Zahteve po podrobnih OP pri prijavi v hotel

Informacijski pooblaščenec (v nadaljevanju IP) je po elektronski pošti prejel vaš dopis v katerem sprašujete, zakaj hotel pri prijavi zahteva osebne podatke (poleg imen tudi datum rojstva, kraj rojstva, naslov ter vrsto in številko osebnega dokumenta), ter kakšna je njihova pravna podlaga.

Na podlagi informacij, ki ste nam jih posredovali, vam v nadaljevanju na podlagi 58. člena Uredbe (EU) 2016/679 Evropskega parlamenta in Sveta z dne 27. aprila 2016 o varstvu posameznikov pri obdelavi osebnih podatkov in o prostem pretoku takih podatkov ter razveljavitvi Direktive 95/46/ES (v nadaljevanju: Splošna uredba o varstvu podatkov oz. Uredba), 7. točke prvega odstavka 49. člena Zakona o varstvu osebnih podatkov (Uradni list RS, št. 94/07, uradno prečiščeno besedilo, v nadaljevanju ZVOP-1) ter 2. člena Zakona o informacijskem pooblaščencu (Uradni list RS, št. 113/05, v nadaljevanju ZInfP) posredujemo naše neobvezno mnenje v zvezi z vašim vprašanjem.

Pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov, skladno s Splošno uredbo o varstvu podatkov (Uredba (EU) 2016/679, v nadaljevanju Uredba), se nahajajo v 6. členu Uredbe, ki določa, da je obdelava zakonita le in kolikor je izpolnjen vsaj eden od naslednjih pogojev:

a)   Posameznik na katerega se nanašajo osebni podatki je privolil v obdelavo njegovih osebnih podatkov v enega ali več določenih namenov;

b)   Obdelava je potrebna za izvajanje pogodbe, katere pogodbena stranka je posameznik, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali za izvajanje ukrepov na zahtevo takega posameznika pred sklenitvijo pogodbe;

c)   Obdelava je potrebna za izpolnitev zakonske obveznosti, ki velja za upravljavca;

d)   Obdelava je potrebna za zaščito življenjskih interesov posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ali druge fizične osebe;

e)   Obdelava je potrebna za opravljanje nalog v javnem interesu ali pri izvajanju javne oblasti, dodeljene upravljavcu;

f)    Obdelava je potrebna zaradi zakonitih interesov, za katetre si prizadeva upravljavec ali tretja oseba, razen kadar nad takimi interesi prevladajo interesi ali temeljne pravice in svoboščine posameznika, na katerega se nanašajo osebni podatki, ki zahtevajo varstvo osebnih podatkov, zlasti kadar je posameznik na katerega se nanašajo osebni podatki otrok;

Hotel ima v tem primeru pravno podlago za obdelavo osebnih podatkov v 39. členu Zakona o prijavi prebivališča, ki, pravi, da gostitelj vodi knjigo gostov na območju Republike Slovenije v elektronski ali fizični obliki. Knjiga gostov v fizični obliki je sestavljena iz obrazcev za prijavo in odjavo gosta.

Gostitelj mora najkasneje v 12 urah po prihodu vpisati vsakega gosta, ki mu nudi nastanitev, ne glede na trajanje nastanitve.

V tretjem odstavku člena zakon določa, da gost ob prihodu navede naslednje podatke:

• ime in priimek,
• datum rojstva,
• spol,
• državljanstvo,
• številko in vrsto identifikacijskega dokumenta.

ZPPreb-1 določa tudi posebna pravila glede roka hrambe osebnih podatkov, ki so vsebovani v knjigi gostov. V desetem odstavku 39. člena ZPPreb-1 je določeno, da gostitelj vodi podatke o gostu za obdobje enega koledarskega leta. Po preteku enega leta po zaključku koledarskega leta gostitelj podatke izbriše iz elektronske knjige gostov oziroma jih uniči, če vodi knjigo gostov v fizični obliki. Hotel tako po preteku navedenega obdobja skladno z 39. členom ZPPreb-1 nima več pravne podlage za obdelavo osebnih podatkov svojih gostov v ZPPreb-1.

Lep pozdrav,

                                                                                               Mojca Prelesnik, univ.dipl.prav.,                                                 

                                                                                               Informacijska pooblaščenka

Pripravil:                                                                                                                                

Darko Mohar,

Projektni sodelavec