Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

FOIA Decisions

+ -
Date: 10.12.2019
Title: prosilec - Mestna občina Koper
Number: 090-262/2019
Category: Ali dokument obstaja?
Status: Refused


POVZETEK:

Prosilec je od organa zahtevala posredovanje pregleda izdanih dovolilnic za čezmerno in prekomerno uporabo občinskih cest na relaciji Pomjan - Dilici in Pomjan - Babiči, za obdobje od 1. 1. 2018 do 15. 10. 2019. Organ je zahtevo zavrnil, ker z zahtevano dokumentacijo ne razpolaga. IP je v pritožbenem postopku ugotovil, da organ dokumentacije ne vodi po takšnih kriterijih, kot jih je prosilec zahteval, saj bi moral, da bi pridobil vse informacije, ki so predmet zahteve prosilca, zbirati informacije, analizirati zadeve ter ustvariti novo zbirko, česar pa zavezanci po ZDIJZ niso dolžan storiti. Ker organ z zahtevano dokumentacijo ne razpolaga je IP pritožbo prosilca zavrnil.  

 

ODLOČBA:

 

Številka: 090-262/2019/5

Datum: 10.12. 2019

 

 

Informacijski pooblaščenec po informacijski pooblaščenki Mojci Prelesnik (v nadaljevanju IP) izdaja na podlagi 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Ur. l. RS, št. 113/05, 51/07 - ZUstS-A), tretjega in četrtega odstavka 27. člena Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (Ur. l. RS, št. 51/06 – uradno prečiščeno besedilo, 117/06 – ZDavP-2, 23/14, 50/14, 19/15 – odl. US in 102/15; v nadaljevanju ZDIJZ) ter prvega odstavka 248. člena Zakona o splošnem upravnem postopku (Ur. l. RS, 24/06 – uradno prečiščeno besedilo, 105/06 – ZUS-1, 126/07, 65/08, 8/10 in 82/13; v nadaljevanju ZUP) o pritožbi (v nadaljevanju prosilec), z dne 26. 11. 2019, zoper odločbo Mestne občine Koper, Verdijeva ulica 10, 6000 Koper (v nadaljevanju organ), št. 090-58/2019-2 z dne 7.11. 2019, v zadevi dostopa do informacij javnega značaja, naslednjo

 

 

 

 

O D L O Č B O:

 

  1. Pritožba prosilca z dne 26. 11. 2019 zoper odločbo Mestne občine Koper št. 090-58/2019-2 z dne 7. 11. 2019, se zavrne.
  1. V postopku reševanja te pritožbe niso nastali posebni stroški.

 

 

 

O b r a z l o ž i t e v:

 

 

Prosilec  je dne 17. 10. 2019 na organ naslovil zahtevo za posredovanje pregleda izdanih dovolilnic za čezmerno in prekomerno uporabo občinskih cest na relaciji Pomjan- Dilici in Pomjan-Babiči, za obdobje od 1. 1. 2018 do 15. 10. 2019, in vprašanje, ali so te dovolilnice izdane le za časovni okvir (z neomejenim številom prevozov) ali za omejeno število kamionskih prevozov.

 

Zahtevo prosilca je organ zavrnil z odločbo št. 090-58/2019-2 z dne 7. 11. 2019. V obrazložitvi je organ povzel zahtevo prosilca in pojasnil, da ne vodi registra oz. seznama izdanih dovolilnic, zato mu zahtevanih dokumentov ne more posredovati. Pojasnil je, da izdaja dovolilnice za čezmerno in prekomerno obremenitev občinskih cest za točno določeno vozilo, za določen datum oz. obdobje ter relacijo s točno določenim ciljem. Število izvedenih prevozov v izdanem dovoljenju ni omejeno. Kot omejitev je navedena maksimalna teža, ki jo uporabnik, z vozilom z naloženim tovorom, ne sme preseči. Ker organ zahtevanega seznama – pregleda izvedenih prevozov nikoli ni izdelal, je zahtevo prosilca na podlagi prvega odstavka 4. člena ZDIJZ, v povezavi s prvim odstavkom 1. člena ZDIJZ zavrnil, saj ne gre za informacijo javnega značaja, s katero bi organ razpolagal.

 

Dne 26. 11. 2019 je prosilec vložil pritožbo zoper odločbo organa št. 090-58/2019-2 z dne 7. 11. 2019, v kateri je navedel, da zahteva izpolnjuje tri kumulativne pogoje za obstoj informacije javnega značaja. Pojasnil je, da zahtevek izhaja iz delovnega področja organa, saj organ izdaja dovoljenja za prekomerno in čezmerno uporabo občinskih cest, kar potrjuje obrazec oz. vloga, ki jo je potrebno nasloviti na organ.  Prosilec je pojasnil, da je za izdajo dovoljenja potrebno v vlogi navesti 4 ključne parametre, in sicer relacijo opravljenih prevozov, datum za izvedbo prevozov, pri čemer je prosilec navedel, da iz obrazca ni razvidno, da se prevoze lahko opravlja v daljšem časovnem obdobju - več tednov ali mesecev, število prevozov, največja dovoljena teža ter podatke, ki se nanašajo na konkretnega nosilca, kar pa prosilec ni zahteval. Glede na navedeno prosilec meni, da se vsi podatki, ki jih je zahteval, nahajajo v evidencah organa, saj na osnovi teh organ izda dovoljenje za čezmerno in prekomerno uporabo občinskih cest, zato navedba organa, da takega dokumenta ni izdelal, ne drži. Prosilec zahteva, da mu organ posreduje zahtevane kopije izdanih dovoljenj za čezmerno in prekomerno uporabo občinskih cest s prekritimi osebnimi podatki.

 

Organ odločbe po prejemu pritožbe ni nadomestil z novo, zato jo je na podlagi 245. člena ZUP, z dopisom št. 090-58/2019-04 z dne 29. 11. 2019, odstopil v reševanje IP, kot dovoljeno, pravočasno in vloženo s strani upravičene osebe.

Z namenom pridobitve dodatnih pojasnil, je IP z organom opravil telefonski razgovor, o katerem je nastal uradni zaznamek št. 090-262/2019 - 4 z dne 5. 12. 2019. Organ je IP pojasnil, da vodi vse vloge za izdajo dovoljenj za čezmerno in prekomerno uporabo občinskih cest za namen izvajanja prevozov s tovornimi motornimi vozili, pod skupno klasifikacijsko številko 371, ki širše obravnava vse vloge javnih poti (tudi vseh gradenj, priključkov…). Organ seznamov po posameznih področjih ne vodi, saj jih za lastne potrebe ne potrebujejo, ampak vodi zgolj podatek o skupnem znesku povračil iz naslova izdanih dovoljenj. Organ je še pojasnil, da v informacijskem sistemu VOPI, vlog ne vodi po imenih relacij prevoza, zato tudi s pomočjo brskalnika v informacijskem sistemu, ne more izluščiti izdanih dovolilnic in prosilcu pripraviti pregleda izdanih dovolilnic na relaciji Pomjan - Dilici in Pomjan - Babiči. Organ je dne 5. 12. 2019 IP posredoval izpis po klasifikacijski številki 371, primer izpisa iz sistema VOPI za konkretno zadevo v detajlu,  primer izdanega Dovoljenja za čezmerno in prekomerno uporabo občinskih cest, izpis Letno povračilo za prekomerno in čezmerno uporabo občinskih cest, izpis prometa povračil za prekomerno in čezmerno uporabo občinskih cest v glavni knjigi (Q) z nazivi PP/STM.

 

Pritožba ni utemeljena.

 

IP uvodoma pojasnjuje, da je kot organ druge stopnje v skladu z 247. členom ZUP dolžan preizkusiti odločbo v delu, v katerem jo prosilec izpodbija. Odločbo preizkusi v mejah pritožbenih navedb, po uradni dolžnosti pa preizkusi, ali ni prišlo v postopku na prvi stopnji do bistvenih kršitev postopka in ali ni bil prekršen materialni zakon.

 

IP ugotavlja, da je predmet pritožbe prosilca dostop do pregleda izdanih dovolilnic za čezmerno in prekomerno uporabo občinskih cest na relaciji Pomjan - Dilici in Pomjan - Babiči, za obdobje  od 1. 1. 2018 do 15. 10. 2019.

 

IP nadalje ugotavlja, da v obravnavanem primeru ni sporno, da je organ zavezanec po 1. odstavku 1. člena ZDIJZ.

 

Iz določbe prvega odstavka 4. člena v zvezi s prvim odstavkom 1. člena ZDIJZ izhaja, da informacijo javnega značaja lahko predstavlja le dokument, ki ga je organ v okviru svojega delovnega področja že izdelal oziroma pridobil in ga še ni posredoval naprej oziroma uničil. Gre za pogoj, ki je v teoriji poznan kot »kriterij materializirane oblike«. Zavezanci po ZDIJZ so torej dolžni omogočiti dostop le do že obstoječih informacij in niso dolžni ustvariti novega dokumenta ali ga (ponovno) pridobiti, če z njim v času zahteve ne razpolagajo.

 

Upoštevaje predhodno navedeno je IP ugotovil, da organ s pregledom izdanih dovolilnic za čezmerno in prekomerno uporabo občinskih cest na relaciji Pomjan- Dilici in Pomjan-Babiči, za obdobje  od 1. 1. 2018 do 15. 10. 2019, ne razpolaga v materializirani obliki. Navedeno pomeni, da niso izpolnjeni vsi pogoji za informacijo javnega značaja, zato je treba pritožbo prosilca zavrniti.

 

IP je na podlagi pojasnil organa in vpogleda v posredovane izpise iz informacijskega sistema VOPI, kjer organ med drugim vodi tudi vloge in dovoljenja za čezmerno in prekomerno uporabo občinskih cest, ugotovil, da iskanje dokumentov v informacijskem sistemu VOPI z uporabo različnih ključnih besed, kot so npr. Pomjan, Dilici, Babiči, 1. 1. 2018 ipd., ne vrne rezultatov dokumentov, ki so predmet zahteve prosilca, saj organ dokumentov ne vodi po takšnih podatkih. Iskalnik v informacijskem sistemu VOPI namreč ponudi le dokumente/zadeve, ki so tako poimenovani/e oz. vsebujejo dotično ključno besedo. Glede na to, da organ v zadevi s klasifikacijsko številko 371, vodi različne vloge in izdana dovoljenja, ki se nanašajo na vse javne poti, prosilcu ne more pripraviti pregleda izdanih dovolilnic za čezmerno in prekomerno uporabo občinskih cest na relaciji Pomjan - Dilici in Pomjan - Babiči, za obdobje  od 1. 1. 2018 do 15. 10. 2019. Prav tako pregled izdanih dovolilnic z zahtevanimi kriteriji ni možno pridobiti iz glavne knjige, kjer organ evidentira vse prejemke iz naslova povračil izdanega dovoljenja, saj je v opisu naveden le namen plačila npr. »Čezmerna upor. obč. cest« in naziv plačnika. Glede na ugotovljeno, bi bil tako v konkretnem primeru potreben pregled vsake posamezne zadeve oz. bi bilo potrebno vsebinsko vpogledati in analizirati vsako posamezno zadevo/dokument (vlogo, dovoljenje), da bi se ugotovilo, ali predmetni dokument ustreza zahtevi prosilca ali ne. Prav tako bi bilo pri posameznem dokumentu potrebno pregledati, ali ustreza časovnemu okvirju, za katerega prosilec zahteva dotične dokumente, torej ali je bil dotični dokument (dovoljenje) izdan v obdobju od 1. 1. 2018 do 15. 10. 2019, saj program ne omogoča filtriranja dokumentov glede na obdobje njihove izdaje. Organ bi torej moral, da bi pridobil vse informacije, ki so predmet zahteve prosilca, zbirati informacije, analizirati zadeve ter ustvariti novo zbirko, česar pa po ZDIJZ ni dolžan storiti. Izdelava zbirke podatkov, kjer je za njeno pripravo potrebna vsebinska presoja in analiza dokumentov, kot je to v konkretnem primeru, po presoji IP namreč predstavlja ustvarjanje novega dokumenta. Ob tem IP še pojasnjuje, da v konkretnem primeru ne gre za vprašanje, katere dokumente organ ima, temveč, ali je dolžan na zahtevo prosilca vložiti nesorazmeren vložek časa in truda, da bi analiziral dokumente in pripravil pregled izdanih dovoljenj po kriterijih, kot jih zahteva prosilec. Gre namreč za to, da bi organ moral po vsebinskih kriterijih, ki jih je določil prosilec, pripraviti zbir izdanih dovolilnic za čezmerno in prekomerno uporabo občinskih cest na relaciji Pomjan- Dilici in Pomjan-Babiči, za obdobje  od 1. 1. 2018 do 15. 10. 2019, kar pa predstavlja ustvarjanje novega dokumenta. Takšno stališče glede ustvarjanja novih zbirk dokumentov v zadevah dostopa do informacij javnega značaja izhaja tudi iz sodne prakse upravnega sodišča (sodba II U 79/2009-10 z dne 20. 1. 2010). V predmetni sodbi je sodišče ugotovilo, da zbirka dokumentov pri organu ne obstaja, ker računalniški sistem, v katerem organ vodi zadeve, ne omogoča iskanja po kriterijih, kot jih je v zadevi zahteval prosilec.  

 

Do drugačnega zaključka pa v konkretnem primeru ne morejo pripeljati niti kriteriji ugotavljanja obstoja dokumenta, kadar gre za dokumente v računalniških bazah. Ti se uporabijo takrat, ko bi sicer priprava zahtevanih dokumentov tehnično gledano predstavljala ustvarjanje novega dokumenta, vendar pa je zaradi narave informacijskega sistema, ki bi omogočal relativno hitro in enostavno pripravo podatkov, praksa razvila zrelativiziran pristop (glej npr. sodbo: IU 1167/2014-12 z dne 28. 8. 2015). V skladu s tem pristopom mora biti priprava zahtevanega dokumenta iz računalniškega sistema za organ relativno hitra in enostavna.

 

Na koncu IP še pojasnjuje, da je treba smisel dostopa do informacij javnega značaja iskati v javnem in odprtem delovanju organa, preko katerega se lahko preizkusi tudi pravilnost in zakonitost delovanja, vendar pa je treba upoštevati, da se lahko zagotovi prost dostop zgolj do informacij, ki dejansko že obstajajo pri organu, ki odloča o zahtevi prosilca. IP tako poudarja, da pritožbeni postopek pred IP ne more biti namenjen prisili ustvarjanja ali pridobivanja informacij ali ugotovitvi, da bi določene informacije pri organu morale obstajati. IP je namreč organ, ki je, na podlagi prvega odstavka 2. člena ZInfP, pristojen za odločanje o pritožbi zoper odločbo, s katero je organ zavrgel ali zavrnil zahtevo ali drugače kršil pravico do dostopa ali ponovne uporabe informacije javnega značaja ter v okviru postopka na drugi stopnji tudi za nadzor nad izvajanjem zakona, ki ureja dostop do informacij javnega značaja, in na njegovi podlagi izdanih predpisov. Zato IP, skladno z načelom zakonitosti, organu ne more naložiti, naj prosilcu posreduje dokumentacijo, s katero ne razpolaga. Zavezanci so v skladu z ZDIJZ dolžni omogočiti dostop samo do že obstoječih informacij ter niso dolžni ustvariti novega dokumenta, zbirati informacij, opravljati raziskav ali analizirati podatkov, da bi zadostili zahtevi prosilca, razen v primerih, ko se informacije nahajajo v računalniških bazah in jih je mogoče na enostaven način priklicati iz baze in jih, z enostavnimi operacijami, povezati v obliko, kot jo zahteva prosilec. Ne glede na navedeno pa tudi v teh primerih organ ni dolžan pridobivati dodatne programske opreme za namene izpolnitve zahteve prosilca.

 

Upoštevaje navedeno je IP zaključil, da organ ne razpolaga z zahtevanim pregledom izdanih dovolilnic za čezmerno in prekomerno uporabo občinskih cest na relaciji Pomjan- Dilici in Pomjan-Babiči, za obdobje  od 1. 1. 2018 do 15. 10. 2019, zato je pritožbo prosilca, na podlagi prvega odstavka 248. člena ZUP zavrnil in potrdil izpodbijano odločbo, kot to izhaja iz 1. točke izreka te odločbe.

 

Na podlagi petega odstavka 213. člena ZUP, ki se smiselno uporablja tudi za odločbo o pritožbi (prvi odstavek 254. člena ZUP), se v izreku odloči tudi o tem, ali so nastali stroški postopka. IP je ugotovil, da v tem postopku posebni stroški niso nastali, zato je odločil, kot izhaja iz 2. točke izreka te odločbe.

 

Ta odločba je v skladu s 30. točko 28. člena Zakona o upravnih taksah (Uradni list RS, št. 106/10 – ZUT-UPB5 in 14/15 – ZUUJFO) oproščena plačila upravne takse.

 


 

 

Pouk o pravnem sredstvu: 

 

Zoper to odločbo ni dovoljena pritožba, pač pa se lahko sproži upravni spor. Upravni spor se sproži s tožbo, ki se vloži v 30 dneh od vročitve te odločbe na Upravno sodišče, Fajfarjeva 33, Ljubljana. Tožba se lahko vloži pisno po pošti ali pri navedenem sodišču. Če se tožba pošlje priporočeno po pošti, se za dan izročitve sodišču šteje dan oddaje na pošto. Tožba z morebitnimi prilogami se vloži v najmanj treh izvodih. Tožbi je treba priložiti tudi to odločbo v izvirniku ali prepisu.

 

 

 

Postopek vodila:

Urša Pleterski

raziskovalka pooblaščenca

 

 

 

Informacijski pooblaščenec:

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.

informacijska  pooblaščenka