Kopiranje osebnih dokumentov

Kopiranje osebne izkaznice in potnega lista

 

Kopiranje osebnih dokumentov je v skladu s 3.a členom Zakona o osebni izkaznici (ZOIzk) in 4.a členom Zakona o potnih listinah državljanov Republike Slovenije (ZPLD-1), oba Uradni list RS. št. 44/08, možno samo v primerih, ki jih določa zakon.

 

Ni torej dovolj, da je kopiranje predpisano v podzakonskem aktu ali celo v notranjih pravilih (npr. pravilniku) upravljavca, ne glede na to, ali gre za zasebni ali javni sektor.

 

Izjeme

 

1.     Notarji in finančne družbe

 

Prva izjema so notarji in finančne družbe, ki opravljajo finančne storitve, če kopijo potrebujejo za dokazovanje identitete državljana v konkretnem postopku.

 

ZOIzk in ZPLD ob opredelitvi pojma finančna družba napotujeta na zakon, ki ureja bančništvo. V skladu s 5. odst. 15. člena Zakona o bančništvu (Uradni list RS, št. 131/06, v nadaljevanju ZBan-1) je pojem finančna družba uporabljen kot skupni pojem za kreditne in finančne institucije ter druge finančne družbe. Pojem »druga finančna družba«, v skladu s tretjim odstavkom 15. člena ZBan-1 obsega zavarovalnico, pozavarovalnico, družbo za opravljanje, pokojninsko družbo ali drugo pravno osebo, ki ni kreditna institucija in opravlja dodatne ali druge finančne storitve.

 

V skladu s 6. členom ZBan-1 so finančne storitve:

1. bančne storitve,

2. vzajemno priznane finančne storitve,

3. dodatne finančne storitve in

4. druge finančne storitve.

 

Pojem dodatne finančne storitve je opredeljen v 11. členu ZBan-1, in sicer gre za naslednje storitve:

– posredovanje pri prodaji zavarovalnih polic po zakonu, ki ureja zavarovalništvo;

– storitve upravljanja plačilnih sistemov po Zakonu o plačilnem prometu (Uradni list RS, št. 30/02, v nadaljevanju ZPlaP);

– upravljanje pokojninskih skladov po zakonu, ki ureja pokojninsko in invalidsko zavarovanje;

– skrbniške storitve, za katere drug zakon določa, da jih opravlja banka, in storitve, povezane s temi skrbniškimi storitvami;

– kreditno posredništvo pri potrošniških in drugih kreditih;

– druge storitve ali posli, ki imajo glede načina opravljanja in tveganj, ki jim je banka pri opravljanju izpostavljena, podobne značilnosti kot vzajemno priznane finančne storitve ali storitve iz 1. do 5. točke tega odstavka.

 

Pojem druge finančne storitve je opredeljen v 12. členu ZBan-1, in sicer gre za naslednje storitve:

– opravljanje zavarovalnih ali pozavarovalnih poslov po zakonu, ki ureja zavarovalništvo;

– storitve pokojninskih družb po zakonu, ki ureja pokojninsko in invalidsko zavarovanje;

– zavarovalno zastopništvo ali posredništvo po zakonu, ki ureja zavarovalništvo;

– upravljanje investicijskih skladov po zakonu, ki ureja investicijske sklade.

 

2.     Pisna privolitev posameznika

 

Upravljavci osebnih podatkov lahko osebne dokumente kopirajo na podlagi pisne privolitve njihovih imetnikov. Pooblaščenec pri tem poudarja, da ne vidi razlogov, ko bi lahko javni sektor kopiral osebno izkaznico in potni list na podlagi pisne privolitve posameznika. Obdelava osebnih podatkov je v javnem sektorju v skladu z 9. členom ZVOP-1 dovoljena le, če tako določa zakon. Upoštevati pa je potrebno tudi 139. člen Zakona o splošnem upravnem postopku (Uradni list RS, št. 80/99, s spremembami in dopolnitvami, v nadaljevanju ZUP), ki od uradnih oseb zahteva, da si po uradni dolžnosti priskrbijo podatke, ki jih o posamezniku vodijo organi javne uprave.

 

Pooblaščenec poziva, da naj upravljavci osebnih podatkov zakonsko določilo, da se osebna dokumenta lahko kopirata za dokazovanje identitete državljana v konkretnem postopku, razlagajo čim ožje. Pri tem naj ne spregledajo niti splošnega načela, da je kopiranje dovoljeno zgolj takrat, ko tako določa zakon. Poleg tega je nujno upoštevati tudi načelo sorazmernosti, ki ga opredeljuje ZVOP-1. Ta v 3. členu določa, da morajo biti osebni podatki, ki se obdelujejo, ustrezni in po obsegu primerni glede na namene, za katere se zbirajo in nadalje obdelujejo.

 

 

Oznaka na kopijah in prepoved hranjenja kopij v elektronski obliki

 

4. odstavek 3.a člena ZOIzk in 4. odstavek 4.a člena ZPLD-1 od upravljavcev osebnih podatkov, ki bodo kopirali osebne dokumente, izrecno zahtevata, da kopijo ustrezno označijo z opozorilom o prepovedi uporabe v druge namene. Zakon ne predpisuje obličnosti vsebine oznake, zato je ta prepuščena upravljavcem osebnih podatkov. Kljub temu Pooblaščenec priporoča, da upravljavci na kopijo napišejo vsaj naslednje podatke:

 

– da gre za kopijo;

– naziv upravljavca osebnih podatkov;

– namen fotokopiranja; in

– pravna podlaga za fotokopiranje (npr. pisna privolitev).

 

  

Žig ali vodni žig bosta morala biti postavljena na fotokopijo izkaznice, kjer je slika izkaznice in ne na bel rob, ki je okoli nje oz. na praznino lista, saj bo drugače mogoče vse ostalo odrezati in fotokopirati izkaznico brez oznak upravljavca.

 

Zakon tudi določa, da je prepovedano kopiranje kopij in hranjenje kopij osebnih dokumentov v elektronski obliki. Zakon torej prepoveduje kopiranje z uporabo skenerjev in podobnih naprav, ki kopijo zapišejo v elektronski obliki in jo shranijo na elektronski medij.

 

Imetniku osebne izkaznice zakon omogoča, da kopijo označi s svojim podpisom. Fotokopijo izkaznice je najbolje podpisati čez sliko izkaznice in ne ob robu fotokopije.

 

Potrdilo o kopiji

 

5. odst. 3.a člena ZOIzk in 5. odst. 4.a člena ZPLD-1 določata tudi, da je upravljavec osebnih podatkov dolžan izdati na podlagi vloge imetnika osebnega dokumenta potrdilo o kopiji. Zakona določata, da mora potrdilo vsebovati naslednje sestavine:

 

– namen rabe kopije in

– rok, za katerega upravljavec kopijo potrebuje.

 

Pogodbena obdelava

 

Upravljavci osebnih dokumentov naj določil ZOIzk, ZPLD-1, ZBan-1 ne spregledajo niti pri pogodbeni obdelavi. Tudi pogodbeni obdelovalci bodo namreč morali spoštovati opisana zakonska določila.