Informacijski pooblaščenec Republika Slovenija
    SLO | ENG

FOIA Decisions

+ -
Date: 14.06.2019
Title: ILAG Tivoli Razvoj rezidenc d.o.o. - Agencija RS za okolje
Number: 090-34/2019
Category: Ali dokument obstaja?
Status: Sustained


POVZETEK:

Prosilec je od organa zahteval število in vrsto upravnih postopkov, v katerih je stranka določena gospodarska družba, oz. v katerih stranko zastopa določen odvetnik. Organ je zahtevo prosila zavrnil, s sklicevanjem na določbo, ki se nanaša na ponovno uporabo informacij javnega značaja, in sicer, da organ ni dolžan zagotavljati pretvorbe iz ene oblike v drugo ali zagotoviti izvlečkov iz dokumentov. IP je v pritožbenem postopku ugotovil, da prosilec ni zahteval ponovne uporabe informacij javnega značaja, temveč zgolj seznanitev z informacijami javnega značaja. IP je na ogledu in camera ugotovil, da organ z informacijami razpolaga, zato je pritožbi prosilca ugodil in organu naložil posredovanje izpisov iz elektronske evidence upravnih zadev organa.

 

DOLOČBA:

 

Številka: 090-34/2019/4

Datum:  14. 6. 2019


Informacijski pooblaščenec po informacijski pooblaščenki Mojci Prelesnik (v nadaljevanju IP) izdaja na podlagi tretjega odstavka 27. člena Zakona o dostopu do informacij javnega značaja (Uradni list RS, št. 51/2006 – uradno prečiščeno besedilo, s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju ZDIJZ), 2. člena Zakona o Informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, številka 113/2005 in 51/2007 – ZUstS-A, v nadaljevanju ZInfP) in drugega odstavka 251. člena Zakona o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, številka 24/2006 – uradno prečiščeno besedilo, s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju: ZUP), o pritožbi družbe ILAG d. o. o., Železna cesta 18. 1000 Ljubljana, ki ga zastopa Odvetniška družba Neffat o. p., d. o. o., Miklošičeva cesta 18, 1000 Ljubljana (v nadaljevanju prosilec) z dne 22. 1. 2019, zoper odločbo Agencije RS za okolje, Vojkova ulica 1b, 1000 Ljubljana (v nadaljevanju organ), št. 0900-3/2019-2 z dne 7. 1. 2019, v zadevi dostopa do informacij javnega značaja, naslednjo

 

 

O D L O Č B O:

 

  1. Pritožbi prosilca z dne 22. 1. 2019 se ugodi in se odločba Agencije RS za okolje št. 0900-3/2019-2 z dne 7. 1. 2019 odpravi ter se odloči: Organ je dolžan prosilcu v roku 31 (enaintridesetih) dni od vročitve te odločbe, v elektronski obliki, posredovati:

    1.  izpis rezultatov iz zbirke »Zadeve in dokumenti«, pod iskalnim izrazom »…«, in sicer:

  • vrstici, iz katerih izhajajo vodeni upravni postopki, označeni s številko zadeve, in sicer tako, da prosilcu posreduje stolpce, ki izkazujejo »Stanje«, »Številko zadeve«, »Subjekt« in »Opis zadeve«;

    1.  izpis rezultatov iz »Tekoče zbirke«, pod iskalnim izrazom »…«, in sicer:

  • vrstico, iz katere izhajajo vodeni upravni postopki, označeni s številko zadeve, in sicer tako, da prosilcu posreduje stolpce »Stanje«, »Številka zadeve«, »Subjekt« in »Opis zadeve«;

    1.  izpis rezultatov iz zbirke »Zadeve in dokumenti«, pod iskalnim izrazom »…«, in sicer:

  • vrstice, iz katerih izhajajo vodeni upravni postopki, označeni s številko zadeve, in sicer tako, da prosilcu posreduje stolpce »Stanje«, »Številka zadeve«, »Subjekt« in »Opis zadeve«;

    1.  izpis rezultatov iz »Tekoče zbirke, pod iskalnim izrazom »…«, in sicer:

  • vrstici, iz katerih izhajajo vodeni upravni postopki, označeni s številko zadeve, in sicer tako, da prosilcu posreduje stolpce, ki izkazujejo »Stanje«, »Številko zadeve« in »Opis zadeve« (brez stolpca »Subjekt«), za zadeve, ki so se vodile v letih 2017 in 2018;

    1.  tretjo vrstico iz popisa zadeve št. 35400-241/2017 iz zbirke »Zadeve in dokumenti«,
    2.  besedilo iz uvoda Plačilnega naloga št. 42600-32/2017-1 z dne 12. 10. 2017, in sicer besedilo od besedne zveze »v upravni zadevi«  do besedne zveze »taksnemu zavezancu«, ter številko in datum Plačilnega naloga,
    3.  iz osnovne strani zadeve št. 42600-6/2019 iz »Zbirke zadeve in dokumenti« vrstico iz katere izhaja številka zadeve, vrstico »Klasifikacijski znak« in vrstico »Upravni postopek«;

  1. V tem postopku posebni stroški niso nastali.

 

 

O b r a z l o ž i t e v :

 

Prosilec je dne 3. 1. 2019 na organ naslovil zahtevo za dostop do informacij javnega značaja,in sicer:

  • informacije o vseh upravnih postopkih, v katerih kot stranka ali stranski udeleženec nastopa družba … d. o. o., in sicer številu takšnih postopkov ter vrsti upravnih postopkov (postopek izdaje okoljevarstvenega soglasja, okoljevarstvenega dovoljenja, drugi postopki), in sicer za postopke, ki so v teku ter za postopke, ki so bili zaključenih v letih 2016-2018,
  • informacije o vseh upravnih postopkih, v katerih kot pooblaščenec vlagatelja, stranke ali stranskega udeleženca nastopa odvetnik …, in sicer številu takih postopkov ter vrsti upravnih postopkov (postopek izdaje okoljevarstvenega soglasja, okoljevarstvenega dovoljenja, drugi postopki), in sicer za postopke, ki so v teku ter za postopke, ki so bili zaključenih v letih 2016-2018.

Prosilec je zahtevane dokumente želel prejeti v obliki prepisa, fotokopije oz. elektronskega zapisa na CD ali v obliki e-zapisa na elektronski naslov pooblaščenca.

 

Organ je dne 7. 1. 2019 zahtevo prosilca zavrnil. V obrazložitvi je organ navedel, da skladno s četrto točko 5. člena ZDIJZ organ ni dolžan zagotavljati pretvorbe iz ene oblike v drugo ali zagotoviti izvlečkov iz dokumentov, kadar bi to pomenilo nesorazmeren napor izven preprostega postopka ter tudi ne nadaljevati z ustvarjanjem določenih informacij samo zaradi ponovne uporabe s strani drugih organov ali oseb.

 

Zoper odločbo je prosilec dne 22. 1. 2019 vložil pritožbo, v kateri je navedel, da odločitev organa ni utemeljena. Skladno s 4. členom ZDIJZ ima prosilec pravico zahtevati tiste informacije, s katerimi organ razpolaga, organ pa je zato dolžan stranki posredovati informacije, s katerimi razpolaga. Prosilec je zahteval informacije takšne vrste, ki jih naslovni organ hrani v svoji računalniški bazi podatkov, gre torej za dokumente, ki jih ZDIJZ v splošnem označuje s skupnim imenom »dokument«. Zaradi navedenega bi moral organ zahtevi za dostop v celoti ugoditi, odločitev pa je napačna. Do tega, kaj točno predstavlja pojem dokument, se je opredelilo tudi Vrhovno sodišče v sodbi X Ips 338/2016, v kateri ja zapisalo med drugim, da je kot dokument mogoče šteti vse podatke, ki se v elektronski obliki nahajajo v zbirkah podatkov pri organu, s tem pa tudi vse podatke, ki jih je mogoče in pravno dopustno medsebojno povezovati oz. združiti z uporabo tistih računalniških orodij, ki so ustvarjena za delo z navedenimi zbirkami podatkov, so z njimi neločljivo povezana in ki jih pri svojem delu uporabljajo zaposleni pri navedenem organu oz. druge pooblaščene osebe, ki so povezane z izvajanjem nalog organa.

 

Prosilec meni, da je ob uporabi računalniškega sistema, s katerim razpolaga organ, mogoče iz podatkovne zbirke v kratkem času pripraviti dokumente, ki jih zahteva prosilec. Na navedeni način se pri organih informacije hranijo in obdelujejo vse pogosteje, tako da je mogoče celo trditi, da je elektronska oblika informacij postala prevladujoča oblika, v kateri se dokumenti tudi lahko posredujejo prosilcem. Da priklic podatkov iz računalniške baze ne predstavlja ustvarjanja novega dokumenta v smislu ZDIJZ, pa je odločilo tudi Upravno sodišče RS v sodbi I U 1167/2014.

 

Po prejemu pritožbe, je organ pritožbo prosilca, z dopisom št. 0900-3/2019-4 z dne 4. 2. 2019, skladno z 245. členom ZUP, odstopil v reševanje IP. Ob odstopu je organ še pojasni, da prosilec zahteva podatke, ki niso informacija javnega značaja v smislu prvega odstavka 4. člena ZDIJZ, saj naslovni organ o zahtevanih podatkih ne vodi oz. ni dolžan voditi evidence, zadeve, dosjeja ali registra, v katerem bi bili zbrani podatki na način, kot jih zahteva prosilec. Prosilec zahteva, da se mu posredujejo podatki o prejetih vlogah v upravnih postopkih za točno določeno pravno osebo in njegovega pooblaščenca, za določeno obdobje v preteklosti ter za vse postopke v teku, kar pomeni, da bi organ moral zbrati podatke, ki ne predstavljajo informacij javnega značaja. Organ je še dodal, da prosilec ne zahteva podatkov glede emisij v okolje, odpadkov, nevarnih snovi v obratu ali podatkov iz varnostnega poročila in drugih podatkov, za katere tako določa zakon, ki ureja varstvo okolja, ki bi jih bil organ sicer dolžan zagotoviti kot informacijo javnega značaja.

 

Zaradi popoldne ugotovitve dejanskega stanja je IP pri organu dne 13. 6. 2019 opravil ogled in camera, katerega namen je bil vpogledati v fizično oz. elektronsko evidenco upravnih postopkov, ki se oz. so se vodili pri organu, v zvezi z zahtevo prosilca. IP je v okviru ogleda in camera vpogledal v elektronsko bazo Lotus Notes, v kateri ima organ v tekoči zbirki zavedene vse rešene zadeve, v zbirki zadeve in dokumenti pa vse zadeve, ki so še v reševanju, in sicer tako, da je v iskalnik v Lotus Notes vnesel tako izraz »…« kot »…«. IP je ugotovil, da ima organ v povezavi z obema izrazoma zadetke tako med rešenimi zadevami, kot med zadevami v reševanju.

 

Pritožba je utemeljena.

 

IP najprej pojasnjuje, da je kot organ druge stopnje v skladu z 247. členom ZUP dolžan preizkusiti odločbo v delu, v katerem jo prosilec izpodbija. Prvostopenjsko odločbo preizkusi v mejah pritožbenih navedb, po uradni dolžnosti pa preizkusi, ali ni prišlo v postopku na prvi stopnji do bistvenih kršitev postopka in ali ni prekršen materialni zakon.

 

Namen  ZDIJZ  je  konkretizacija  ustavno  zagotovljene  pravice  do  dostopa  do  informacij  javnega značaja. Ustava Republike Slovenije (Ur.l. RS, št. 33I/1991-I, s spremembami in dopolnitvami; v nadaljevanju URS) namreč v drugem odstavku 39. člena določa, da ima vsakdo pravico dobiti informacijo javnega značaja, za katero ima v zakonu utemeljen pravni interes, razen v primerih, ki jih določa zakon. ZDIJZ z materialnimi in procesnimi določbami uresničuje to ustavno pravico in tako spodbuja javnost in odprtost delovanja organov. V skladu s 1. členom ZDIJZ je vsakomur omogočen prost dostop in ponovna uporaba informacij javnega značaja, s katerimi razpolagajo  državni  organi,  organi  lokalnih  skupnosti,  javne  agencije,  javni  skladi  in  druge  osebe javnega prava, nosilci javnih pooblastil in izvajalci javnih služb.

V  konkretnem  primeru  je  prosilec  zahtevo  za  dostop  do  informacij  javnega  značaja  naslovil  na Agencijo RS za okolje, ki je nedvomno dolžna delovati  tudi  po  ZDIJZ,  saj  sodi  v  kategorijo  zavezanih organov iz 1. členu ZDIJZ.

 

Pri odločanju po ZDIJZ je prvotnega pomena pravilna uporaba pojma oz. definicije informacije javnega značaja. Organ namreč odloča po ZDIJZ le, če gre za informacijo javnega značaja, ne pa za kakšen drug dokument, podatek, informacijo, odgovor ali neobstoječo oziroma nematerializirano vsebino. V skladu s 4. členom ZDIJZ je informacija javnega značaja opredeljena s tremi osnovnimi kriteriji:

  • da gre za informacijo, ki izvira iz delovnega področja organa (informacija je povezana z delom organa in jo je le-ta pridobil v okviru svojih javnopravnih pristojnosti);
  • da organ z njo razpolaga;
  • da se informacija nahaja v materializirani obliki.

 

Z vidika presoje obstoja informacije javnega značaja, kot izhaja iz prvega odstavka 4. člena ZDIJZ, IP ugotavlja, da je Agencija RS za okolje organ v sestavi Ministrstva za okolje in prostor Republike Slovenije, katere področje je opredeljeno v Uredbi o organih v sestavi ministrstev (Ur. l. RS, št. 35/15, s spremembami in dopolnitvami), natančneje v tretjem odstavku 14. člena navedene uredbe. Iz navedenega člena izhaja, da organ opravlja številne upravne naloge na različnih področjih vezanih na okolje (zrak, tla, vode, hrup, odpadki ipd.). Širše oziroma celotno delovno področje organa pa določa ZDIJZ, po katerem delovno  področje organa zajema vse javnopravne naloge, ki jih opravlja organ, in tudi vse dejavnosti, ki se opravljajo v zvezi s temi  nalogami. Upoštevaje  navedeno  vse  zahtevane  informacije,  s  katerimi  organ  razpolaga, nedvomno spadajo v delovno področje organa, saj prosilca zanima zgolj število in vrsta upravnih postopkov, ki jih je organ vodil v povezavi z določeno gospodarsko družbo, oz. v katerih je sodeloval določen pooblaščenec, te naloge pa organ izvaja kot svoje javnopravne naloge.

 

IP   je   v   nadaljevanju   ugotavljal,   ali   je   pri zahtevanih   informacijah   izpolnjen   t.i.   kriterij materializirane  oblike,  da  zahtevani  dokumenti  obstajajo  in  da  organ  z  njimi  razpolaga. V izpodbijani odločbi je namreč organ navedel, da s temi informacijami ne razpolaga, saj ni dolžan zagotavljati pretvorbe iz ene oblike v drugo ali zagotavljati izvlečkov iz dokumentov, kadar bi to pomenilo nesorazmeren napore izven preprostega postopka ter tudi ne nadaljevati z ustvarjanjem določenih informacij.

 

IP je v skladu z 11. členom ZinfP, z namenom  razjasnitve  dejanskega  stanja,  v  prostorih  organa  opravil  ogled in camera, pri čemer je ugotovil, da so praktično vse zahtevane informacije zavedene v sistemu Lotus Notes in da jih je  mogoče  pridobiti  na  enostaven  način.  Vse  zahtevane  informacije so namreč zavedene iz izpisa rezultatov iz tekoče zbirke in zbirke zadeve in dokumenti oz. iz popisa spisa posamezne zadeve, če organ predhodno v vrstico »Išči« vpiše iskalni izraz »…« oz. »…«. Organ sicer ne razpolaga z neposrednim podatkom o številu postopkov, vendar iz izpisa rezultatov izhaja tudi število postopkov, če jih prosilec sam prešteje. Iz izpisa iskalnika po zadevah je tako razvidno število vseh upravnih postopkov, ki so v teku ali so bili zaključeni v letih 2016, 2017 in 2018, v katerih je stranka ali stranski udeleženec družba … d. o. o., oz. v katerih kot pooblaščenec vlagatelja, stranke ali stranskega udeleženca nastopa odvetnik … iz Ljubljane. V vseh primerih je iz izpisa zadev razviden tudi postopek, ki se vodi pri organu (stolpec »Opis zadeve«), v določenih primerih pa je za podrobnejšo ugotovitev za kakšno vrsto upravnega postopka gre, treba posamezno zadevo odpreti, kjer je nato vrsta postopka razvidna bodisi iz popisa zadeve, bodisi iz vrstice »Upravni postopek«, bodisi je treba za to, da se ugotovi vrsta postopka, odpreti katerega od dokumentov, ki navedeni podatek vsebuje. IP na tem mestu ugotavlja, da se v izpisu iz Tekoče zbirke rešenih zadev, pod iskalnim izrazom …, nahajata dve zadevi, od tega se v zadevi 35500-124/2018 nahaja zgolj plačilni nalog, vezan tudi na zadevo št. 42600-32/2017 z dne 12. 10. 2017 (tč. 1.6. izreka te odločbe), v zadevi št. 35500-28/2017 pa vrsta upravnega postopka deloma izhaja iz stolpca »Opis zadeve« (tč. 1.4. izreka te odločbe), podrobneje pa vrste upravnega postopka ni mogoče določiti, saj je za reševanje navedene zadeve, zaradi odcepitve Urada za vode od ARSO leta 2016, sedaj pristojna Direkcija RS za vode.

 

Izpis rezultatov poleg števila postopkov in vrste postopkov najde tudi vsako posamezno vlogo, ki vsebuje iskani izraz, zadeve, ki je ustrezajo časovnemu okviru prosilca, kot tudi druge podatke, kot npr. subjekt zadeve (ki je lahko tudi fizična oseba, kar predstavlja varovani osebni podatek), vendar prosilec teh podatkov od organa ni zahteval, zato niso predmet tega pritožbenega postopka in se IP do njih ni podrobneje opredeljeval. IP ugotavlja, da organ torej razpolaga z zahtevanimi informacijami v materializirani obliki.

 

IP ob  tem  poudarja, da  prosilec  ni  zahteval  enega  dokumenta  oz.  tabele,  ki  naj  bi  jo  organ  na novo ustvaril in bi kumulativno vsebovala vse zahtevane informacije, temveč je zahteval točno določene informacije o vseh postopkih v reševanju oz. rešenih postopkih v določenem obdobju v okviru svoje zahteve, in sicer ne glede na to, v katerem dokumentu in v kakšni materializirani obliki se nahajajo. Iz definicije informacije javnega značaja, kot jo določa 4. člen ZDIJZ, namreč izhaja, da je pojem informacije treba šteti v najširšem smislu kot vsako materializirano vsebino, ne glede na obliko. Posledično IP ugotavlja, da je organ na podlagi zmotne oz. nepopolne ugotovitve dejanskega stanja napačno uporabil materialno pravo.

 

Nazadnje IP tudi pojasnjuje, da je sklicevanje organa na četrti odstavek 5. člena ZDIJZ neutemeljeno. Navedeni člen (glede pretvorbe iz ene oblike v drugo in glede zagotavljanja izvlečkov) se nanaša izključno na ponovno uporabo informacij javnega značaja, prosilec pa ni vložil zahteve za ponovno uporabo informacij javnega značaja (tretji odstavek 5. člena ZDIJZ), temveč je vložil zahtevo za dostop do informacij javnega značaja (drugi odstavek 5. člena ZDIJZ). Ponovna uporaba informacij javnega značaja je posebni institut ZDIJZ, pravila glede ponovne uporabe informacij javnega značaja pa v konkretnem primeru niso relevantna, saj prosilec ponovne uporabe ni zahteval.

 

IP v zaključku še pojasnjuje, da tako iz prakse IP kot pritožbenega organa, kot tudi iz prakse Upravnega sodišča Republike Slovenije (glej npr. sodbo opr. št. III U 113/2017-15 z dne 25. 8. 2017 idr.) izhaja stališče, da priklic obstoječih podatkov iz računalniške baze ne pomeni ustvarjanja novega dokumenta. V obravnavanem primeru organ s podatki razpolaga in jih lahko enostavno prikliče iz baze z vpisom iskalnega izraza, v določenih primerih pa mora za to, da do podatka pride, odpreti še popis same zadeve ali katerega od posameznih dokumentov, kar ne predstavlja niti nesorazmerno visokega dodatnega vložka časa in truda niti ne predstavlja zamudnega načina pridobivanja podatkov.

 

Ker je organ na prvi stopnji nepopolno ugotovil dejstva (ni ugotovil, da z dokumenti dejansko razpolaga) in je IP ugotovil, da je treba na podlagi dejstev, ugotovljenih v pritožbenem postopku, zadevo rešiti drugače, kot je bila rešena z odločbo prve stopnje, je pritožbi prosilca ugodil, odločbo organa v celoti odpravil in sam rešil zadevo tako, kot izhaja iz 1. točke izreka te odločbe.

 

Posebni stroški v tem postopku niso nastali.

 

Ta odločba je v skladu s 30. točko 28. člena Zakona o upravnih taksah (Uradni list RS, št. 106/2010 – UPB5) oproščena plačila upravne takse.

 

 

Pouk o pravnem sredstvu:

Zoper to odločbo ni dovoljena pritožba, temveč se lahko sproži upravni spor. Upravni spor se sproži s tožbo, ki se vloži v 30 dneh od vročitve te odločbe na Upravno sodišče, Fajfarjeva 33, Ljubljana. Tožba se lahko vloži pisno po pošti ali pri navedenem sodišču. Če se tožba pošlje priporočeno po pošti, se za dan izročitve sodišču šteje dan oddaje na pošto. Tožba z morebitnimi prilogami se vloži v najmanj treh izvodih. Tožbi je treba priložiti tudi to odločbo v izvirniku ali prepisu.

 

 

 

Postopek vodila:

mag. Vanja Zrimšek, univ. dipl. prav.,

svetovalka Informacijskega pooblaščenca

 

 

 

Informacijski pooblaščenec:

Mojca Prelesnik, univ. dipl. prav.,

Informacijska pooblaščenka