gre v konkretnem primeru za porabo javnih sredstev.

 

Organ je pritožbo prosilca, kot dovoljeno, pravočasno in vloženo po upravičeni osebi, odstopil v reševanje IP, z dopisom št. 090-26/2018/7 z dne 9. 5. 2018, pri čemer je še pojasnil, da je prosilec vložil zahtevo za vpogled in fotokopiranje dokumentacije naročnika, ki se nanaša na javno naročilo ODTISK-12/2016-sklopi 9, 10 in 11. Organ je prosilcu dne 22. 3. 2018 omogočil vpogled, šele na vpogledu pa je prosilec zaprosil za dokument, iz katerega izhaja, zakaj so se povečale količine po reviziji, ki je predmet pritožbe. Prosilec se je pritožil zoper 9. alinejo točke 1.1. izpodbijane odločbe, ker naj ne bi dobil dokumenta, iz katerega izhaja, zakaj so se povečale količine po reviziji. Organ je prosilcu poslal dokument Poziv za oddajo potreb ter pooblastil za izvedbo skupnega javnega naročila za nakup tiskalnikov, multifunkcijskih naprav in skenerjev, št. 4301-14/2016/3 z dne 8. 12. 2016. Iz dokumenta izhaja, da je organ pozval organe javne uprave k oddaji potreb preko Aplikacije e-Katalog, razen v primeru, če gre za zavezance, katerih je informacijska infrastruktura skladno z ZDU-1 že prešla na organ. Število zavezancev, katerih informacijska infrastruktura je prešla na organ, se je zaradi procesa centralizacije povečalo. Prosilec se je pritožil tudi glede točke 1.3. izreka, glede katere je organ pojasnil, da je prosilec zahteval dokument po opravljenem vpogledu v dokumentacijo, in sicer z elektronskim sporočilom z dne 23. 3. 2018. Gre za čisto vsebinsko vprašanje, ki ima za posledico ustvarjanje novega dokumenta. Tehnične specifikacije vedno napiše predlagatelj javnega naročila. Organ je vseeno to vprašanje obravnaval po ZDIJZ in navedel, da je dokument, iz katerega izhaja kdo je pisal tehnične dokumentacije, interni dokument naročnika, na podlagi katerega je naročnik pripravil tehnične dokumentacije v obliki Spremembe razpisne dokumentacije. Razkritje podatkov iz dokumenta bi povzročilo motnje pri delovanju organa in s tem občutno škodo.

 

IP je v pritožbeni zadevi dne 13. 6. 2018 pri organu opravil ogled in camera, z namenom ugotoviti dejansko stanje glede zahtevanih dokumentov.

 

Pritožba ni utemeljena.

 

IP uvodoma pojasnjuje, da je kot organ druge stopnje v skladu z 247. členom ZUP dolžan preizkusiti odločbo v delu, v katerem jo pritožnik oziroma prosilec izpodbija. IP prvostopenjsko odločbo preizkusi v mejah pritožbenih navedb, po uradni dolžnosti pa preizkusi, ali ni prišlo v postopku na prvi stopnji do bistvenih kršitev postopka in ali ni prekršen materialni zakon. IP ugotavlja, da se je prosilec pritožil le glede dostopa do dveh dokumentov, in sicer dokumenta, ki izkazuje, zakaj so se po reviziji povečale količine in dokumenta, ki izkazuje, kdo je pisal tehnične specifikacije, zato dostop do preostalih dokumentov, ki jih je prosilec zahteval od organa na prvi stopnji, niso predmet tega pritožbenega postopka.

 

Informacija javnega značaja je po določbi prvega odstavka 4. člena ZDIJZ informacija, ki izvira iz delovnega področja organa, nahaja pa se v obliki dokumenta, zadeve, dosjeja, registra, evidence ali dokumentarnega gradiva (v nadaljevanju dokument), ki ga je organ izdelal sam, v sodelovanju z drugim organom ali pridobil od drugih oseb. Iz navedene definicije so razvidni trije osnovni pogoji, ki morajo biti kumulativno izpolnjeni, da lahko govorimo o obstoju informacije javnega značaja, in sicer:
1. informacija mora izvirati iz delovnega področja organa;
2. organ mora z njo razpolagati;
3. nahajati se mora v materializirani obliki.

 

V zvezi z dokumentom, iz katerega izhaja, zakaj so se povečale količine po reviziji

 

Iz pritožbene zadeve izhaja, da prosilec meni, da posredovani dokument »Poziv za oddajo potreb ter pooblastil za izvedbo skupnega javnega naročila za nakup tiskalnikov, multifunkcijskih naprav in skenerjev«, ne predstavlja dokumenta, iz katerega izhaja, zakaj so se povečale količine po reviziji, zato je organu sporočil, da želi prejeti podatke o tem, kdo je sporočil, da potrebuje večje količine in za koliko. Organ je prosilcu dne 16. 4. 2018 posredoval odgovor, ki ga je naknadno ustvaril, iz katerega izhaja, da se glede povečanja količin sklicuje na 74.a člen Zakona o državni upravi (Ur. l. RS, št. 113/05- uradno prečiščeno besedilo, s spremembami in dopolnitvami, v nadaljevanju ZDU-1), vendar prosilec še vedno vztraja pri tem, da ta odgovor ne predstavlja zahtevanega dokumenta. IP je zato glede navedenega pri organu dne 13. 6. 2016 opravil ogled in camera, na katerem je organ pojasnil, da je do ocene števila naprav prišel izkustveno, na podlagi znanega števila organov, ki so zajeti v centralizacijo. Ti organi namreč podatkov o potrebah organu niso bili dolžni posredovati. Konkretnega dokumenta, ki bi izkazoval potrebe organov, zato organ nima, saj od organov teh zahtev ni prejemal, ker so naprave naročali le za tiste organe, ki so zajeti v centralizaciji. Količina, ki je bila določena, je določena okvirno in organ nanjo ni vezan pri naročanju. Organ je še pojasnil, da po reviziji ni prejel nobenega obvestila o povečanju potreb od organov, ki niso zajeti s centralizacijo. 

 

IP je na podlagi navedenega v pritožbenem postopku ugotovil, da organ ne razpolaga s konkretnim dokumentom, iz katerega bi izhajalo, zakaj so se količine po reviziji povečale, saj je organ količino določil na podlagi izkušenj, poznavanja števila organov in pregleda dotrajanosti obstoječe opreme organov, ki so zajeti v centralizacijo. Ti organi ne sporočajo posebej količin, od organov, ki niso zajeti v centralizacijo, pa niso prejeli nobenega obvestila o povečanju potreb. Organ je še pojasnil, da je količina določena zgolj okvirno in ne pomeni, da je organ toliko naprav tudi naročil in kupil, saj na število, določeno v javnem naročilu, ni vezan. 

 

Organi, ki so zavezani po ZDIJZ, so dolžni omogočiti dostop le do že obstoječih informacij in niso dolžni ustvariti novega dokumenta, odgovarjati na vprašanja, pojasnjevati navedb, zbirati informacij, opravljati raziskav, pridobiti dokumentov od drugih organov ali analizirati podatkov, da bi zadostili zahtevi prosilca, zato IP organu ne more naložiti, naj prosilcu posreduje dokumentacijo, s katero ne razpolaga. Glede na to, da zahtevani dokument pri organu ne obstaja, IP ugotavlja, da pritožbi prosilca ni mogoče ugoditi, ker mu organ dokumentov, s katerimi ne razpolaga, ne more posredovati.

 

IP v pritožbenem postopku glede dostopa do informacij javnega značaja tudi nima pristojnosti, da bi se spuščal v presojo zakonitosti in smotrnosti ravnanja organa ter v vprašanje, zakaj organ ne razpolaga z dokumenti, ki jih zahteva prosilec in ali bi glede na svoje pristojnosti, z zahtevanimi dokumenti moral razpolagati.

 

V zvezi z dokumentom, iz katerega izhaja, kdo je pisal tehnične specifikacije

 

Glede na dejstvo, da je organ v izpodbijani odločbi glede zahtevanega dokumenta zatrjeval izjemo notranjega delovanja organa, hkrati pa se do obstoja dokumenta sploh ni opredelil, kot je v pritožbi pravilno navajal prosilec, je IP tudi glede navedenega dokumenta pri organu dne 13. 6. 2018 opravil ogled in camera. Organ namreč zahtevanega dokumenta ni priložil odstopu pritožbe, temveč je navajal, da gre za vsebinsko vprašanje, ki ima za posledico ustvarjanje novega dokumenta. IP je na ogledu pridobil pojasnila organa, in sicer da je bila za pisanje tehničnih specifikacij zadolžena komisija, ki je bila v tem primeru določena s Sklepom o izvedbi skupnega javnega naročila, št. 4301-14/2016/29 z dne 25. 5. 2017. Prosilec je navedeni dokument že prejel, in sicer po elektronski pošti de 27. 3. 2018, kar je organ na ogledu izkazal s kopijo elektronskega dokumenta s prilogami. Organ je pojasnil, da so specifikacije pripravljali vsi člani komisije, jih skupaj usklajevali in dopolnjevali. Tehnične specifikacije so del spisovne dokumentacije javnega naročila, ki je knjižena na predsednico komisije. IP je vpogledal v same tehnične specifikacije, ki imajo na dnu prostor za podpis odgovorne osebe, organ pa je pojasnil, da je bila odgovorna oseba za tehnične specifikacije v konkretnem primeru predsednica komisije.

 

Glede na pojasnila organa IP ugotavlja, da konkretnega dokumenta, na katerem bi bilo izrecno navedeno, kdo je pripravil tehnične specifikacije ali da bi bil na slednjih podpisan, organ sicer nima, je pa iz pojasnil organa razvidno, da so dokumentacijo pripravljali vsi člani strokovne komisije, ki so bili imenovani z zgoraj citiranim sklepom. Torej so podatki o tem, kdo je pripravljal tehnično specifikacijo, vsebovani na citiranem sklepu. Ne glede na dejstvo, da zahtevani dokument obstaja, pa gre pa za dokument, ki ga je prosilec že prejel, zato je bilo treba pritožbo prosilca v tem delu zavrniti, saj prosilec v pritožbenem postopku nima pravovarstvenega interesa, da bi zahteval vnovično posredovanje že prejetega dokumenta. 

 

IP je ugotovil, da je bilo sklicevanje organa na obstoj izjeme notranjega delovanja organa neustrezno in hipotetično, saj konkretno identificiran dokument, s katerim razpolaga organ, ne predstavlja izjeme notranjega delovanja, tudi organ sam ga je namreč že posredoval prosilcu, kot prosto dostopno informacijo javnega značaja. IP ni sledil navedbam organa, da bi moral za potrebe prosilca ustvariti nov dokument s podatki o tem, kdo je pisal tehnične specifikacije, ki bi nato (po navedbah organa) sodil pod izjemo notranjega delovanja, saj je IP ugotovil, da organ že razpolaga z ustreznim dokumentom, ki je prosto dostopna informacija javnega značaja, ta dokument pa je bil prosilcu tudi že posredovan, torej je bilo njegovi zahtevi v povezavi s predmetnim dokumentom de facto že ugodeno.

 

Po preučitvi celotne zadeve IP zaključuje, da je izrek odločbe prve stopnje zakonit, vendar obrazložen z napačnimi razlogi, zato je IP v tej odločbi navedel pravilne razloge, pritožbo prosilca pa, na podlagi tretjega odstavka 248. člena ZUP, kot neutemeljeno zavrnil, kot izhaja iz 1. točke izreka te odločbe.

 

IP je glede priglašenih stroškov postopka v pritožbenem postopku ugotovil, da je zahteva prosilca neutemeljena. V skladu s prvim odstavkom 113. člena ZUP gredo stroški, ki nastanejo organu ali stranki med postopkom ali zaradi postopka (potni stroški uradnih oseb, izdatki za priče, izvedence, tolmače, ogled, pravno zastopanje, oglase, prihod, izgubo dohodka, strokovno pomoč, odškodnina za škodo, ki nastane pri ogledu ipd.), v breme tistega, na katerega zahtevo se je postopek začel. Postopek dostopa do informacij javnega značaja in nadalje pritožbeni postopek se je začel na zahtevo prosilca, torej je slednji dolžan svoje stroške kriti sam, zato je IP odločil, kot izhaja iz 2. točke izreka te odločbe.

 

Posebni stroški v tem postopku niso nastali, zato je IP odločil, kot izhaja iz 3. točke izreka te odločbe.

 

Ta odločba je v skladu s 30. točko 28. člena Zakona o upravnih taksah (Uradni list RS, št. 106/2010 – UPB5) oproščena plačila upravne takse.

 


Pouk o pravnem sredstvu:
Zoper to odločbo ni dovoljena pritožba, pač pa se lahko sproži upravni spor. Upravni spor se sproži s tožbo, ki se vloži v 30 dneh od vročitve odločbe na Upravno sodišče, Fajfarjeva 33, Ljubljana. Tožba se lahko vloži pisno po pošti ali pri navedenem sodišču. Če se tožba pošlje priporočeno po pošti, se za dan izročitve sodišču šteje dan oddaje na pošto. Tožba z morebitnimi prilogami se vloži v najmanj treh izvodih. Tožbi je treba priložiti tudi to odločbo v izvirniku ali prepisu.

 


Postopek vodila:
mag. Vanja Zrimšek, univ. dipl. prav.,
svetovalka Informacijskega pooblaščenca

 


Informacijski pooblaščenec:
Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,
informacijska pooblaščenka